55秒の仕事でも確実に短縮できるなら効率化

2019年2月10日

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ちょっとしたことでも確実に短縮できるなら効率化すべきです。
時間は限られていますし、戻りませんので。

※呉のホテルにて　iPad Pro

1 効率化の短縮効果
2 短縮できるのは毎月55秒。ただし確実。
3 ちゃちゃっとできることに注意

効率化の短縮効果

効率化には、時間・お金がかかることがあります。

その効率化で、どれくらい短縮できるかを考えがちです。

もし、それほど短縮できないのであれば、その効率化にとりかからない、導入しないということもありえます。
効率化にとりくむには、メンタルの壁もありますので、

・めんどくさいなー
・やらなきゃなー
・いつかやりたい

と先延ばしになることもあるでしょう。

効果がそれほど見込めないならなおさらです。

ただ、私は、たとえ効果が少なくても、確実に短縮できるなら、効率化に踏み込みます。

短縮できるのは毎月55秒。ただし確実。

たとえば、

「メールで来たPDFにある請求金額をネットバンクで振り込む」

という仕事が毎月あります。

この場合、次のような工程です。

・Gmailにアクセス
・メールを開く（正確にはメールに気づく。10日前後に来る）
・添付のPDFを開く
・請求金額を確認する
・ネットバンクにアクセス
・ネットバンクにログイン
・ネットバンクのお知らせで［次へ］
・ネットバンクで［振込］をクリック
・ネットバンクで登録済み振込先をクリック
・ネットバンクで金額を入力、確認
・ネットバンクで振込パスワードを入力

と、ちょっと急ぎ目にやって、55秒45でした。

クリックする場所を間違える、金額を確認する、二度見するといったことがあれば、さらに時間がかかります。

たった55秒ではあるのですが、今は3秒ほどに縮めています。

RPAを使って、こういうことをやっているからです。
RPA UiPathで自動化。メールで受け取った請求書PDFを読み取り、住信SBIネット銀行で振込。 | EX-IT

私の場合、タスクバーに登録してあるアイコン（Ui）をクリックし、

該当のプログラム（ここでは、「請求書PDF振込」）をクリックして、完了です。
（プログラムが動いている間は別のことをやっています）

最終的に確認してから［確定］するようにしているので、その時間も合わせると全体で10秒ほど。
これでも45秒短縮できますし、プログラムが完璧なら、絶対に間違えようがありません。

毎月ある仕事なら、45秒×12を1年で短縮できます。
RPAを使わなくてもExcelを使ったり、Excelマクロを使ったり。
もっと細かい時間だと、ショートカットキーや音声認識を使うことで、ちょっとしたことでも確実に短縮しています。

効率化はこういったものの積み重ねです。

ちゃちゃっとできることに注意

仕事に慣れて来たり、それなりに年を重ねたりすると、ちゃちゃっとできることは増えてきます。
「効率化せんでもいいかな」と思うわけです。

ただし、それが効率化の罠でもあります。

ちゃちゃっとできることでも1分、2分、ときには10分かかっていることもあるわけです。
これを確実に短縮できるなら効率化しておきましょう。

そのためには、ちゃちゃっとを計測することも大事です。

以前の私は、ちゃちゃっとできるから請求書をExcelだけでつくっていました。
ただ、ちゃちゃっとつくっているはずが、意外と28分かかっていたりするわけです。
まずは計測して意外とかかっていることがあれば、それを効率化しましょう。

毎月やっていること、毎日やっていることがまずはターゲットです。

今は、Excelマクロでやっているので、3分ほどで終わります。
確実に。

その次は、本当にちゃちゃっと終わっていることも確実に短縮しましょう。
たとえば、マウスを使ってちゃちゃっと5秒やっていることも、ショートカットキー、タッチ、音声認識なら、1秒で終わる可能性があります。
4秒でも、確実ならやるべきです。
その4秒も貴重な時間ですし、取り戻せません。

秒、分、時間、日、週、月、年、そして一生。
限りある人生を考えるときは、秒から考えて、確実に短縮していきましょう。

私の場合は、ブログを書く時間を短縮したいところではあるのですが……。
（平均して131分かけていますし）
ただ、確実に短縮できる術はないので、確実なところから効率化しています。
娘と遊ぶ時間や風呂は、短縮できないですし短縮したくないので、効率化しません。
のぼせそうになりますが。

■井ノ上陽一のプロフィール
個別コンサルティング
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11/26 東京毎日更新！ブログ入門セミナー
11/28 東京タスク管理入門セミナー

『税理士のためのプログラミング -ChatGPTで知識ゼロから始める本-』

『すべてをがんばりすぎなくてもいい！顧問先の満足度を高める税理士業務の見極め方』
税務顧問・税務相談
■相続の相談
■出版・執筆の依頼
■週刊メルマガ『雇われない雇わない生き方への道』
■講演の依頼
■メールコンサルティング・顧問

■編集後記

昨日は、広島へ。
関東地方の雪で飛行機が欠航の可能性がありましたが、なんとか飛んでくれました。
（1つ前の便は欠航）
品川へいったん行きギリギリまで状況をうかがってから空港へ。
もしものときは、新幹線で行くことも考えましたが、新幹線だと5時間……。
飛んでよかったです。

広島から呉に行き、呉に泊まっています。

■昨日の「1日1新」

広島空港
呉

■昨日の娘日記

機内では、しまじろうの絵本をもらって、喜んで読んでいました。
ブログを書こうとしても、私のひざに座りたがり書けませんでしたが。
空港から呉でのバスは、ぐっすり。
ホテル近くのスーパーでは、キティちゃんのベビーカーでご機嫌になり、「水」「アンパンマン」「バナナ！」と的確に指示を出してました。
結局夕食後も、「ヨーグルト」「お外」と、また外出することに。
いよいよ今日は、ワンワンわんだーらんど。喜んでくれるかなぁ。