毎月めんどくさい給与の仕訳。Excelの給与データを会計ソフト（弥生）に取り込む方法

給与計算のデータを会計ソフトに毎月入力するのはめんどくさいです。
（少なくとも私は）
Excelの給与計算データがあるなら、Excelに取り込むしくみを作ってみましょう。

 

給料データの入力

給料の仕訳は次のように入力します。

伝票形式で、
役員報酬 / 未払費用
給料手当 　 法定福利費（OR預り金）
旅費交通費（通勤手当） 法定福利費（OR立替金）
預り金

と入力することもあるでしょう。

毎月この仕訳を入れるのはめんどうです。
（伝票をコピーする、仕訳のパターンを登録するということもできますが、会計ソフトをさわるのが私は嫌いです。。）

会計ソフト取り込み用データの作成

もし、Excelで給与計算をしているなら、ちょっと工夫をすれば、楽に、会計ソフトへ取り込めます。

弥生会計だと、次のようなパターンでExcelデータを作る必要があります。
ヘルプの［データのやりとり］→［テキスト読み込み（インポート）］→［インポートデータの項目一覧］→［仕訳データの綱目と記述形式］をみてみてください。

Excelでこういったデータを作ればいいのです。

ただ、この形式では入力するのは大変です。
そこで、仕訳形式で入力したものを数式で連動させます。

赤字が仕訳、青字が、取り込み用データです。

給料のデータはほぼ形式が決まっていますので、数式連動するのは、金額くらいです。
1行目だと、B1＋D1と入れます。
これは、仕訳の借方又は貸方のどちらかに金額が入るためです。

仕訳は複合仕訳ではなく、1行で完結させた方が取り込み処理がやりやすいので、
役員報酬　　 /　諸口
給料手当　　 /　諸口
旅費交通費 /　諸口
諸口 /　未払費用
諸口 /　法定福利費（OR立替金）
諸口 /　法定福利費（OR預り金）
諸口 /　預り金
という仕訳を作ります。

実際は給与計算の表から、仕訳をつくるようなしくみです。

給与計算がおわると、自動的に仕訳ができるように、数式を入れておきます。

取り込みの流れ

取り込みは次のような流れです。
（私はマクロを使って、①から⑦までを自動化しています）

①仕訳データをコピー

②新しいシートを作る（Ctrl＋N）

③Ctrl＋Vで貼り付け
数式の部分でエラーが出ます。

④Ctrl、V（Ctrlだけを押し、次のVを押す）で、形式のみ貼り付けに変更
（最初から値のみ貼り付けをしてもかまいません）

⑤日付の部分が数値になっているので、選択して、

Ctrl＋Shift＋3で日付形式に変更。
（このままだとエラーがでます）

⑥Ctrl＋Wで新しいブックを閉じます。
ここで、警告がでるので、そのままEnterを押してください。

⑦名前をつけるボックスが出るので、Tabキーを押して、［ファイルの種類］にカーソルを動かし、半角モードで「c」を押すと、「csvファイル」で保存できます。

※テキストデータで保存する方法もあり、そちらの方がメインですが、データの修正や確認には、Excelですぐ開けるCSVファイルが便利です。
CSVファイルでも弥生会計には取り込めます。

この警告はEnterキーを押せば大丈夫です。
流れるように、Ctrl＋W→Tab→c→Enter→Enterで保存できます。

今回は「book9.csv」という名前で保存しました。

⑧弥生会計で仕訳日記帳を開き、

Alt→F→Iを押し、ファイルを指定し、Enterを押せば

取り込み完了です。

※Alt→F→Iというのは、［ファイル］→［インポート］という操作をキーボードで行うものです。

まとめ

Excelから会計ソフトへの取り込みは、非常に強力です。
強力すぎて暇になります（笑）
その暇になった分は別の仕事ができるのでおすすめです。

来週のセミナーでも取り上げて、実践していただきます。

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