メールに仕事を邪魔されないようにする方法

「今日はメール返信ばっかり」「メール対応に追われている」「メールに時間がかかる」といった悩みがある方も多いかと思います。
私なりのメール術をまとめてみました。

※自宅にて　Sony α7

メールが仕事の邪魔になる理由

メールが仕事の邪魔になる理由には、次の3つがあります。

1　メールを返信する時間がかかる
2　メールの通知で、集中力をそがれ、効率が悪くなる
3　メールを見て考えたり、いらっときたりして、時間をとられる

メールは便利ですが、便利な反面、弊害もあり、仕事の邪魔になっている可能性もあります。
今一度、メールのやり方を見直してみましょう。

メール返信で仕事した気になるのが最も危険

最も危険かつ怖いのは、メール返信で仕事した気になることです。

・「ふう、メール返した〜」と午前中が終わってしまう
・メールを最速で返して日中は仕事にならない
・メールに気を取られすぎて、集中力をそがれ考える仕事ができない。

など、トータルで考えると、仕事にマイナスの面も多いです。
そうならないためにもメールの使い方を再考する必要があります。

メールに時間をかけないためのチェックリスト

次のようなことをメールでは気をつけています。

1　通知をOFFにする

PC、スマホともにメール通知をOFFにしています。
こちらから見に行かないとメールを見ることはできません。
そもそもメールとは、「都合のいいときに送る」もののはずです。

・都合がいい→メールをチェックする
・都合が悪い、目の前の仕事に集中したい→メールをチェックしない
で考えれば済む話です。

2　嫌われる勇気を持つ

「メールをすぐ返信しないと嫌われるかも」
「メールをすぐ返信しないと仕事が来なくなるかも」
という恐怖心があるかもしれません。

私もあります。

ただ、すぐ返信！を求められるなら嫌われても仕事できられてもしかたありません。
そもそも合わなかったのでしょう。
こちらもこちらの事情がありますので、すぐ返信を求められても困ります。
勇気を持ちましょう。

ただ、私の場合、次の日には返信するようにしています。
2日後だと遅いイメージもあるでしょうし、翌日ならそんなに遅くは感じられないはずです。
それでも遅いと思われるなら・・・しかたないでしょうね。

3　仕事の件数を減らす

フリーランスの場合、仕事の件数がネックとなります。
どんなに単価の低い仕事でも、どんなに簡単な仕事でも、件数が多いと手間がかかりますし負担も増えるのです。

仕事の件数が多いと、メールも多くなります。
メールが多いと言うことは、件数を見直しましょう。

会社員の方は無駄なCCメールもネックとなります。

4　徹底的にえこひいきをする

すぐ返すメール、そうでないメールと徹底的にえこひいきしましょう。
すべてのメールをすぐに返すのは無理ですし、負担が大きくなります。
（お客様のメールは徹底的にえこひいきさせていただいております）

 

5　Gmailを使う

いろんなメールサービスがありますが、Gmail1択です。
・迷惑メールを振り分ける精度
・フィルタリング
・トラブルの少なさ
など、メリットがあります。

メールソフトは好みのものを使って、メール自体をGmailにする方法でもかまいません。
私は純正のGmailをブラウザで使っています。
Macのソフト「メール」はちょっと使いにくいところがあるからです。

iPhoneでは、INBOXを使っています。

6　余計なメールを解除する

・楽天やAmazonから来るお知らせメール
・Amazonの発送通知メール
・Facebookでコメントが入った、友達申請が来たという通知メール
・Twitterでフォローされたというメール
など、いらないものは配信解除しましょう。

配信解除しなくても、Gmailならフィルタを使って受信トレイに入れないようにすることができます。

メールを受信したら、右側の▼をクリックして、[メールの自動振り分け設定]をクリックし、

ルールを確認します。
この場合、ship-confirm@amazon.co.jpからのメールに対してフィルタリングをかけるという設定です。
件名でフィルタリングをかけたり、内容でフィルタリングをかけたりすることもできます。

[受信トレイをスキップする]、[ラベルをつける]を設定して、[フィルタを作成]すれば、今後、こういったメールは受信トレイに入りません。
受信トレイに入らないということは、目に入れなくてもすみ、仮に通知をONにしていても、PC・スマホで通知されることはありません。
受信トレイに入ったものの通知が来るしくみだからです。

フィルタリングされたメールは、[すべてのメール]にあります。
探したいときは検索しましょう。

【関連記事】重要メールを見逃さない！迷惑メールを即ゴミ箱へ送るGmailのフィルタ | EX-IT
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【関連記事】・Gmailでメールを自動的に振り分ける方法 | EX-IT
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7　勝手に登録されたメルマガを解除

名刺交換後、勝手に登録されたメルマガも解除しましょう。
毎回、イラッときたら大きな損害です。
（イラッとこなければそのままでもかまいませんが）

「配信不要の方はメールください」という、解除しづらいものもありますが、ひるんではいけません。
むこうも機械的に送っているのですから、機械的にかつ冷静に手続きしましょう。

徹底してそういったものを排除することでメールへのこだわりができます。

8　要返信メールをわかりやすくする

返信しなければいけないメールをわかりやすくしましょう。
私は前述のフィルタリングやアーカイブ（[すべてのメール]へメールを保管）を使って、要返信メールしか受信トレイに置きません。
今のGmailはこんな感じです。

返すべきメールとそうでないメールが混じっていると、返信の速度も落ちます。
そのときに迷うからです。
迷わないようにする、わかりやすくするのもスピードの秘訣といえます。

9　メールをEvernoteに保存する

後で参照したいメールは、検索することもできますし、スター（Gmailの場合）をつけたりすることもできますが、別途Evernoteやメモ帳に保存しておくと便利です。

メール添付のファイルもその都度ダウンロードして保管しておきましょう。
【関連記事】ネットからダウンロードしたファイルは、保管場所を指定し、整理しましょう | EX-IT
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そうすればメールに戻らずに済みます。
メールを返信したら、あとはそのメールに戻らないようにするのが理想です。

10　入力を効率化する

スニペットツールで、入力を効率化しましょう。
WindowsならPhraseExpress（無料）、MacならTextExpander（44.95ドル）です。

!k→こんにちは、井ノ上です。

“o→お世話になっております。井ノ上です。

!o→おはようございます。井ノ上です。

と登録したキーを押せば、瞬時に入力できます。
単語登録というやり方もありますが、変換画面で、一瞬タイムラグがあるので、スニペットツールの方が便利です。

「こん」→「こんにちは、井ノ上です」と登録できますが、「こん」を入力→変換キー→「こんにちは、井ノ上です。」。
スニペットツールなら、「!k」と入力→「こんにちは、井ノ上です。」とダイレクトです。

【関連記事】君はメールアドレスを何回繰り返し入力しているか？　PhraseExpress・TextExpander・ユーザ辞書 | EX-IT
リンク

ただし、変化はつけた方がいいでしょう。
友人同士で「お世話になっております」はおかしいですし、毎回、「こんにちは」でも変です。
はじめてのメールで「お世話になっております」もおかしいと思うのですが・・。

11　メールの回数を減らす工夫をする

箇条書きでまとめる、読みやすくする、もれがないようにするなど、メールの回数を減らす工夫もしましょう。
わからないことがあるとメールは増えます。

会って話した方がいい場合はメールではなく会ったときに話す，聞く方がいいでしょう。

12　丁寧すぎないようにする

メールは丁寧な方がいいのですが、丁寧すぎてもいけません。
相手にもよりますが、肩書きを毎回びっしり書く必要もないでしょう。
スニペットツールなら、楽ですが。

13　メールを集約する

Facebook、LINE、Twitterなどにメールが分散していると、手間がかかります。
仕事の連絡はメールというふうに決めておいた方が効率的でミスもしません。

世代にもよるかもしれませんが。

14　スマホで返さない

スマホでさっと返信することもできますが、返信の必要がなければPCで返信した方が効率的です。

15　休日にメールしない

休日にはメールしない、返信しないようにしましょう。
キリがないからです。
夜もメールをすべきではありません。
（時差がある、夜がいい等、事情があれば別ですが）

また、休日前のメールにも要注意です。
休日前にメールをすると休日に返信が来ます。

16　捨てる

最終手段ですが、めんどくさいメールは、捨てるか見なかったことにするのも手です。
（自己責任で）

 

17　メールの返信が遅すぎる人とは付き合わない

「返信来ないなぁ〜」というのもメールが仕事を邪魔になります。
メールの返信が遅すぎる人とは付き合わないのも大事です。
可能であれば・・ですが。

・問い合わせの返信が遅い
・申し込んだのに返信が遅い
というのは、ストレスになり得ます。
いい商品、いいサービスでも断ち切らざるを得ません。
最近、そういったことがありましたが、断腸の思いでやめました。
（付き合い自体は続きますが、仕事は頼みません）

「遅い」というのは自分次第です。
前述の「遅い」は1週間くらいでした。

「スピード感が同じくらいの方と付き合う」というのは非常に大事なことです。

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【編集後記】

土曜日、友人夫婦の結婚式の準備をすすめています。
光栄にも親族代表カメラマンなので、カメラ、ビデオカメラ、Goproなどを持っていく予定です。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

中野　新宿つな八
某所へバスで