ペーパーレスという日常を実現するための6つのポイントと移行方法

ペーパーレス、紙がない日常を過ごしています。
そのペーパーレス実現のためのポイントをまとめてみました。

※自宅の書斎　iPhoneX

 

紙がないメリット

紙がないと、次のようなメリットがあります。

・仕事の環境がすっきりする
・データとして持ち歩ける
・保管する場所、コストがいらない
・探す手間がない（検索。ただし整理できていれば）
・地球にやさしい
・紙を買わなくていい、捨てなくていい
・ITに強くなる（データで保管するスキルが必要なため）

 

今は、ほぼペーパーレスです。
（自分のレシートは紙）

ペーパーレスは、独立当初から手がけていました。
今は一時的にくるもの以外は、紙がありません。

 

 

 

ペーパーレスのポイント

このペーパーレスを実現するには次のようなポイントがあります。

 

1　ディスプレイをそろえる

プリントアウトすることを減らすには、PCのディスプレイ上で見なければいけません。
小さい画面だとどうしても限界があります。
そこで、大きめのディスプレイを準備し、PCにつなげて使いましょう。

今は、このディスプレイを使っています。

Dell P2418HT 23.8インチ | デュアルディスプレイをタッチ対応にすると値段は2倍、操作性・楽しさは3倍に | EX-IT

また、タブレットも便利です。

PDFファイルをタブレットで開けば、ペンでチェックできます。
もちろん、タッチ対応のPCでもかまいません。

 

「紙でチェックしないと・・・」というのは、気のせいです。

何かを見ながら、チェックする場合は、PCで開くものを見ながらタブレットでチェックするといったことをやっています。

 

 

2　プリンターをやめる（減らす）

思い切ってプリンターをやめるのも手です。

プリントアウトできませんので、何か考えます。
少なくとも、プリントアウトを制限してみましょう。

プリンターがないと、場所もいらないですし、紙（A4用紙）もいらないですし、インクもいりません。
いざとなれば、コンビニのネットワークプリント、キンコーズといったところもあります。

PCのバックアップをしていないのはDropboxのおかげ。共有フォルダ・リンク共有・履歴＋スマートシンクも便利。 | EX-IT

 

バックアップ環境を整える

紙をなくすと、データで管理しなければいけません。
そのデータのバックアップ環境を整えましょう。

といっても、サーバーを入れたり、HDD（ハードディスク）に日々コピーしなければいけないわけではありません。

Dropboxを入れてしまえば、それでバックアップになります。
このバックアップ環境があれば、データで管理し、紙を捨てることもできるのです。

PCのバックアップをしていないのはDropboxのおかげ。共有フォルダ・リンク共有・履歴＋スマートシンクも便利。 | EX-IT

 

3　PCファイルを整理する

PCにデータで保管する以上、整理しておかなければいけません。
・ファイル名はきちんとつける（検索で見つかるように）
・フォルダを多用しない
・同じようなPDFは1つにまとめる

複数のPDFファイルを無料で結合する方法[Windows・Mac両対応] | EX-IT

・Excelファイルはできるかぎり1つのファイルにまとめる
・週に1回、データを整理する

といったことっをやっています。

 

4　紙はスキャンしてから捨てる

紙で必要なものは、スキャンしてから捨てましょう。
スキャナーでもいいのですが、今はもう使っていません。
スマホで写真を撮れば十分だからです。

 

ただ、保管しておきたいデータ写真と通常の写真を同じように扱うと、不便ですので、FastEverSnapというアプリでEvernoteに保管できるようにしています。
（AndroidだとEvernoteウィジェット）

ペーパーレス化に欠かせないスキャンはiPhoneアプリで。FastEver Snap・JotNot Scanner | EX-IT

 

5　仕事を選ぶ

ペーパーレスでは、紙を使わない仕事を選ぶことが実は大事です。

職業自体が紙全盛であっても、仕事を選ぶことはできます。
私の仕事の1つ、税理士も、紙だらけの仕事と言われています。

ただ、仕事のやり方を工夫することで紙をなくすことはできました。

・レシートを預からない

・データでいただく

・FAXを使わない
・データで保管する

・データで整理する

・どうしても紙という仕事をしない

というものです。

 

ただ、税務署、役所は、紙大好きですので、その対策も欠かせません。
・ネットで提出（e-Tax）
・Webゆうびん

を使っています。

古きに対応（対抗）するIT。PDF入力・署名・Webゆうびん | EX-IT

そして、紙を使う仕事の件数を減らし、増やさないことで、紙になる割合は減っていくものです。

 

ペーパーレスへの移行

といっても、ペーパーレスへの移行はそれなりに大変です。

次の順序で少しずつ  かつ大胆にやっていきましょう。

 

1　バックアップ体制を整える

Dropboxを使ってなければ、Dropboxを入れて、バックアップ体制を整えます。
（他のサービスでもかまいませんが）

そして、PCで保管したデータが、スマホやタブレット、他のPCで見れることを確認してみましょう。

間違いなくデータが保管されていることを確認し、「データでいいんだ」というトレーニングをします。

 

2　紙の捨て先を準備する

紙を捨てるときにシュレッダーを使っていては日が暮れてしまいます。
時給が高い自分の時間を使うのも無駄ですし、かといってひとりだと誰にも頼めません。
紙の捨て先としては、回収して溶解してくれるものがおすすめです。

たとえば、ヤマトだと、1,890円＋税で、回収してくれます。
http://www.y-logi.com/ylc/logistics/kimitsu/

 

3　スキャン

 

今ある紙をスキャンし、PDFファイルに名前をつけて保管していきます。

その前に、捨ててもいいような紙は2のステップで捨ててしまいましょう。

いらないものをスキャンするのは無駄です。

昔の申込用紙の控は必要かどうか。いらないでしょうから捨てられます。
こちらが買う側の契約書も、別にもめないならいらないものです。
スキャンだけしています。
名刺をどうするか。名刺は、交換した時点で役目が終わったと考えていますのでスキャンして捨てる主義です。
つながる方とはその時点でFacebookやメールでつながっていますし、無理にとっておく意味はないでしょう。

私の名刺（たまに持ち歩いてます）も、捨てていただいてかまいません。
ブログやHPのほうが詳しく載ってますし。

こういった基準を作りつつ、スキャンし、前述したPDF結合のテクニックも使いつつ整理していきます。
そして、紙を捨てましょう。
捨てないとペーパーレスになりません。

 

改革には痛みがつきもの。
間違って捨てることもあり得ますが、その道を通らないといつまでたっても改革、ペーパーレスはできません。
私も間違って捨てたこともあります。
でも、なんとかなるもんです。

スキャナーは、こういった小さめの連続でスキャンできるものをおすすめします。
1枚ずつスキャンしていたら、日が暮れてしまいますので。

 

 

4　紙を出さないようにする

紙をデータ化するとともに、データを紙にしない工夫も必要です。

前述したディスプレイ、タブレットを準備しましょう。
（荒療治としてプリンターを捨てる、つなげないというのもおすすめですが）

データをPDF化するテクニックも大事です。

Excelの「名前をつけて保存」は、F12。キー1つですませよう。 | EX-IT

 

iPad Pro12.9インチ＋Apple Pencil＋UPAD3で、ゲラチェック（原稿チェック）＆ポイント | EX-IT

 

5　紙で受け取らない・送らない

 

ペーパーレスですので紙で受け取らないのもポイントとなります。

データでもらえないか、データじゃなかったらその仕事をやらないというくらいの気持ちも、ときには必要です。

 

「請求書送ります」と言われたら、「PDFでいただければ大丈夫です」といえばすむこともありますし、「データを印刷して郵送してください」と言われたら、「PDFで送っていいですか」といえばすむこともあります。

 

「紙じゃないとダメ」とお互いが不要な牽制をするから、紙がなくならないわけです。

 

 

6　「どうしても紙」以外をペーパーレス

完全にペーパーレス化できないからといって、あきらめないようにしましょう。
ペーパーレス化できるものだけでもやっておけば、トレーニングにもなりますし、紙は確実に減らせます。
その「どうしても紙」に引きずられて、全体のペーパーレスが進まないのはもったいないことです。

 

「どうしても紙」の最たるものは、レシート。
一応、法律上スキャンして捨てられるようになりましたが、かえってめんどさく私は紙で保管しています。

レシート・領収書をスマホで撮って捨てるための要件 | EX-IT

レシートのスキャナ保存をやらない理由。執筆『経理ウーマン　証票書類のスキャナ保存Q&A』 | EX-IT

 

7 データの整理を習慣化

ペーパーレスの肝であり、最後の砦は、データ整理です。

これができないと、結局「紙がいい」になってしまいます。
週に1回、整理する習慣を入れましょう。
また、毎日整理する習慣も私はやっています。

前日につくったファイルやスキャンしたファイルを、翌日朝に整理する習慣です。
3箱整理術 ｜紙・アイデア・メモ・ファイル・メールをDropbox・Evernote・Gmailの3つの箱で整理 | EX-IT

 

 

ペーパーレスのとりくみ、個別コンサルティングでも承っており、自宅だと難しいかもしれませんが、現地にうかがい、上記の流れでペーパーレス化をするサポートもできます。

 

 

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【編集後記】
昨日は、執筆集中DAY。
といっても、音声認識入力でやったので、話疲れました。
セミナーとはまた違った負荷です。
誰に聞いてもらうわけでもないのが、その理由かもしれません。
ひととおり書いて（話して）38,000字。
本1冊だとちょっと少なめですが、追加・編集していくともっと増えるはずです。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

WebExでインドと会話

音声認識入力でひととおり本を執筆

 

【昨日の娘日記】

保育園の帰りに牛乳を買うことが多いです。
小さいパックの。
保育園の帰りは、ベビーカーに乗らず、だっこしないとだめなのですが、牛乳があるとベビーカーに乗ります。

牛乳＞＞＞だっこなのでしょう。。