オフィスから紙をなくして業務を効率化するペーパーレス化。

その秘訣をまとめてみました。

「ここはオフィスですか？」

今年の2月に移転が完了したばかりのオフィスの写真です。

今でも、変わりません。
書籍も書類棚も置かないようにしています。
セミナールームとして使うとはいえ、必要ないからです。

打ち合わせやセミナーにいらっしゃった方から、「ここはオフィスですか？」と聞かれたり、きょろきょろと不思議そうに眺められたりします(^^;)

書籍は、自宅に置いてあり、必要なものはスキャンしてPCで見れるようにしています。
重厚な専門書が並んでいた方がかっこいいのかもしれませんが、私はこだわっていません。

書類は、当然自宅にも別の場所にもありません。
ほぼ完全にペーパーレス化しているからです。

 

 

プリントアウトしないペーパーレス

ペーパーレスには2種類あります。
1つめは、プリントアウトしないことです。
私はめったにプリントアウトしません。
プリンター持っているんですか？と聞かれることもあります。

プリントアウトしないようにするには、次の7つの工夫をしています。
プリントアウトしないことを目的としているわけではなく、効率を考えて結果、プリントアウトしていないだけです。

1　デュアルディスプレイ

PCにディスプレイをつなぎ、もう1つの画面として使うデュアルディスプレイ。
独立以来、約6年愛用しています。
今は、自宅にもオフィスにも27インチです。
これがないと、本当の意味でペーパーレスはできません。

 

2　iPadでチェック

書籍の原稿、自分が作った書類をチェックするには、iPadを使っています。
PDFで開いて、手書きでチェックできるからです。
PC、ディスプレイと合わせて使えば、楽にチェックできます。

チェックが終わったらデータを破棄すれば、機密も守られます。
チェックする書類＝重要かつ機密事項ですからね。

 

3　Faxを使わない

FAXを使わず、データのやりとりは、メール又はDropboxを使っています。
PCーFAXという方法もありますが、双方がデータをやりとりする手間を省き、データの一元管理をするためです。

 

4　Webゆうびんを活用

どうしても郵送しなければいけない場合は、Web郵便を使います。
ネットで登録して、ゆうびんを送るサービスです。
プリントアウト、封入、切手を貼る、投函するという手間も省けます。
メールを使わない相手に対しても、これを使うことが多いです。

海外からでも郵送手続きができる≪Webゆうびん≫ | EX-IT

 

 

 

 

 

5　Evernoteを活用

普通のメモ帳（といってもSHOTNOTE）も持ち歩きますが、普段はiPhoneでEvernote（連携アプリのFastever）やPCのEvenoteを使っています。
これも紙を減らす効果があります。
意外な利点もあり、使っていて楽しい | EX-IT

 

 

 

 

6　デジタルデータの管理方法を工夫

デジタルデータ、つまりPC内のデータを整理しておかなければ、ペーパーレス化はできません。

「紙の方が早い」「紙の方がすぐ見つかる」とペーパーレスが遠のきます。

私は、フォルダを使わず、検索できるようなファイル名をつけて管理しています。

フォルダを使う管理は限界があり、手間もかかるからです。

 

7　e-Taxを使う

これは税理士業に限ってのことです。
e-Tax（インターネットで申告）をすると、提出した書類の控をPDFで保存しやすくなります。
通常、税理士事務所には、各お客様ごとのファイルがあり、数年分の控を保管しているのですが、うちにはありません。
（このファイル、背表紙に会社名が書いていたりすると機密保持上もよくありません。お客様数もわかってしまいますし(^^;)）
データで保管し、セキュリティをかけ、必要な時に取り出せるようにしています。

 

 

紙をスキャンするペーパーレス

2つめのペーパーレスは、ご存じのとおり、紙をスキャンするものです。

 

スキャナー

ペーパーレスということは、コピーも使いません。
通常、税理士事務所にある複合機は買ったことがないのです。
卓上のスキャナーだけを使っています。

独立以来約6年使っているのは、Scansnap　S510です。

IT機器は買い替えて改善していく主義ですが、これだけはずっと使っています。
性能はそれほどアップしていないし、スキャンの機会も少ないからです。
PCで作った書類はそのままPDF化し、紙で受け取った書類、名刺をスキャンしています。

・PDFファイルを作成する方法 | EX-IT

 

 

 

 

 

スキャンではありませんが、紙のメモをEvernoteへ転記することもペーパーレス化の一環です。
メモをスキャンしても、デジタルデータとして使えません（コピペ、検索）。
多少の手間をかけてでも、デジタルで残すようにしています。
デジタルデータだと、持ち運ばずに済みますし、どこからでも参照できるからです。

「紙をなくす！」「紙を使わない！」というだけではペーパーレス化はうまくいきません。
様々な角度から取り組んでいきましょう。

とはいえ、組織ではなかなか難しいかもしれません。ペーパーレスの状態での仕事に適応できるかどうかが鍵ですからね。

逆にいうと、フリーランスの場合、経営者がトップダウンで実践できる場合は、ぜひともやってみましょう。

 

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【編集後記】
ちまたで「やせた」「絞れてる」と噂なのですが（笑）、昨日、ジーンズを買ったらサイズが1つ（3cm）小さくなってました。
今朝の体重も73kg台（通常75、ピーク時78）。
トレーニングはともかく、プロテイン・豆乳の摂取、お米・肉を減らすのが効いているのかもしれません。