IT化が必要でないケースと必要なケース。IT化する場合に注意すべき3つのポイント

IT化、ITによる効率化といいますが、何が何でもIT化しなければいけないというわけではありません。

 

 

仕事でIT化が必要でないケース

時代の流れだから・・・みんなやっているから・・・と仕事のIT化を進めざるを得ない雰囲気もありますが、特に必要がないケースもあるでしょう。

・お金が豊富にある→人を雇って人海戦術ができ、残業代を払うのも苦でない
・時間がある→人を雇って任せているので、自由な時間はある
・仕事はそつなくこなせている
・顧客からIT化の要望もない
・ITが嫌い、苦手。
・電卓、暗算、手書き、入力が得意
・紙の書類を保管するスペースが十分ある→ペーパーレスの必要なし
・電話をとってくれるスタッフが常駐している
・ネット上の情報は必要なく、新聞、TV、ラジオで十分。
・若いスタッフがいない
・HPがなくても顧客には困らない

こういった場合は無理に苦手なITをやらなくていいと思うのです。

ただ、「わからない」からといって使わないのはNGでしょうね。

そして、若い世代も従来のやり方でしばるのはよくないと思っています。

自分がITに強くならなくても、会社全体でIT化を進めることはできるはずです。

 

仕事でIT化が必要なケース

一方で、こういった場合にはIT化に挑戦してみましょう。

・ITに興味がある
・コストを下げたい
・時間を短縮したい
・ミスをなくしたい
・人を雇わず少人数で仕事をしたい。固定費をかけずにリスクのないビジネスをしたい
・新聞、TVの画一化された情報ではなく、ネット上の情報は大事
・新しいことをやっていきたい
・仕事を改善するにはITしかないと思う
・ITが気になる
・IT化していないことに気後れする
・顧客からの要望も多い
・紙をなくしてストレスを減らしたい、管理コストを減らしたい
・移動中でも外出先でも、どこでも仕事ができるようにしたい
・ネット上の集客をやってみたい

 

「IT化ってどうなんだろう？、効果あるのかな」とちょっとでも思うのならば、やってみるべきです。
やらずに判断するのは、仕事というより人生の上で禁止すべきでしょう。
（まったく興味ないものを除く）

 

 

IT化を進めるときの注意点

IT化を進めるときは、次のような点に注意しましょう。

 

1　ぼったくりに気をつける

全部が全部というわけではありませんが、システム会社がすすめるPCやサーバーなどは注意です。
特に業界向け（美容業界、税理士業界向けなど）のものは、市場の価格と比較しましょう。
ソフトと一体になっているPC、業務用ソフト専用PCも高いですね。
性能も低く、価格も高かった昔の名残でしょう。
普通にPCを家電量販店で買った方が安く高性能なケースが多いです。

保守料、安心保証といったものも、無駄につける必要はありません。
PCは消耗品費ですし、1年〜2年に一度買い替えるべきものです。その期間にこわれる可能性は低いでしょう。
そのためのコストを保守料という形で払うのは無駄です。

リースもやめておきましょう。
リース期間中に、ITは進化するからです。
もっと便利なモノが出てきても切り替えられません。
そういう私も、失敗しました。
多少詳しいはずの私でも独立間際のいろいろ（不安や見栄）で失敗するものです^^;
リース料だけ払い続けつつ、切り替えましたけどね。
1994 忌まわしき記憶とともにリース機器返却ー独立・起業時にやりがちな失敗

周りの詳しい友人に聞いてみるというのも1つの手でしょう。
（私はIT化の相談に乗ることも多いです。仕事にもしてますが）
うちのブログでも右上の検索窓で検索してみてください。

 

2　最新のものを買ってみる

気になるもの、たとえば、PCやスマホ、スキャナーなど最新のものを買ってみましょう。
使ってみないとわかりませんし、古いものを安く手に入れようとするとかえって高くつきます。
最新のものの方が初心者には使いやすいケースも多いです。

 

3　ITに人間が適応するものと考える

人間とIT、コンピュータはどちらが優れていると思いますか？
適応能力でいえば、人間のほうが優れているはずです。
ITが万能で、こちらの意図をくみ取ってくれるようになるのは、まだ十数年が必要でしょう。
人間がITに適用しなければいけません。
新しいソフト、新しいPC、新しい操作、これらを楽しめるようになればIT化はずっと進みます。

 

4　ググる、調べる

ググったり（ネットで検索したり）、調べたりして、ITの知識を身に付けていきましょう。
知らない語を検索すれば、たいていはネット上にころがっています。

 

5　タイピングをマスターする

実は、IT化を阻害しているのは、キーボードのタイピングではないかという説があります。

タイピングがスムーズにできないと、メールを打つのもネットで検索するのもおっくうになりますからね。
（手書きで書いて、「はい、清書して」なんて世界がまだあると聞きます。）

「マウスでかんたんに」「クリックするだけで」というのは、ITへの抵抗をなくす一方で、人間のIT適応力をそいでいる気もします。

音声認識もずいぶんと使いやすくなっていますが、やはりこの先もタイピングは必要でしょう。

・キーボードを見ながら打たない
・ホームポジションを守る
・10本の指で決められたキーを押す
・スニペットツールをうまく使う
※スニペットツールはこちらの記事を参考にしてください。
PCの日本語入力を楽にできる設定・サービスー単語登録・ATOK・PhraseExpressー | EX-IT

・練習する
といったことが大事です。

練習にはタイピングゲームがばかになりません。
定番だとこの辺ですね。

本ならこれがおすすめです。
絶版でプレミアがついていますが、今だと比較的値段は落ち着いています。
以前、お客様にもすすめてみて、「効果ありました！」とうれしい声をいただきました。
短文4つがうまく10本の指を使うように考えられていて、基礎の勉強になります。

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【編集後記】
昨日は午後から、Excel資金繰りセミナーと税理士事務所IT効率化セミナーを開催。
今回はメルマガ読者向けに開催しました。
資金繰りとIT、今後も広めていきたいと思っています。
次回は、11/9（土）の開催です。