仕事のスタイルの変更やIT導入により、なくなった10のストレス

昔は困っていたけれど、仕事のスタイルを変えたり、ITを導入することにより、今はやらなくてよくなったことは多いです。
数年前と比べてやらなくてよくなったことをまとめてみました。

1　フォルダからファイルを探す

×「フォルダをクリックしてもクリックしてもフォルダが出てきて、目的のファイルが見つからない」

私はファイル管理にフォルダを使っていません。
フォルダからファイルを発掘することはしなくてよくなりました。

ファイルは、検索して探し出すようにしています。

・ファイルを探す時間、管理の手間を大幅に減らすノーフォルダのすすめ | EX-IT

 

 

 

 

2　メールの移行

×「メールの移行が大変だからPCを買い替えられない」

Gmailを昔から使っていますので,メールの移行は非常に楽です。
新しいPCを買ったり、再インストールしたりしたときも、ログインすればすぐに今までどおりに使うことができます。
・Gmailをオススメする10の理由 | EX-IT

 

 

 

 

3　ファイルの移行

※「ファイルの移行が大変で時間がかかる」

Dropboxを使っていれば、2と同様にファイルの移行も楽です。
ファイルの同期（ダウンロード）に多少時間がかかりますが、ログインしてほったらかしにしておけば、勝手にファイルを移行してくれます。

・Dropboxの具体的な使い方その1　複数のPCでの「同期」とは | EX-IT

 

 

 

 

4　思いついたことを忘れないようにする

×「やるべきこと、いいアイデアを思いついたんだけど、忘れちゃった」

なにかを思いついたら、iPhoneのFasteverにメモをするようにしています。
FasteverだとPCのEvernoteと同期（連動）します。
メモするだけではなく、翌朝、そのメモを整理する習慣をトレーニングしたので、より効果が高まりました。

・iPhoneアプリで最も使用頻度が高い「Fastever」の魅力 | EX-IT

 

 

 

 

5　パスワードを探す

×「パスワードを忘れた。見当たらない」

パスワードは、一括して管理し、それを見ればすべてのID、パスワードが分かるようにしています。
（もちろん、そのファイルは厳重に管理しています）
パスワード一括管理ソフトもありますが、あえて使っていません。

・アカウント、パスワードの管理 | EX-IT

 

 

 

 

6　紙を探す

×「書類がない。探すのに時間がかかった」

紙で保存するのは、自社の領収書等、契約書のみです。
あとはデータで保存しています。
もちろんデータでもなくなることはありますが、紙よりも管理が楽です。

・徹底してペーパーレス化する7つのポイント | EX-IT

 

 

 

 

7　やりたいと思ったことができない

×「あれもやりたい、これもやらなきゃ、でも時間がない」

時間を見積もるタスク管理「Taskchute」を導入してから、時間管理の方法は安定しました。
Excelで管理しつつ、仕事・プライベートをコントロールしています。
たまに慌ただしくなることはありますが、ずいぶん楽になりました。
それでもまだ制限あることは多いですけどね(^_^;)

・途中で帰りたくなったセミナー　ーExcelによるタスク管理ー | EX-IT

 

 

 

 

8　メールの返信を忘れる

×　「メールを返信しなきゃ･･････。こんなにメールがたまってる･･････」

Gmailでアーカイブという機能を使い、受信トレイには要返信メールしかおいていません。
視覚的に返信しなければいけない数が分かるので、メールの返信速度が速くなります。
受信トレイは極力ゼロにするようにしています。

さらに、返信しなくてもいいメール（通知メールやメルマガ等）は受信トレイに入ってこないように設定しています。

・Gmailの構造とインボックスゼロ | EX-IT

 

 

 

 

9　迷惑FAXにいらつく

×「営業FAXにいらいらする。紙の無駄･･････」

FAXはもう使っていません。
仕事上も支障ありませんし、迷惑FAXにも悩まされなくて済みます。

 

 

 

 

10　営業電話にいらいらする

×「営業電話、ホントむかつく･･････」

固定電話は、秘書サービスを利用しています。
電話は鳴りませんし、私が固定電話をとることは一生ありません。

お客様をはじめ限られた方にしか、携帯電話を教えないようにしています。

 

 

 

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【編集後記】
昨日はひさしぶりにプールで1.5km。
4月になってはじめてでした･･････。
石垣島トライアスロンまであとわずか。
スイムの練習を増やします(^_^;)