会計ソフトにExcelを取り込む場合には、数式連動が楽。

2014年1月13日

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Excelで作ったデータを、再度会計ソフトに入力し直すのは時間の無駄です。
そのまま取り込んでみましょう。
基本的な考え方をまとめてみました。
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1 Excelから会計ソフトへの取込（インポート）のしくみ
2 注意すべき点
3 Excel入力時の工夫

Excelから会計ソフトへの取込（インポート）のしくみ

Excelを会計ソフトへ取り込むのは、一般的に次のような手順で行います。

ExcelをCSVデータとして保存
【参考】
CSVファイルとは? ー他のソフトと連携できるCSVファイルをExcelで開く方法ー | EX-IT

↓
会計ソフトで取り込み
（インポートという場合もあります）

注意すべき点

次の点に注意しなければいけません。
・会計ソフトごとに決められた形式でExcelファイルを作る
・CSVを開いていると取り込めない
・エラーが起こりうる（数値の形式が違う、日付が会計期間外、登録されていない科目コードなど）

私が確認した限り、主要なものは、どの会計ソフトでもExcelを取り込めます。
（別料金、別オプションの場合もあります）
エラーをなくすのが大変な場合もありますが、今後を考えると挑戦する価値はあるでしょう。

現金、預金、立替経費（役員借入金）、売上データなどあらゆる場面で活躍します。
Excelで入力したまま取り込めるので、ミスが減るのも大きな利点です。

Excel入力時の工夫

基本的には、会計ソフトが指定したとおりにExcelで入力すれば取り込めます。
ただ、この形式でExcelに入力するのはちょっと不便です。
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現金なら、こういった形式で、残高も把握できた方がいいでしょう。
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これを解決する方法は2つあります。

1　データを並べ替える

1つは、Excelの形式を並べ替える方法。
やりやすいように入力しておいて、取り込むときに列を並べ替えます。
ただし、毎回やっているとめんどくさいですし、手間もかかるのでおすすめしません。

2　数式で連動する

もう1つの方法は、あらかじめ数式で連動させておく方法。
私がやっているのはこっちです。

①科目コードが必要な会計ソフトは、VLOOKUP関数で、科目名から科目コードをつけます。
たとえば、「724　水道光熱費」であれば、科目名と科目コードの組み合わせを別の場所に作り、VLOOKUP関数で表示させます。
「724」なら「水道光熱費」、「725」なら「消耗品費」という組み合わせを作っていくわけです。
もし、数式にエラーが出たら、該当科目がないということですので、追加しましょう。
VLOOKUP関数は、
=VLOOKUP(E3,コード!A:B,2,FALSE)
といれています。

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VLOOKUP関数についてはこちらの記事一覧を参考にしてください。

②次にExcelのデータ（シート「現金」）と取込用データ（シート「インポート」を連動させます。
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通常は単純に、「＝」でかまいませんが、次の点に注意しましょう。
・日付の場合は加工が必要となる場合が多いです。
・現金出納帳形式の場合、入金か支払かでIF関数で処理をわけます。
たとえば、Excel現金の入金欄が空欄だったら、724/111という仕訳になるので、取込用データの借方に724を入れます。
この場合は、
=IF(現金!B3=””,111,現金!J3)
といれます。111は現金のコードと思ってください。

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貸方は、こう入れます。
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これをデータの数だけコピーして、取り込みます。
コピーし損ねるとすべてのデータを取り込めなくなるので注意してください。

サンプルをおいておきます。
（注）某会計ソフトのフォームです。お使いの会計ソフトにあわせて改良してください。
EX-ITサンプル　Excel→会計ソフトインポート

その他、こちらの記事も参考にしていただければ幸いです。
Excelから会計ソフトへの取り込み(インポート)が役に立つ5つのケース | EX-IT

・Excelデータを会計ソフトにインポートするデータ形式【弥生会計の場合】 | EX-IT

会計ソフトでExcelデータを取り込む場合のエラーパターンと対処方法 | EX-IT

Excelを会計ソフトにインポートする方法 Ver.20120210 | EX-IT

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【編集後記】
昨日は、朝からRUNチーム＋αのメンバーで、外苑前をランし、その後ダイアログ・イン・ザ・ダークへ。
前回とはテーマも変わり、一緒に回ったメンバー（8人1組で回ります）に子供がいたこともあり、新鮮でした。
はじめていったときの記事はこちらです。
完全なる暗闇体験からの3つの気づきーダイアログ・イン・ザ・ダークに行ってきましたー

【1日1新】
※詳細は→「1日1新」
・ランからダイアログ・イン・ザ・ダーク2回目
・暗闇で文字を書いた