自分も相手も効率アップ！電話仕事術

2016年6月21日

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便利な電話。
電話を仕事で使うと、どのくらい効率化できるかを考えてみました。

※自宅にて。一応持っている電話　Sony α7

1 電話を使うと効率アップ！
2 電話のデメリット
3 電話を使わない仕事術

電話を使うと効率アップ！

電話は長らく使われてきたものであり、仕事の効率アップに役立ちます。

・直接つながる
・本人が電話に出なくても、留守番電話にメッセージを残せる
・本人以外の人がとれば（電話を取ってくれる人を雇っていれば）、その人のメッセージを伝えることができる
・相手がどこにいても、連絡をとれる
・相手が何をやっていても気づいてもらえる
・「折り返しをください」を言えば、折り返してもらえる
・電話番号さえしれば面識がない人へも連絡できる。営業電話も可能。
・その場で調整できる
・その場で返事をもらえる
・固定電話でも転送してもらえる
・LINE電話、SKYPEなどを使えば、ほぼ無料。海外でも話せる
・休暇中の相手にも連絡できる
・ビデオ通話なら顔を見ながら話せる
・片手で話せる。ハンズフリーも可能
・話しながらメモがとれる
・相手の声がわかる
・国内ならほぼどこでも話せる
・着信音を好きな音にできる
・着信音を出さずに振動で着信を知ることができる
・待ち合わせのときに便利

ただ、私は電話を使いません。
デメリットも大きいからです。

電話のデメリット

電話のデメリットには次のようなものがあります。

・どこでも電話がかかってきてしまう
・打ち合わせ中にかかってくると、相手に申し訳ない。電話の相手が最優先ということになってしまう
・電話をかけると、相手の邪魔をしてしまう
・折り返しを強要すると、相手に負担
・折り返してもらっても、こちらが出られないこともある
・折り返しても出ない場合も多い
・そのわりに、折り返しを強要されてストレス
・面識なくかつ営業電話なのに折り返しを求められてストレス
・面識なくかつ営業電話なのに「お世話になっております」といわれてストレス
・着信を振動にしていても気になる、打ち合わせ中の相手に気を使わせてしまう
・相手の状況（休暇、打ち合わせ、オフ、移動中など）がわからない
・電話問い合わせをしてもたらいまわしにされる
・電話問い合わせをしてもメッセージ＆番号を押すステップが多すぎてなかなかつながらない
・集中して仕事をしたいときに電話があると集中力が遮断される
・会話が外にもれる。セキュリティ上好ましくない
・カフェや電車で話すと周りに迷惑
・電波状況によっては通話が途絶える
・スマホで電話するとメモをとりにくい
・言った、言わないという問題が起こる
・日時、場所の指定があいまいになりがち
・営業電話でストレスがたまり、集中力もとだえる
・電話番号を公開していないしなくても、どこかで調べてきてかけてくる
・かけても出ないストレス
・かけても「今大丈夫かな・・」というストレス
・かけて「今大丈夫ですか？」ときくストレス
・目の前の相手が電話に出て「はいはい、大丈夫です」というストレス
・目の前の相手の電話がなって「大丈夫ですよ、出て下さい」というストレス（大丈夫なはずがない）
・資料、データを添付できない

電話を使わない仕事術

電話仕事術とは、「電話を使わない仕事術」です。

電話は長らく使われてきたものである一方で、生産性を落としてきたものでもあります。

電話はIT機器ではありません。
代替する手段が増えてきている以上、うまく使い分けをすべきです。

効率アップは、相手も自分も考えるべきものであり、自分の都合でかける電話は好ましいものではありません。

・メール
・Facebookメッセージ
・TwtterDM
・LINE
・チャットワーク
・Dropboxでの共有
・問い合わせフォーム
など、代替手段はやまほどあります。

これらの代替手段は、電話の最大のデメリットでもある、相手の邪魔をすることがありません。
・相手への連絡のタイミング
・自分への連絡のタイミング
・相手・自分の集中力の阻害
・記録に残らない
などといったことをなくせます。

仕事量が増え、スピードが求められる今だからこそ、すぐ話せる電話は不都合なのです。
スピードには、その速度とともにスピードを出すための環境が欠かせません。
スピードを出すための環境とは、集中力を保ちストレスがない状態です。
その集中力を阻害しストレスを感じる電話は、効率アップのようでそうではありません。

「メールで失礼します」といいますが、メールは失礼ではなく、むしろ電話が失礼な場合も多いでしょう。

私は電話のデメリットを排除するために、電話による問い合わせを数年前からやめています。
それにより仕事は減っているかもしれませんがしかたありません。

たとえば仕事が少なくても、同じように電話を使わない方と仕事をすることを選びます。
電話を使えば売上がもっと上がるかもしれませんし、もっと下がるかもしれませんが、自分の軸として持っておきたいのです。
最初の問い合わせが電話だと、「今すぐ！」を求められる方の可能性が高く、その後も電話連絡が続きます。だからこそ入り口でお断りしたほうがお互いのためといえます。

ひとりビジネスで、自分が電話を取っている方は、電話の使い方を考えてみましょう。

・電話が鳴らない休日は仕事がはかどる
・電話が鳴らない夜は仕事がはかどる
・電話が鳴らない朝は仕事がはかどる
などといったことは、本来おかしなことです。

電話がかかってきたり、電話をしていたりしていると、仕事をしている感があります。
これにも気をつけなければいけません。
「仕事をしている感」ではなく成果が必要なはずです。

電話に限らず連絡手段に時間を費やすことでは成果につながりません。
（電話にすぐ出るという成果を求められるなら、それは仕事ではないということになります）
中途半端に電話でやりとりするなら会うことを選びます。

電話に出てもかけても集中力が落ちない・ストレスを感じないのならそれは長所でしょう。
（相手にストレスをかけている可能性はありますが）
そうでないなら、徹底的に避けるのも1つの手です。