分割で払った場合の経費の考え方。一括と分割、どちらが得か？

分割で経費にできるものを買ったときにどう考えるか。
その考え方をまとめてみました。

※Leica M10 by Leica Q

経理の原則は、払い方によって金額は変わらないこと

経理の考え方の原則の1つは、
「どんな払い方をしようと金額は変わらないというもの。
これは売上も経費も同じです。

たとえば今日12月19日に12万円払って、1月にその商品が届く（使う）なら、経費にできるのは1月です。
1月に商品が届き（使い始め）、後払いで2月に払うものも、経費にできるのはやはり1月です。
いつ払ったかは関係なく、そのモノが届いて使い始めたときに、経費にできます。

そうでなければ、早く払えば早く経費にできますし、遅く払ったら遅くにしか経費ができないということで、おかしなことなるのです。
カードで払ったり PayPayで払ったりした場合も同じで、後払いではあるのですが、その買ったとき（使い始めたとき）に経費にできます。

じゃあ分割払いはどうなのか。
12月19日にたとえばパソコンを買って一括で現金で払った場合（パソコンはその日から使い始めるとします）、経費にできるのは12月19日です。
これを12回払いで毎月、1年にわたって払う場合でも、経費にできるのは12月19日になります。

 

分割で買った場合の経理

分割で買った場合の経理を考える前に、パソコンや仕事で使うものを買った場合、青色申告であれば30万円未満なら、経費にすることができます。
年間で300万円という限度はありますが。ひとりであればさすがに超えないでしょう。
私も超えたことはありません。
経費にできないものは、工具器具備品やソフトウェアなどという項目にし、減価償却という方法で、ちょっとずつ経費にします。
パソコンなら4年です。

経費にするとき、一般的には「消耗品費」という項目（勘定科目）を使います。
たとえばパソコンが12万円で、一括でカード払いした場合。
消耗品費／未払金12万円
となります。

「消耗品費」も「未払金」という項目は他の項目でもよく、私が使っているのは「IT 投資」とか「カード」という項目です。
（決算、確定申告のときは「消耗品費」と差し支えない項目にします）

カードで払った場合、今日、払ってもカード代金が口座から落ちるのは来月以降。
まだ払っていない=未払ということで「未払金」という項目を使います。
（未払金、未払費用？と思われるかもしれません。正確にいえば違いはありますが、気にせず「未払金」だけ使っておけば問題ありません。どっちでもいいです）

ネットで発注した場合、今日発注して明日届くとなると、正確には明日経費に落とすことにはなりますが、月がずれないのであれば、発注した今日で経理にしておいたほうがわかりやすいですし、データ上もそうなっていることが多いです。
ただ、年をまたぐ場合（会社の場合は年度をまたぐ場合）は気をつけましょう。
届いたときが経費になるので、年をまたぐと、経費にできる年（年度）が違ってきます。

分割で買った場合どうなるか。
消耗品費/未払金12万円
となります。
同じ「未払金」ですが、この場合、12回払いで払うのであれば 。
翌月に　未払金／預金　1万円。
その次の月に、未払金／預金　1万円。
と経理していき、最終的には未払金12万円がゼロになるまでこれが続きます。
経費にできるタイミングは一括のときと変わりません。

分割払いすることで、金利手数料がかかる場合は。
未払金1万円　　　　預金1万500円
支払手数料500円
となります。

 

一括で買えるものでなければ分割で買ってはいけない。

 

一括で買うか分割で買うか。
家や車は金額が大きくなるので別として、それ以外のパソコンや IT 系のものというのは、一括で買えるなら一括で買ったほうが自分としてもわかりやすいでしょう。

分割で買うとするなら、
・金利手数料がかからない
そして
・一括でも買えるぐらいの金額の範囲内
にしておきたいものです。

一括で買えるようなものであれば、分割で払ってもそれほど負担はありません。

どうせ3年使うから、どっちみち1年使うからといって、分割払いをするという考え方もあるでしょうが、わかりやすさで考えると、やはり一括払いがおすすめです。
ホームページ、サーバー（データ）など分割で払わない方がいいものもあります。
途中で変えるかもしれませんし、その期間に使うかどうかはわからないからです。
IT の進化はそれくらい激しく、大きなものです。

ホームページは分割で払わないぐらいの金額で WordPress なら年間2万円ぐらいで、できますし、サーバーも契約しなくても Dropboxを使えば年1万円から2万円で済みます。

もちろん見た目のいいホームページや安全性の高いといわれるサーバーが手に入るかもしれませんが。
私はどちらも独立当初に失敗しました。
分割で払ってしまったのです。
サーバーは分割払いというよりもリース契約でしたが、このリース契約というのが曲者で、結局は分割払いと同じで全額払わなければいけません。
リースという言葉が出てきたら気をつけましょう。

1年待ってお金を貯めてから買うとなると、時間を失ってしまうので分割払いにして早く手に入れるという考え方もありますが、その金額は一括で払えるものにしておきましょう 。

人生で分割払いにして、成功だったなと思うのはパソコンでした。
公務員を辞めて税理士の道に進んだときに21万円のパソコンを7000円×30回払いで買いました。
21万円はそのときに払おうと思ったら払えたのですが、公務員辞めた後1年間受験に専念すること、その後再就職できるかどうか不確かだったことだったので、そのリスクを考えて分割払いにした次第です。

その1年間でパソコンを使い、税理士試験の勉強にも使えましたし、情報収集にも使えましたし、Excel や Word も引き続き使うことができたので、やはり買ってよかったと思っています。
お金が貯まるまで待っていたら、退職のタイミングも税理士の道へ進むタイミングも失ったことでしょう。
このときでも、「そのときに買える金額で」と条件のものを分割払いにしました。

分割払い。
まず、それが必要かを考え、一括でも払える金額がを考えつつ、経費処理も参考にしていただければ。

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■編集後記

昨日はリハビリの日。
その後新宿でカメラを買い、夜は、ラン＆トライアスロンのチームメイトが自宅に。
寿司は新宿で買い込んでいきました。
ちょっと買いすぎましたが。

■「1日1新」

ライカ　M10
ライカ　ズミルックス50mmF1.4

 

■娘(2歳）日記

昨日、チームメイトたちを気になりつつも、距離は置いていました。
一方で話に入ってきたがったり。
「こわいおにいさん」も気になっていたようでした。