入力はExcelで！Excelに入力した経費データを弥生会計に取り込む方法

2014年4月27日

URLをコピーしました！

日々の経費を会計ソフトに入力してもいいのですが、使いやすいExcelに入力した方がラクです。
しくみを作れば、会計ソフトへ取り込むこともできます。
Excelの経費データを弥生会計に取り込む方法をまとめました。
スクリーンショット 2014 04 27 16 14 33

1 Excel取り込み（インポート）のしくみ
2 Excelで弥生会計インポート用データを作る
3 ExcelをCSVで保存する方法
4 まとめ

Excel取り込み（インポート）のしくみ

CSVを使おう

弥生会計のヘルプを見ると、インポートについてこう書いてあります。

スクリーンショット 2014 04 27 18 06 51

いろいろ書いてありますが、私はこの通りにやったことはありません。
このとおりに作っていたら、手間がかかるからです。

テキストファイル（メモ帳、テキストエディットなど）で作るのなら、項目の区切りでカンマをいちいち入力しなければいけません。

スクリーンショット 2014 04 27 18 12 43
しかし、カンマで区切られたデータとして、CSV（Comma Spread Value）という形式が別にあるのです。
そして、このCSVファイルはExcelで開くことができ、ExcelファイルをCSVファイルとして保存することもできます。
弥生会計へインポート、弥生会計からエクスポートをCSVでやった方が簡単です。
私がずっとそうやっています。
スクリーンショット 2014 04 27 18 13 38
（弥生会計のヘルプもそう書いてあればいいのですが）

インポートの基本

データのやりとりは、仕訳データでやります。
伝票形式でもできないことはありませんが、おすすめしません。
複合仕訳は、諸口を使って1つの仕訳にしておきましょう。

基本は、弥生会計からエクスポートした形式なら、そのままインポートできます。
いったんエクスポートして、Excelで編集、追加し、CSVで保存すればインポートできるのです。
まずはこれをやってみましょう。

①仕訳日記帳を開いて、［ファイル］→［エクスポート］をクリックします。
（ショートカットキーはAlt、F、Eです。1つずつ順番に押してください）

スクリーンショット 2014 04 27 18 17 10

②ここで、エクスポート先にファイルをしていしますが、「.txt」ではなく、

スクリーンショット 2014 04 27 18 18 29

「.csv」としましょう。
スクリーンショット 2014 04 27 18 18 47

③CSVファイルとしてエクスポートされます。

④次にそのままインポートしてみましょう。
仕訳日記帳を開いて、［ファイル］→［インポート］をクリックします。
（ショートカットキーはAlt、F、I）
スクリーンショット 2014 04 27 18 23 09

⑤ボックスが表示されたら、［参照］をクリックします。
その後の画面が、イケてないのです。
右下に［テキストファイル］と設定されているので、該当フォルダのテキストファイルしか表示されません。
CSVは出てこないのです。
スクリーンショット 2014 04 27 18 23 20

［すべてのファイル］に変更すれば、CSVも表示されますので、選択してください。
スクリーンショット 2014 04 27 18 25 20

⑥エラーがなければインポートできます。
スクリーンショット 2014 04 27 18 28 01
今回の場合はそのまま取り込んでいるのでエラーは出ないはずです。

弥生会計に登録されていない科目、課税区分が出てきたら、インポート時に設定できます。
スクリーンショット 2014 04 27 18 27 48

Excelで弥生会計インポート用データを作る

Excelでインポート用のデータを作るには、次のような方法があります。

難易度☆ エクスポートした形式で入力

先ほどエクスポートした形式で入力すれば、インポートはできます。
入力しづらいのが欠点ですが、最初はこれで練習するといいでしょう。
スクリーンショット 2014 04 27 18 29 50

次のステップは、Excelでどんな形式で入力しても、取り込めるようにします。
たとえば、こういったデータを取り込みます。

スクリーンショット 2014 04 27 18 31 35

難易度 ☆☆　並べ替える

社長の立替経費だとすると、取引の右側は、「未払金」や「役員借入金」となり、固定されますので、比較的簡単です。
（預金や現金出納帳だともっと難しくなります）

1つめの仕訳は、消耗品費　108　役員借入金　108となります。
これを、弥生会計の形式に並べ替え、必要なデータを追加すればいいのです。
スクリーンショット 2014 04 27 18 35 36

難易度☆☆☆　数式で連動

毎回並べ替えるのは大変です。入力し直した方がはやいということになってしまいます。
そこで、インポート用データを自動的に作る方法を考えてみましょう。

日付の場合、「=A2」という数式を入れます。
スクリーンショット 2014 04 27 18 39 50

借方勘定科目は、「=B2」です。
スクリーンショット 2014 04 27 18 39 58

消費税額は、「=INT（8/108)」といれましょう。
※INTの方が簡単に入力できます。課税仕入と対象外で、場合分け（if）をしなければいけないと思うかもしれませんが、弥生会計はコードが対象外なら、消費税額が計算されていても、0で取り込んでくれます。
スクリーンショット 2014 04 27 18 40 06

消費税免税の場合は、0といれれば大丈夫です。
数式を入れるのは、黄色い部分だけですので、後は固定で入力します。
スクリーンショット 2014 04 27 18 43 41

Excelの経費データの分だけ、この数式をコピーするのを忘れないでください。
私はこのコピー部分をマクロを使ってやっています。

ExcelをCSVで保存する方法

つくったインポート用データをCSVで保存します。
上記のシートをそのままCSVにしようとすると、こんな警告がでます。
スクリーンショット 2014 04 27 18 47 48

シートを複数作れるExcelと違って、CSVは1枚のデータです。
さらには、このシートには、余計なデータ（Excelで入力したデータ）もありますので、取り込み時にエラーが出てしまいます。

そこで、該当部分だけ、新規のExcelにコピーして、これをCSVにする方法を使いましょう。
この方が間違いがないです。

①　該当部分をCtrl＋Cでコピーします。
スクリーンショット 2014 04 27 18 50 05

②Ctrl＋Nで新規ファイルを開きます。
スクリーンショット 2014 04 27 18 50 15

③Ctrl＋Vで貼り付けます。数式がくずれエラーが出ますので、値のみ貼り付けに変えます。
スクリーンショット 2014 04 27 18 50 23

Ctrlを押して、次にVを押せば、値のみ貼り付けになります。
右クリックして[形式を選択して貼り付け]→[値]を選んでもいいのですが、私はこっちの方が好みです。
スクリーンショット 2014 04 27 18 50 33

④このままだと、D列の日付が、数値形式になってしまっています。ここを日付にしないと弥生会計でエラーがでるので変更しましょう。
D列を選択して、
スクリーンショット 2014 04 27 18 50 44
Ctrl＋Shift＋3で日付に変わります。
スクリーンショット 2014 04 27 18 50 49

⑤CSV形式で保存します。CSVで保存した後、ファイルを閉じておかないと、バージョンによっては弥生会計でエラーが出ます。
閉じると保存を一度にやりましょう。
Ctrl＋Wを押し、
スクリーンショット 2014 04 27 18 50 57

Enterを押すと、保存ボックスが出るので、
スクリーンショット 2014 04 27 18 51 06

Tabを押し、半角英数モードで、C（CSVの意味）を押します。
スクリーンショット 2014 04 27 18 51 13

次のような警告が出るので、かまわずEnterを押してください。
これで保存できます。
スクリーンショット 2014 04 27 18 51 20

このデータを弥生会計でインポートしてください。

まとめ

流れを動画で作ってみました。

サンプルファイルはこちらです。
サンプルでは、消費税コードをVlookup関数で自動表示させています。
EX-ITサンプル　Excelから弥生会計へインポート　

「会計ソフトに入力した方がはやい！」という方もいらっしゃるでしょう。
私は、Excelの方が使いやすく、速く入力できます。
会計ソフトの入力が速くてもその他に使えるところはありません。
Excelの操作が速くなれば、他の仕事も速くなります。今回ご紹介した方法でショートカットキー使ってすばやく操作する方法を身につけてみてください。
動画くらいのスピードでできるようになれば大丈夫です。
私は、この操作もめんどくさくて、マクロで自動化しています(^_^)
マクロについては、別途紹介する予定です。

[参考記事]