毎月の仕事は速くなるはず。毎月苦戦する理由と対策。

毎月の決まった仕事。
毎月苦戦しているなら、見直していきましょう。

※毎月の仕事をプログラミングで　by　Nikon Z7Ⅱ+55mmF1.2

毎月必ずする仕事

私も毎月必ずする仕事があります。
・自分の経理のまとめ
・請求書作成、発行
・毎月打ち合わせプランの税務顧問のお客様の仕事
です。

それぞれ、
・経理はデータで連動、処理し、Excelマクロ、Excelを活用
・請求書はExcelマクロで作成
・お客様のデータチェックは、Dropboxで共有し、RPA、マクロ、Pythonを活用
といったように、徹底して効率化しています。

毎月しているからこそ、速くなりました。

毎月やれば速くなる……はず

毎月、同じ仕事をしていれば、理論上は速くなるはずです。
いわば、毎月練習しているのですから。

そうではなく、毎月、決まった時間がかかっている、苦戦しているなら、なんとかしたいものです。
・月末は忙しい
・月初は休めない
・毎月10日は残業
という状況に疑問を持ちましょう。

毎月、同じタイミングで同じ敵にやられているのです。
悔しいと思わないでしょうか？
なにか原因があります。

月末、月初、10日、5日、25日なども、大事な一生の1日です。
その仕事のせいで、大事なものを失うかもしれません。

私が最初に勤めた総務省統計局。
最初に引き継いだ仕事は、毎月のものでした。
引き継ぎのときに聞いたのは、「毎月3時間かかる」ということ。

「3時間って……」と思うとともに、「おかしい」と感じました。
なんとかならないかなと。

最初の月のその仕事は、たしかに3時間かかりました。
それが悔しかったのです。
残業でしたし。

次の月に向けて工夫してみました。
覚えたてのプログラミングを工夫すると、1時間縮まり、さらに工夫をし、他部署との調整やExcelスキルを磨き、最終的には30分ほどでできるようになったのです。
16時半からはじめても17時（定時）に帰れます。

この悔しさは大事です。
その後の職場も、独立後も、今も悔しさをバネに改善しています。
次のようなところを見直してみましょう。

毎月の仕事に苦戦するときは

日々の仕事を見直す

毎月の仕事を一度にしようとすると苦戦します。
その仕事を日々に分散できないか考えてみましょう。
「日々、そんな暇はない」かもしれませんが……。

私の毎月の仕事も、日々に分散しているものがあります。
経理もそうです。
何が前倒しでできるかを考えると、意外とできるものです。

ときには、お客様にお願いすべきことも出てくる可能性があります。
もっとお願いしたらいいがなと思うのです。
自分がかかえこんで、つらい思いをしても、お客様は喜びません。

逆の立場だったら、「はよいうてくれたらいいのに」と思います。
もちろん、過度に負担をかけることは好ましくありませんが、ちょっとしたお願いで、随分楽になることはあるものです。

仕事の流れも見直しましょう。
たとえば、毎月10日の仕事があり、そのデータが9日にしかこないようだと、負担が大きくなります。
ましてや紙が9日に来るということがあれば、無理です。
効率化は、全体を俯瞰して、流れがよくすることが欠かせません。

次の試合まで改善を続ける

月末の仕事に苦戦して負けたら、次の試合までになんとかしましょう。
練習し、改善し続けるのです。

・本を読む
・新しいソフトを試してみる、ソフトを変えてみる
・セミナー、コンサルティングを受ける
などできることはあります。

「日々、そんな暇がない……」とかもしれませんが。
どこまで本気で、効率化したいかでしょうね。

効率化には、ちょっとしたお金とそれなりの時間が欠かせません。

同じやり方だと、同じように負けるだけです。
作戦を立てましょう。

毎月の仕事を減らす

毎月の仕事が多すぎるとどうしようもありません。
月末の仕事で、3時間かかるものが5個あったら無理です。

毎月の仕事を分散する、減らすこということは欠かせません。

毎月の仕事は、安定するかもしれませんが、安定は固定であり、自由がなくなるのです。
安定を求めて毎月の仕事を安請け合いすると、自分がつらくなります。
毎月の仕事を減らしつつ、それぞれの時間を減らしていきましょう。

毎月の仕事が、1時間や2時間ならなんとでもなります。
それが丸1日や半日かかると、自由度がなくなるのです。
私の毎月の仕事は、多くても2時間半。
ほとんどは、1時間弱で終えるようにしています。
なおかつ、数は多くありません。

毎日の仕事＝習慣のほうが多いくらいです。
むしろ、毎月の仕事が少ないから毎日の習慣が続けられるとも言えます。

毎日の習慣は、鍛錬のために欠かせないもの。
毎月の仕事＜毎日の習慣です。

毎月の仕事を見直してみましょう。
（これは毎年にも言えます）

 

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■編集後記
昨日は、12kmランで、パン屋開拓。
行った甲斐がありました。

その他、セミナー準備やサイトづくりを。

 

 

 

 

 

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■娘(5歳）日記→Kindle『娘日記』・ Kindle『娘日記Ⅱ』
伊達メガネをかけて、ペンを持ち、なにやら解説してくれます。
壁を黒板に見立てて。
聞いていないと、「ほら、そこ！」と。
どこで覚えたんだか……。