ピボットテーブルが正しく集計されないのは、テーブルを使わないから

「ピボットテーブルが集計されない」「正しく集計できない」「数値が合わない」といった検索キーワードで当ブログをご覧いただいております。
ピボットテーブルが集計されないその理由についてまとめてみました。

※Excelで作成しスクリーンショット

Kindleで本を出しています。
ピボットテーブル超入門

ピボットテーブルのつくり方

ピボットテーブルは次のようなデータ（日付、商品、店舗別売上）を

店舗別に集計したり、

店舗・商品別に集計したりする機能です。

次のようにしてつくります。

①データのいずれかのセルにカーソルを置いて、Ctrl＋T（CtrlとTを同時押し）して、Enter

②このようなテーブルができるので、テーブルにカーソルを置いてAlt→N→V→Enter（Alt、N、V、Enterを1つずつ押す）

※私は、クイックアクセスツールバーは使って、Alt→1→Enterでピボットテーブルをつくるようにしています。
よく使うので、キーを1つ減らせるのは大きいです。

※Mac版ではこのショートカットキーが使えないためリボンから選択しなければいけません

③これがピボットテーブルです。右側のボックスで項目を組み合わせて表をつくります。

［店舗］、［売上］にチェックすれば、こういった表になり、

［店舗］、［商品］、［売上］にチェックすれば、こういった表になります。

ピボットテーブルは［更新］が必要

前提として、ピボットテーブルは［更新］が必要です。

元のデータを追加しても修正しても削除しても、［更新］しなければ集計されません。

［更新］は、ピボットテーブルを選択してAlt＋F5、又は右クリックして［更新］です。

Excelのピボットテーブル自動更新は残念ながらできません。
マクロを使う方法はあります。

ピボットテーブルはテーブルでつくらないとミスが出る

上記のようにピボットテーブルを作っておけば、ミスが格段に減ります。

通常のデータからピボットをつくると、

ピボットテーブルの元になるデータは、ピボットテーブルを作った時点の範囲です。
この場合は、Sheet2のA1からD9640となります。

このピボットテーブルをつくって、データを9641行目以降や、E列以降に入れて［更新］しても範囲に追加されません。

範囲は、あくまでSheet2のA1からD9640です。
範囲が広がれば、毎回、［データソースの変更］をしなければいけません。
または、A列からD列でピボットテーブルを作ります。
ただ、その場合も列の追加には対応できません。

通常のデータからつくると、
「ピボットテーブルが集計してくれない」
「データを拾ってくれない」
「合計が違う」
なんてことが起こるのです。

これをテーブルでつくれば、今テーブルの場合、の範囲Sheet2のA1からD9640をテーブルとして扱います。
（テーブル1という名称は自動的につきます。任意につけることも可能です）

テーブルは、新たにデータを追加した場合、その範囲を自動的に広げてくれるものです。
9641行目にデータをいれても、

E列にデータを入れても、テーブルの一部となってくれます。
（元のテーブルに隣接して入れることが大事です）

テーブルをつくってからピボットテーブルをつくるようにしましょう。
クイックアクセスツールバーに設定しておけば、

Ctrl＋T→Enter→Alt→1→Enter
でピボットテーブルがつくれます。

どんどんつくってみましょう。

なお、テーブルにするときに、データに空白行があってはいけません。

こういった場合だと、10行目までしか選択しなくなります。
Excelはデータが連続してあるところまで、つまり空白までを1つのデータをみなすのです。
Excelがわるいのではなく、人間が気をつけなければいけません。

 

 

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やってはいけないExcel――「やってはいけない」がわかると「Excelの正解」がわかる
新版 そのまま使える 経理&会計のためのExcel入門
フリーランスとひとり社長のための 経理をエクセルでトコトン楽にする本
ピボットテーブル超入門

 

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【編集後記】

住民税の課税証明が必要となったのですが、2016年1月1日の住所の役所で取る必要があるとのこと。
「マイナンバーカード使ってコンビニでシュッととれるんじゃね？でもダメだろうな」と思って調べるとやはりダメ。。。
そのときの住所登録地のものしかとれないようです。
マイナンバー、意味なし・・・。

しかたなく3km先の役所までクロスバイクで往復しました。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

おむつ替え（妹のはやったことあり）
品川区課税証明