『社長！「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』のメインテーマである経理には,効率化の観点が欠かせません。
効率化を実現しないと、単なる作業、税務申告のためのものになってしまうからです。
会社としてももったいない話となります。

 

個でできる効率化と個でできない効率化がある

社長の視点から、経理の効率化を考えてみます。

経理の効率化には、
・経理担当者個人が努力して実現できる効率化→個でできる効率化
・会社全体で取り組むべき効率化→個でできない効率化
があります。

私自身、フリーになってから、はじめて両方の効率化ができるようになりました。
経理担当者の時は、個でできる効率化しかできなかったのです。
（それでも少しずつ働きかけて、組織全体の効率化をやっていました）

 

 

個でできる経理業務効率化

個でできる経理業務効率化とは、個人のスキルアップや経験値によりできることです。

・PC、ソフトウェアの活用
・インターネットの活用
・Excelの活用（特に会計ソフトとの連動）

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・資料の整理（モノを探さない）
・情報の整理
・段取り、タスク管理
・スケジュール管理
・マニュアル（業務の記録）活用
・チェックリストの活用
などがあります。

 

 

個でできない経理業務効率化

個でできない経理業務効率化とは、個人ではなかなか解決できない場合も多いです。

・請求書を早期に発行してもらう

社長や営業担当者から交渉した方が早く、すんなりいくこともあります。
発行が遅いと、いつまでたっても数字が確定できず、追加・修正の手間もかかります。

・社内の経費精算の流れをスムーズにする

経費の締め日の設定、支払い方法のルール化など会社全体で検討すべきものも多いです。

・現金を使わずに預金をメインに使う

現金処理は実は非常に手間がかかるのです。
実際の残高と、記録上の残高を合わせる手間、現金を数える手間、金種（1,000円札が何枚、100円玉が何枚など）をそろえる手間、現金の引き出し・入金の手間がかかります。

・手数料はかかるがネットバンクを契約し、金融機関へ行かなくていいようにする

法人のネットバンク契約は利用料、手数料がそれなりにかかる場合もありますが、金融機関へ振込に行く手間、ATMで延々並んで記帳する手間・時間を考えると、ペイできると言えるでしょう。
（手数料や取引量にもよりますが）
ネットバンクならば、Excelを経由して、会計ソフトへ取り込むこともできます。

メガバンクに口座を持つ必要がない場合、ネット専用銀行を使えば、利用料はかかりません。
（ネット専用銀行は口座引き落としの指定口座にできない場合が多い、納税に使用できないといったデメリットもあります）

・PC、ITなどの環境を整備する

個人でPCを買い替えたり、IT環境を整えたりするのは限界があります。
「経理は作業だから古いPCでいい」と思われがちですが、作業を効率化するには、性能の良いPCが書かせません。

・必要な仕事、不要な仕事を的確に判断する

経理業務で作成される資料が、会社の意思決定に必要かどうか判断できるのは社長です。
効率化は効果を考えなければいけません。

効果のない、不要な仕事を効率よくやっても意味はないのです。
経理担当者側からは、これまで作っていた資料、やっていた仕事をやめる判断が付かない場合もあります。

もし、そういった不要な仕事に手間がかかっていたら、会社としても損失でしょう。
「この資料、あんまり意味がないなぁ」「どんな意味があるんだろ」と思うものは、どんどんやめてもらい、その時間を、効果のある、必要な仕事に使ってもらいましょう。

これは、私自身もプレッシャーに感じているところです。
私は経理資料を作る側ですので、効果があるか、望まれているかは常に気にして、ヒアリングするようにしています。
そのときの会社の状況によっても効果が変わってくるので、臨機応変に対応させていただいています。

ーーーまとめーーー
経理業務効率化には、個でできるものもあるが、個でできないもの、社長がリードすべきものもあります。
効率化は、「経理担当者（又は税理士事務所）を楽にする」ものではなく、効果的な経理業務、経営へのフィードバックを受け取るために必要なことなのです。

何かデータを出してもらいたいとき、会社の数字について教えてもらいたいときに、経理担当者が目の前の業務でいっぱいいっぱいだと、困りますからね。
効率化を実現すれば、経理に限らず、他の仕事を依頼する余地も増えますし、経理担当者（管理部門）自体の人数も減らし、コストダウンできる可能性もあります。

 

 

 

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【編集後記】

昨日、書店回りをしました。
（フルマラソンのダメージを引きずりながら。。。）

三省堂書店神保町店→丸善本店→丸善日本橋店→文教堂浜松町店の4店。
『社長！「経理」がわからないと、あなたの会社潰れますよ』をいい場所においていただいていて、ダイヤモンド社の営業担当の皆様、書店の皆様に感謝です(^^)
今日は、新宿方面を回ります。