告知から入金確認、復習まで。自主開催セミナーの流れ

2014年8月11日

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よくご質問いただくことですので、私が開催しているセミナーの運営方法、流れについてまとめてみました。

1 自主開催する理由
2 参加したセミナーをヒントに
3 セミナー開催の流れ

自主開催する理由

セミナーを自主開催するのは、なれないうちは大変です。。
それでも開催するのは、次のような理由があります。
1　アウトプットの機会を増やす
2　自分が開催したいテーマで、セミナーができる
3　普段ブログやメルマガをご覧いただいている方への価値提供

ようは「好きにやれる」のが自主開催の理由です。

参加したセミナーをヒントに

どんなセミナーがいいか、どうすれば価値提供ができるかは、自分で参加したセミナーをヒントにしています。
セミナーに参加するのは、インプットの他に、セミナー運営方法を学ぶためでもあるのです。
これはいい！と思ったものは真似て、う〜んと思ったものはやめて、日々試行錯誤しています。

告知、その後の連絡、セミナー後の連絡など、あらゆることを少しずつ変えてきました。
今後も変えていくつもりです。

セミナー開催の流れ

私がやっているセミナー開催の流れはおおむね次の通りです。

1　開催告知

ブログ又はメルマガで告知します。
開催日のおおむね2週間くらい前です。
最近はメルマガ限定のセミナーが多く、告知期間も長めにしています。
遠方からお越しいただくケースも増えてきましたので、航空便を考えると、1ヶ月前告知と望ましいのかもしれません。
ぱっと思いついて企画することが多い、トライアスロンやマラソンで先の日程を決めにくいといった事情もありますが、これは改善していこうと思っています。

告知内容は、
・告知文
・セミナー概要
・予定している内容
・対象
・日時、場所
・定員
・申込後の流れ
・支払い方法
・参加費
などです。

告知は、WordPressで作ったページを使っています。
この辺は告知サービス（こくちーずなど）を使う方法もありますが、告知ページに個性を持たせるためにも自作です。

申込フォームは、メルマガで使っているオートビズを使い、自動返信で申込の仮受付メールが届くようにしています。
人数の制限も可能です。
ただし、有料（月4,480円）ですので、セミナーのみに使うのはちょっともったいないでしょうね。

メルマガ配信、セミナー運営に便利! Webサービス「オートビズ」 | EX-IT

2　申込後のメール

自動返信のメールには、お申し込みに対するお礼、参加費の支払案内を載せています。
参加費は、振込又はクレジットカード払いで、前払いです。
当日現金で受け取るのは、キャンセルのリスクや当日の業務量増加（受け取り、おつりなど）があるため、自主開催セミナーではやっていません。

クレジットカード払いは、PAYPALを使っています。
手数料はかかりますが、決済を手軽にするためにも必要だと思っています。

3　入金確認＆メール

クレジットカードの場合は、決済後メールが来ます。
振込の場合は、15時頃ネットバンクでチェックします。
このチェックのため、ネットバンクは必須です。

確認後、手動で入金確認メールを送ります。
土日がからむこともありますが、このメールはできるだけ早く送るようにしています。

4　セミナー当日

セミナー当日は受付もせずに、随時入っていただきます。
少人数なので特に受付は必要ないからです。

参加していただいた方の顔と名前を覚えられるようにするためにも、少人数で開催しています。
実践型のセミナーが多いため、私の場合、どうしても少人数になるのです。

5　セミナー後

セミナー後は、当日又は翌日にお礼メールを送ります。
そのメールには、フォロー資料、アンケートへのリンクその他情報も含めています。
資料へのリンクで使っているのはDropboxです。

Dropbox内のファイルをリンクでかんたんに共有する方法［最新版］ | EX-IT

アンケートはここ数年ずっとウェブでの入力をお願いしています。
当日、その場で書いていただくのもしのびなく、ウェブ入力の方が楽だからです。
もちろん、当日書いてもらう方がアンケートの回収率は上がりますが、時間ももったいないですし、セミナー後ちょっと時間がたってから書いていただくのは復習にもなります。
Googleドキュメントでアンケートフォームを作ってExcelで集計する方法 | EX-IT