独立後9年弱の会計データをすべて1枚のExcelシートに入れている理由。管理しやすさ・使いやすさ・宝の山。

2016年2月24日

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独立して9年弱。
すべての会計データはExcelで管理し、1枚のシートに入れています。
その方が使いやすく、過去のデータは宝の山だからです。

1 Excelデータを作るときの基本
2 1枚のシートなら集計、検索、抽出、管理が楽
3 過去の会計データは宝の山

Excelデータを作るときの基本

Excelデータを作るときの基本の1つは、できる限り1枚のシートにデータを入れることです。

・複数のシート
・複数のブック（ファイル）
にデータが散らばると、管理や集計が大変になります。

こういったテクニックを使わなければいけなくなるのです。
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会計データ（収入、支出のデータ）も例外ではありません。

「年ごと、月ごとに分けていた方が見やすい」という意見もあるでしょうが、
・年をまたいでデータを見る場合
・これまでの累計を見る場合
・それぞれのデータを探す場合
など困るはずです。

会計データは年（事業年度）でわかれているものでは？と思われるかもしれませんが、それは会計ソフトの都合でしかありません。
また、会計は便宜上、原則として1年で区切っていますが、事業をやっている側は、データを継続して見る必要があります。

1年が終わってリセットされ、新たにスタートできるわけではないからです。

私は、独立してから9年弱のデータ（会社、個人事業主、家計）を1枚のシートで管理しています。
データ数は、今日で、24,123です。
EX IT SS 4

この方法で集計して業績管理しています。
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フリーランス、ひとり社長ならある程度のデータは入りますので（業種によりますが）、1枚に集めてみましょう。
データが重くかもしれないと思われるかもしれませんが、複雑な数式を入れなければ大丈夫です。
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会計ソフトを使っているなら、データ（仕訳）をExcelに出しておくのをおすすめします。
（会計ソフトは、前年、前々年のデータを見るのも大変な場合もあります。）

1枚のシートなら集計、検索、抽出、管理が楽

1枚のシートにあれば、管理が楽です。
「ここに全部のデータがある」という安心感もあります。

また、集計したり、検索したり、抽出したりするの楽です。
1枚シートだと、フィルターやピボットテーブルが使いやすくなります。

※以下、データは架空のものです。
例えば売上の種類別に集計したり、
EX IT SS 2

取引先別売上を集計したり、
EX IT SS 1

経費を集計したり
EX IT SS 3

年別の経費額を見てみたりすることができます。
EX IT SS 5

ピボットテーブルを使えばかんたんです。
ただし、1枚のシートにデータがあった方がよりかんたんに集計できます。
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過去の会計データは宝の山

過去の
・無駄遣いした
・売上が下がった
・いい投資をした
・売上が上がった
・利益率がよかった
などといったことはずっと影響してきます。

過去のデータを見ると、今に活かせることがあるのです。

・独立当初は無駄遣いしたなぁ。。。
・売上が厳しいときがあったなぁ。
・この商品がよく売れているな
・A様はこんなに買ってくださっているのか
・お金の使い方がうまくなったな
・固定費をだいぶ減らせたな
・もうだまされないようにしよう
・この仕事はつらかったな
・この仕事はよかったな
・この仕事はとっちゃいけなかったな
・この仕事、意外と売上少ないんだな
など、今でもこのデータを見返しています。

自分のデータは宝の山です。

直近の決算書や確定申告書だけを眺めていてもそれほど情報は得られません。
会計データを作るためにそれなりの手間とコストがかかっているので、それを取り返しましょう。

自分がたどってきた道を一覧でみて、今の活かせることができるよう、Excelシート1枚にデータをまとめてみてはいかがでしょうか。
ピボットテーブルもぜひ！自分事で勉強した方が身につきます。

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