他人に負担をかけないように効率化を考える

2012年5月14日

先日利用した施設は、手続きが煩雑で何枚もの書類を書かされ、受付には長蛇の列ができていました。
非効率なのはかまいませんが、サービス利用者に負担があってはいけないと考えています。

まれに見る非効率さ

その施設は普通のプールです。
今回の手続きは初回登録ではなく、年度ごとの更新登録(^_^;)
私が知る限り、更新登録が毎年必要なプールはここくらいですね･･････。

東京都が運営しているようで、その事務の非効率さは納得できます。

書類の記載事項も多いし、結果的に3枚の書類。
しかもその書類を、受付の裏のコピー機でコピーもしていました。

ぱっと見たところ、利用者の管理もアナログと、デジタルと両方でやっています。

入退場のときに、手書きの台帳に書き、さらにPCに入力していました。

（アナログとデジタルの重複は、私がもっと嫌うものです(^_^;)）

挙げ句の果てに、ロッカーキーを渡すときに「ご希望のロッカー番号はありますか？」と一人ずつに質問･･････。
「○○番がいい」って人はあまりいない気がします。

この業務を2人でやっているのがさらに驚きでした。
もちろん、利用者は長蛇の列です。

非効率な仕事をやっていても、人に迷惑をかけなければいいと思うのです。
長時間労働やめんどくささに自分が苦しむだけですからね。

ただ、完全に1人でやる仕事は少なく、なんらかの影響を他人に与えるものです。

自分、自社の非効率さが、他の方に負担を強いているのは問題でしょう。

「PCを使わない」、「苦手」、「手書きの方がはやい」というのはかまいませんが、人に迷惑をかけるなら、仕事のやり方を変える必要がある気がします。
今回のように、サービス利用者を毎回延々と待たせることがあってはいけないでしょうね。

書類が本当に必要か？
業務の流れに無駄がないか？
を常に考えるべきです。

書類でも、項目が山ほど多いものがあります。
こういったものも本当に必須な項目かを吟味すべきでしょう。

これは当事務所自体でもいえることで、お客様には極力負担をかけないように考えています。
（100％できているとはいえませんが･･････）

書いていただく書類、作っていただく書類や資料は最低限にし、本来の業務に集中できるようにしています。

「他人に負担を強いないように」と考えると、自然と自分の業務の効率化も考えざるを得ません。

【編集後記】
昨日、整体に行くと、上半身が固くなっていると言われました。
最近にはない症状です。
おそらく先週はトレーニングが少なめで仕事が多かったからでしょう(^_^;)
バランスは重要ですね。