時間に追われボロボロだった2月をさらして、今後の時間管理に活かしていただく記事

2014年3月2日

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2月は結構苦戦しました。
ボロボロの状態になった理由を分析し、「時間に追われる理由」を探ってみます。

1 時間に追われた理由
2 まとめ

時間に追われた理由

1　2月は日数が少ない

2月は28日。しかも祝日が1日あります。
（後述しますが、土日祝日は時間の使い方をかえています）

ただ、そんなことは最初からわかっていることですので、言い訳にはなりません。。。

2　期限のある仕事が多かった

税理士の仕事には期限があるものが多いです。
・12月決算で、2月末が申告・納税期限の法人のお客様
・3月15日までに申告・納税期限がある個人のお客様
がこの時期重なります。

これも、最初からわかっていることですので、言い訳になりません。。
ただ、法人のお客様が、たまたま4件あります。
私の仕事数からすると、多い方です。
それでも、最初からわかっていることでしたけどね。。。

ちなみに、2月の時間の使い方をざっくりまとめたものです。
プライベートの時間や睡眠、夕食などは入れていません。

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決算がやはり多いですね。
トレーニングが多いのは、自宅からランで移動していること、トライアスロンの準備や買い物もここに入れているからです。
ブログは、毎日やっていますので、このくらいになるでしょう。
2/22にPS4を買ったのはそれほど影響ありません。さすがにあまり触れてませんので。。

書籍執筆は仕事のあとやることがあるので、記録しないことも多く、もうちょっと時間はかけています。

「ブログ、トライアスロンとかセミナー、やめれば、もっと時間あるんじゃないの？」と思われるかもしれませんが、そうとも限りません。
空いた時間だけ、仕事が膨張しがちだからです。
今の私のスピード、パフォーマンス（今回破綻したようにたいしたことありませんが）は、ブログやトライアスロン、セミナー、そして読書のおかげでもあります。
時間が固定されているからこそ高まるスピード、パフォーマンスという考え方です。

言い訳のようですが(^^;)

3　はじめてやる仕事の見積もりが甘い

今回の決算は、4件中2件が昨年ご契約いただいたお客様でした。
相変わらず最初にやる仕事の見積もりが甘いです。

意外とやることが多く、苦戦しました。

後述しますが、税務ソフトを変えたのも原因ですね。

4　時間の見積もりの油断

2回目,3回目にやる仕事も見積もりが甘いです。
決算は年に1回ですので、どうしても甘くなりがちなので、今後気をつけます。
今週、仕事の内容を再度整理して、来年にそなえるようにする予定です。

自作のExcel会計ソフトが、各社ごとにまちまちで、きっちりテンプレート化していないものも現状の課題で、これも早速とりかかります。
導入のタイミングでバージョンが違ったり、力技でやったりしている部分があるので、見直さなければいけません。
ただ、Excelのおかげで、効率アップが図れているのは確かです。

5　スキルへの過信

どこでも仕事ができる体制、ネットやITの活用を進めていますが、かえって仇になっている部分もあります。
どこでもいつでもできるので、ついついぎりぎりまで細部を詰めてしまうのです。
決まった場所でしか仕事をしないというのであれば、もっと早期にとりかかり、終わらせる工夫をしていたに違いありません。

資料の作成、連絡だけでなく、税務申告も場所を選ばずにできますが、過信してかえって時間を失っている部分もあります。

また、ささっと作ってしまえるが故にいろいろやりがちなのも反省点です。

着手していてなくなってしまった仕事もありました。

6　スケジュールの入れすぎ

28日しかない2月にそこそこスケジュールを入れていました。
（当社比）

・仕事の打ち合わせ、決算の打ち合わせ

・セミナー参加　10回（スイム2回　ボルダリング1回　バイク1回含む）
・セミナー開催　2回
・ランチーム「Admiral」の練習会 30kmラン　2回
・トライアスロンチーム「ポセイドン」の練習会、バイク購入
・新しい仕事の受注・打ち合わせ（2件）

すべて好んでやっていることですので問題ありませんが、もっと仕事のスピードを高めないといけないと感じています。

仕事はあと30％ほど減らす予定です。

スケジュールや新しい仕事は数件断らせていただいたのですが、まだまだ甘さがあります。

いれなきゃよかった・・というものもありますので、反省すべきですね。

7　やらない時間があいまい

金・土・日（＋祝日）は、時間の使い方を変えています。
この期間にやってはいけない仕事を決めているのです。

ただ、その分平日の夜にしわ寄せがきて、ついつい長時間（当社比）働いていました。
やらないと決めた時間があいまいだったのです。

結果、起床時間もまちまちで安定していません。
昨日、読んでいた本に、「私の勉強のコツは「勉強しない時間」を決めること。」という言葉がありました。

まさにこれだ！と思い、昨日から「仕事しない時間」を明確に決め、実践しています。
逆説的ですがこれが一番、仕事の効率化にきくのです。
今まで心がけていたのですが、少し弛んでいました。
今回苦戦した最大の要因でしょう。

8　12月、1月の影響

2月だけではなく、12月、1月にも原因があります。

・税務ソフトを変更したこと（改善した部分もありますが、改悪となった部分もあります。特に会社データや内訳書データをExcelからとりこめないのがイタイです）
・1月に引っ越したこと
・書籍執筆

昨年もこの時期、苦戦して反省しています。
同じく、引越（オフィス）をしていて、書籍執筆がありました。

さらに、昨年は、セミナー開催がもっと多く、マラソンも多かったです。
2月中に宮崎や沖縄に行ってました。
これらの部分は反省して、少し減らしていたんですけどね。。。

9　のど元過ぎれば熱さ忘れる

タスク管理が破綻すると、反省をこめてブログやメルマガに書いています。
さらすことにより、タスク管理の破綻の理由をあげ、みなさんの今後にも活かせるであろうからです。

11月にもこんな記事を書いていました。
時間に追われた直後こそタスク管理を反省・改善するチャンス | EX-IT

このときは、また別の要因がありましたが、
・新規の仕事の見積もりが甘い
・事前にできる仕事もあった
など同じようなことを書いています。

タスク管理が破綻する理由は、この「のど元すぎれば熱さ忘れる」ではないでしょうか。
そのときは、反省していても、つい忘れてしまうのです。
忘れないように、工夫します。

まとめ

振り返ってみて、時間に追われないようにするには、次のようなことが重要でしょう。

・仕事量が多いと、効率化していても時間に追われる。仕事量のコントール（減らす）は必須
・はじめてやる仕事に重々注意する
・年1回の仕事の見積もりが甘くならないようにする
・テンプレートや仕組みを整備する
・「仕事をやらない時間」を決め、例外なく守る
・スケジュールやタスクを見直して、「本当にそれでよかったか」を再度考える
・ピンチになったことを忘れない

・引っ越ししない（笑）

今回ボロボロになり、なんとか切り抜けたので、さらにパワーアップしているはずです（笑）
（死にかけて復活すると強くなるサイヤ人理論）
秘策も思いついたので、さらに改善していきます。