集中力を保つため、めんどくさいけど、不要なメールは定期的に解除、削除しよう

2014年6月2日

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次々送られてくるメール。
大事なメールが埋もれないように、余計なメールはめんどくさくても削除・解除するようにしています。

1 登録用メールアドレスを使って、フィルタリング
2 余計なものを見ると、集中力が落ちる
3 めんどくさいけど、不要なメールは削除・解除しよう

登録用メールアドレスを使って、フィルタリング

私はGmailを使っていて、複数のメールアドレスを使って送受信しています。
メインのアドレスをネット上で登録することはありません。
仕事上や友人のみ教えています。

さらには、大事なメールのみが受信トレイに届く設定です。

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その他のメール、告知、メルマガは、受信トレイ以外、具体的は、Gmailの［すべてのメール］という場所に届きます。
スクリーンショット 2014 06 02 9 17 59

メール受信の通知は、受信トレイに入ったときにしかきません。
iPhoneでもPCでも、本当に大事なメール（＝受信トレイに入る）しか通知されないようにしているのです。

Amazonの注文確認メール、発送メールで、ブルブル（バイブの時）、ポン（音を出しているとき）と通知がきたら大変ですし、気が散ってしまいます。
仕事に集中するため、来たメール（大事なもの）に確実に、すばやく返信するために、こういった設定にしているのです。
（大事なメールをどのように判断しているかは、企業秘密です(^^;)）

Gmailにはフォルダという概念がありませんので、その他のメールには、ラベルを自動的につけて、ざっくり区分けしてます。

会員登録、メルマガなどは、登録用のGmailメールアドレスしか使いません。
そのアドレスに来たメールは、etc（その他）というラベルがつきます。
こうすれば、フィルタの設定をしなくても、受信トレイには入らないのです。

フィルタの設定、別Gmalアドレスの設定は、こちらの記事を参考にしてください。
・Gmailでメールを自動的に振り分ける方法 | EX-IT

1つ注意しなければいけないのは、別Gmailアドレスにて迷惑メールと判断された場合、そのメールはメインアドレスで受信できません。
別のブラウザで、別Gmailアドレス自体にログインし、ときどき迷惑メールフォルダを確認しましょう。

例）111@gmail.comがメイン、登録用が222@gmail.comの場合

111@gmail.comでログインし、222@gmail.comを受信する設定にする
↓
222@gmail.comで迷惑メールとなったものは受信できない
↓
別のブラウザで（同じブラウザだとログインしなおさなければいけない）、222@gmail.comでログインし、迷惑メールフォルダを確認

余計なものを見ると、集中力が落ちる

私がメールの区分けに手間をかけ、工夫しているのは、「余計なものが目に入ると、集中力が落ちる」からです。
（私だけかもしれませんが）

整理整頓する、メールやFacebookの通知を出さない、デスクトップにファイルをおかない、書類を紙のまま置いておかないなど、はすべて、集中力を落とさないためにやっていることです。

目に見えないようにする、つまり「見えない化」により、集中できるようにしています。

めんどくさいけど、不要なメールは削除・解除しよう

受信トレイに入らなくても、不要なメールはどんどん来てしまうでしょう。

・登録した覚えがないのに、来てしまうメール（登録時にチェックが入っていたりします）
・頻繁にくる宣伝メール（楽天やまぐまぐはひどいです）
・もう使っていないサービスに関するメール
・必要なニュース
・もう読まないメルマガ
・おもしろくなくなったメルマガ
など、不要なものはたまっていきます。

めんどくさいのですが、それでも、定期的にこれらのメールを解除すべきです。
クリック1つで配信解除できるものもあれば、「返信不要」というメールを送らなければいけないものもあり、それが知り合いだとすると解除するのはさらにめんどくさくなります。
それでも、きっちり解除すべきです。
私のメルマガは、1クリックで解除できるシステムを使っています。
おもしろくなくなったら、役に立たなかったら、すぐ解除してもらいたいからです。
（情報発信者としての礼儀です）

「メールは、紙のようにかさばるわけでもないし、ほうっておけばいい」
「別に気にしなきゃいいじゃん」
という考え方もあるのでしょうが、こういった余分なものをきっちり削除し、減らしていくことは、日々の仕事や生活にいい影響があると思っています。
私は情報やPCファイルの整理、掃除を毎朝やっているのと同じ感覚です。

惰性でやっていること、自動的なことを、意識的にコントロールするのは、間違いなくいい影響があります。

月に1回、メールを見直す日を作ってみてはいかがでしょうか。
私は今日やります。