電話よりもメール5分を選ぶ理由

メールに時間をかけるくらいなら電話したほうがいいのかもしれません。
ただ、私は、時間がかかろうとメールを使います。
その理由は次の3つです。

※赤電話　by　Leica M10+50mmF1.4

 

電話は相手の時間を奪うから

電話をかけてしまうと、相手の時間を奪ってしまいます。
用事があってかけるんだから、奪っていいという考えもあるかもしれませんが、私はそう思っていません。
申し訳なく感じます。

電話をかけたときに
・なにかに集中している
・移動中、運転中
・他の人と話し中
・打ち合わせ中
・遊び中
・寝ている
・食事している
かもしれないわけです。

大昔は、机の前に座って、電話がそばにあってという状況でした。
そうであっても時間を奪うことに変わりはありませんが。

昨今は、スマホ（携帯電話）の時代。
常に持ち歩いているわけです。

・常に持ち歩いている→電話がしやすい、いつでも出ることができる、呼び出してもらわなくていい
という考えもあるでしょうが、
・時間を奪ってしまいやすくなった
とも言えます。

私は、後者の考えです。

効率化の奥義100のうち、
その78は、「相手の時間を考えて行動すること」。

効率化とは、周りをみて最適化していくことが欠かせません。
自分の効率化だけを考えているとかえって効率化が進まないものです。

時間を奪わないために、メールを書き、時間がかかるのは、しかたのないことです。
メールだと書くのに5分、読むのに1分として、6分。
電話だと、電話している時間、電話に出ようとして中断するロス、かけなおしや出ることができないロスなどで、それ以上の時間を使う可能性もあるのです。

「メールより電話が丁寧」という考え方もありますが、貴重な時間を奪うことに丁寧さはありません。

また、メールならいつでも送ることができ、それを好きなタイミングで見ることができます。

メールを速く書くこともできるから

メールはタイピング。
極限まで速くすることができます。

電話を速くすることは限界があります。
速くしゃべると、聞き取れませんから。

電話は、
・復唱の時間がかかる
・聞き間違い
・聞き直し
といったロスもあります。

メールは、そんなことはありません。
読むのはともかく、書く側が工夫しようがあるのです。

もちろん、書く側は、伝わるかどうかとともに、速くすること＝効率化を考えなければいけません。
タッチタイピングは、もちろん、ショートカットキーやスニペットツールなど、いくらでも方法はあります。
「!o」で「おはようございます」　スニペットツール（Dash・PhraseExpress）の登録パターン

書くスピードを磨いておいても損はありません。
そして、書くスピードを上げるには、思考のスピードが必要です。

思考とは、「何を書くかを決める」スピード。
このスピードを上げないと、メール、そして、こういったブログを速く書けません。
思考のスピードを上げないと、「電話したほうが速い」となってしまうでしょう。
ただ、その思考のスピードが遅い、つまり「何を伝えるのか」が決まっていないと、電話で話してもいたずらに長くなるだけです。

話が長いのはお互いの時間を奪うもの。
電話で「話す」ときは、それが許されてしまうのです。
「話す」のは「書く」よりも、負荷が小さいものですから。
生まれてから、話すのが先ですし。

書くことにより負荷をかけて、思考のスピードを上げていないと、お互い非効率ということになってしまいます。
その負の連鎖から逃れましょう。

メールを書くときにも
・お願いしたいこと（行動していただきたいこと）を明確にする＝目立たせる
・決り文句は、スニペットでも多用しない
・メールの往復を減らせるような書き方をする
という工夫はできます。

そして何よりも、仕事量を減らして、メール自体も減らすことが大事です。
1日に10件もメールがあったら仕事になりません。

電話は、ニュアンスが伝わる、コミュニケーションがとれると言われますが、果たしてそうかなと。
話すこともそうそう簡単ではなく、そして、メールでもそういったことは不可能ではありません。
このブログのように、日々書くだけで伝え、コミュケーションをとっている私からすると。

会うを補うために生まれた電話。
会う→電話の進化度はすさまじいものでした。
その後の電話→メールへの進化はそれほどではなく、だからこそ電話でコミュニケーションの進化が止まっているのでしょう。

なお、チャットはこの思考のスピードがネックになることも多いので、私は使っていません。
チャットツールは使っていますが、メール的な使い方（好きなタイミングで返す）です。
チャット問い合わせだと、げんなりします。

電話は場所を選ぶから

電話はかけるほうも受ける方も場所を選びます。
時間がかかろうと、どこでも使えるメールが好ましいものです。
（「電話はどこででもできるよ、電車でも」という考え方もあるのでしょうが）

外でマスクをしていたら、電話しづらいでしょうし。
したことありませんが。
（だからマスクを外して話すという考えもあるのでしょうが）

ただ、私はメールを書く時間を効率化するために、スマホではメールをほとんどしません。
一言で返せるもの以外。

パソコンで打ったほうがメールは速く書けます。
むしろ、そうなるよう、パソコンでのメールを使いこなしたいものです。

こう考えると、パソコンもある意味場所を選ぶのですが、常に持ち歩いていますし、スマホでネットにつなぐ（テザリング）ようにしているので問題ありません。
目の前に娘がいてもメールはできます。

電話だとそうはいきません。

また、歩きながら使えないのは、電話もメールも一緒です。
（電話は歩きながら使えるのでしょうが、私は使いません）

電話とメール、どちらも場所を選ぶわけですが、音（自分が出す、相手の声を聞く、相手側が聞き取れるかどうか）に気をつけなければいけない電話のほうが効率は落ちます。
メールだと気にすることが減るわけです。

だからこそ、書くのに時間が多少かかろうとも、私はメールを選びますし、その価値観で生きています。
「電話のほうが速い」という価値観の方には選ばれていません。
独立後は、食べていけなくならない程度、価値観にこだわりたいものです。

 

 

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■編集後記
昨日は、週刊メルマガ執筆、YouTube収録、税理士業など。
朝は、娘と鬼滅を鑑賞。

■1日1新→Kindle『1日1新』 ・Instagram『1日1新』
CFexpress type A　
CULAFUL

■娘(4歳10ヶ月）日記→Kindle『娘日記』・ Kindle『娘日記Ⅱ』
バレンタインデーということで、チョコを前日からつくってくれました。
ママといっしょに。
すみっコぐらしのチョコで、一緒に食べました。
ホワイトデーのお返しを何にしようか、楽しみです。