メール・チャットが多いから時間がなくなる。メール・チャットを減らすには。

時間がない理由の1つになりうるのは、多すぎるメール・チャットです。
見直してみましょう。

※クラブラウンジにて　by FUJIFILM X-E4+23mmF1.4WR

メール・チャットが多くないか

メールやチャットは手軽でどこでできるもの。
ただ、それが多すぎると、それなりの時間を奪います。

「メールをしていて、1日が終わった」
「日中はメールに追われる」
「メールが少ない休日は仕事がはかどる」
ということになってしまいがちです。

メールやチャットも、もちろん仕事の一部。
ただ、多すぎる状況はなくしたいものです。

1日のメール・チャット数を見直してみましょう。
私の場合は、10/2から10/6で、受信は平均8.2通、送信は平均9.6通でした。

1日のメール・チャット数

ビジネスメール実態調査2022というもので、メールの1日平均は受信が66.87通、送信が16.27通、だそうです。
多いな…‥と感じました。
これは、CCメールも含めてなのでしょう、おそらく。

チャットも含めた数かどうかわかりませんが、この数のメールをしていたら、仕事になりません。
受信の66通が来るたびに通知がなっていてはなおさらでしょう。
強靭な集中力がない限り。

私は、
・メールの通知をオフ
・翌営業日までに返信（例外あり）
といったルールで運用しています。

10/2から6までのメール・チャット数は、こういった感じでした。

メール、Facebook Messenger、ChatWork、Discordを含めた数です。
個別コンサルティングの日程確定・入金確認メールも含みます。

ただ、この週は、ランチ会の調整・連絡という特殊事情がありました。
それを除くと、こんな感じです。

いつもこんな感じかなと。
前述した調査と比べると、
・受信　平均3.8通（調査では平均66.8通）
・送信　平均5通（調査では平均16.2通）
となります。

私の送信が多かったのは、個別コンサルティングの日程確定メールや入金のお礼メールなどが多いからです。
受信が少ないのは、グループ、CCメールの類がないからでもありますし、仕事の件数が少ないからでもあります。

また、効率化するために、メール・チャットを減らす（手を抜かずに）ということを心がけているからです。
メール・チャットを減らしていきましょう。

メール・チャットを減らすには

メール・チャットを減らすため、次のようなことをやってみましょう。

仕事の件数を減らす

仕事の件数が多いとメール・チャットも多くなります。
件数を減らしましょう。
10件よりも5件のほうがやりとりは減りますから。

少ない件数にするには、値付けの工夫、メール・チャットが必要な売上、そしてちょっとした勇気が欠かせません。

自動返信メールを使う

自動返信のしくみを使えば、メール・チャットは減ります。
セミナーの受付・入金情報メール、メルマガの登録お礼メールなども使っていきましょう。

属するコミュニティを減らす

独立後もコミュニティ、集まり、グループに属したくなるかもしれません。
営業のために必要かもしれませんが、本当にそうなのでしょうか。
属するコミュニティが増えれば、やりとりも増えます。
メール・チャットは多くなるでしょう。

データを共有する

データをメールで送らずに、共有しましょう。
そうすればやりとりは減ります。

データをメールで送る→お礼
だけで2通増えますから。
「添付されていません」があるとまた2,3通増えていきます。

問い合わせを減らす

問い合わせのメールが多すぎるのも問題です。
その問い合わせのメール、うれしいでしょうか？
問い合わせは売上に繋がる可能性もありますが、そうでない場合もありますから。
メニューを出し、依頼を受けるようなしくみにしましょう。
問い合わせ10件より依頼1件です。

なお、メール・チャットを減らすために電話を使うというのは考えていません。
電話のほうが時間を奪いますから。
お互いの。

メール・チャット、ぜひ減らしていきましょう。
時間がない理由の1つです。

なお、今回の集計はメールを数えていません。メールについては、GAS＝プログラミングを使っています。
GAS入門講座

こういう効率化も大事ですが、メール・チャットを減らすことも地味に大事です。

あ、この記事をご覧いただいた方は、お気兼ねなく。
仕事の件数、人間関係は少ないので、全然問題ありません。

---

■編集後記
昨日は、広島へ。
空港から竹原、竹原から忠海、船で大久野島へ。
長い道中でしたが、楽しめました。
YouTubeを撮ったり、島1周ラン（寄り道して4.3km）したり、うさぎの写真を撮ったり、Meta Quest 3を受け取ったり。

娘とまた来なければと。

夕方、『インボイス対応版 ひとり社長の経理の基本』の重版の連絡をいただきました。
お買い上げいただいた皆様、ありがとうございます！

■1日1新→Kindle『1日1新』
竹原　町並み保存地区
大久野島
休暇村　大久野島
Meta Quest 3

■娘(6歳）日記→Kindle『娘日記』・ Kindle『娘日記Ⅱ』
昨日は、早朝出てきたので、空港と現地からLINE電話。
空港からは7時すぎだったので、寝ぼけていましたけど。
LINE電話でうさぎを見せると喜んでいました。