税理士業務でExcelを活用している場面11

『そのまま使える経理＆会計のためのExcel入門』に書かせていただいたとおり、経理業務とExcelの相性は非常にいいものです。
私自身も税理士業務でExcelを活用しています。

会計ソフト、税務ソフトの枠を超える

通常、税理士業務というと、会計ソフトや税務ソフトという便利なものがあります。
ただ、これらのソフトはたいてい高額であり、その性能も「帯に短し、たすきに長し」ということが多いのです。
（特に帯に短しです）

一般のソフトは、誰にでも使えるようにしなければいけませんし、ミスがあってはいけません。
どうしても保守的な作りになるのは仕方ありません。

私自身、Excelでシステム、ソフトを作るときにも、そのジレンマがあります。
絶対にミスが起きず、どこをどう触ってもエラーがでないようにしようとすると、どうしても差し障りのないものになってしまうのです。

会計や税務は歴史のあるものであり、古くはソフトではなく、オフコンと言われる専用機でした。
そのときの名残もあり、今の時代にあった思い切った改善ができません。
決裁権を持つ方（税理士事務所のボス）は、実際にソフトをさわっていないことが多く、変化を嫌う傾向にありますし、改善を望むユーザー（実際にソフトを使っている方）の要望は開発者に届きません。

このような構造的な限界があるため、結果として、法律改正にそった改善しかされず、操作性や効率という観点からの改善はほとんどない状態にあります。

税理士業務（経理業務を含む）の効率や生産性が、会計ソフトや税務ソフトの枠に押し込められているのです。
この枠、限界を超えるために、私はExcelを使っています。

作業に時間や労力を費やしていては、肝心の提案やアドバイス、日々の対応がおろそかになります。

 

 

Excelを使うメリット・デメリット

Excelを使うメリットは次の5つです。
1　自分好みに改善できる
2　単純な入力もExcelの方が速い
3　検索、置換、データベース機能が充実している
4　グラフや色などアウトプット機能に優れている
5　安い。ソフトを一度買えばずっと使える

反面デメリットもあります
1　自由に改善するにはある程度のスキルが必要
2　ミスが起きる可能性は、会計ソフトや税務ソフトよりも高い

スキルが必要、ミスのケアというデメリットをカバーしつつ、メリットを活かすようにしています。

 

 

税理士業務でExcelを活用している場面

私が、税理士業務でExcelを使っている場面には次のようなものがあります。

1　会計データ入力

自分の会計関係では、会計ソフトは、もう使っていません。日々改善し、元帳も作成できるようにしてあります。
税理士事務所、会社、家計すべてがExcelです。

お客様にも随時提供しています
現金出納帳、経費明細、売上管理など部分的に提供してるケースも多いです。

消費税アップによる業務負担という問題を解決するためにも、今後Excelベースの会計ソフトを使っていきます。

使っている機能：テーブル、ピボットテーブル、SUMIF、SUMIFS、VLOOKUP、マクロ

 

2　ネットバンク等データの取込

ネットバンクのデータをExcelで加工して、会計ソフトに取り込んでいます。
ネットバンクの他、Paypalや売上管理システムの取込も可能です。
使っている機能：テーブル、VLOOKUP、マクロ

 

3　経営分析資料

前年度比較、推移など、経営分析資料もExcelで作っています。
使っている機能：グラフ、VLOOKUP

 

4　資金繰り

資金繰りもシステムを入れずにExcelで作っています。
使っている機能：テーブル、ピボットテーブル、VLOOKUP、マクロ

 

5　請求書作成、売上管理

売上の一覧から請求書を作成しています。
使っている機能：VLOOKUP、マクロ、テーブル

 

6　顧客管理

顧客情報をExcelで管理し、請求書データなどの連動させています。
送付状、宛名シール、議事録にも連動します。
使っている機能：テーブル、VLOOKUP

 

7　給与計算

給与計算ソフトはもうしばらく使っていません。
Excelで計算し、給与明細、賃金台帳の作成、給与の分析、会計データへの連動、源泉徴収票の作成、年末調整用データの作成などの機能もあります。
お客様の要望によりカスタマイズする機会は多いです。
使っている機能：マクロ、VLOOKUP

 

8　決算書作成

会計ソフトのデータをExcelで連動させて、決算書（B/S、P/L、販売費及び一般管理費の明細書、株主資本等変動計算書、注記表）を作っています。
使っている機能：VLOOKUP

 

9　税金試算

税金の試算のしくみをExcelで作り、数値を入れると計算できるようにしています。
使っている機能：VLOOKUP、各種関数

 

10　チェックの効率化

毎月や決算時に、データをチェックするには、Excelの方がやりやすいです。
検索も速いですしね。

会計データをExcelに変換し、Excelで修正や置換をして、再度会計ソフトに取り込むこともやっています。
使っている機能：ピボットテーブル、オートフィルター、グラフ

 

11　タスク管理

タスク管理もExcel自作です。
（大橋悦夫さんのTaskchuteを元にしています）
使っている機能：マクロ、テーブル、グラフ

 

ーーーまとめーーー
Excelを活用すると、効率が上がりますし、コストも下げられます。ソフトのコストだけではなく、作業だけで言えば人も雇わずに済みます。

「ソフトを販売しないのですか」という声も多くいただいていますが、今のところは考えていません。
販売するとなると、市販会計ソフトや税務ソフトのように、汎用性のあるものにしなければいけないからです。
本当に使いやすいものにするならばやはり個別対応になってしまいます。
（ブログでもサンプルファイルを配布しています）

今のところは、活用方法をお伝えするセミナーや個別のコンサルティング（税理士事務所、会計ソフト会社からの依頼もいただいております）でExcel活用法を広めていこうと思っています。

 

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【編集後記】
昨日は、4時起き（いつもですが。。）して、バイク練。
水道橋のオフィスを5時半にスタート→南品川で友人と合流→横浜→葉山で60km。
葉山では海練に参加。
（大幅に到着時間が遅れてしまってちょっとしかできませんでしたが）
帰りは、葉山→逗子で海鮮丼→横浜→南品川で友人と別れ→自宅で73km。

風呂、食事、ウェットスーツの洗濯、ブログ更新の後爆睡でした。