業務の効率化には、自分と相手という2つの軸があります。
常にこのバランスを考えるべきだと思っています。

仕事の＜相手＞

この場合の＜相手＞とは、顧客、部下、同僚、上司など自分以外の人すべてです。
仕事は、常に＜相手＞があるものですし、効率化でもその観点を忘れてはいけないと思っています。

 

 

4つのマトリクス

＜自分＞と＜相手＞、＜効率＞と＜非効率＞という軸で4つのマトリクスに区分すると、次のようになります。

1　共倒れ

自分も相手も効率的でない状態。
今までのやり方にとらわれるとこういう状態に陥る気がします。

2　押しつけ

自分だけが効率化して、相手は大変な思いをしている状態。
上司→部下の関係だけではなく、顧客との関係でもこれが生じることも多いでしょう。

3　滅私奉公

自分は苦労して、相手には楽にしてもらっている状態。
サービスという意味ではこの状態が好ましい場合もあります。
ただ、自分が非効率だとそのうち疲弊してしまいますし、サービスの質を上げることに労力をさけないケースもあるでしょう。

4　共存繁栄

自分も相手も効率的に業務をこなしている状態。
本来やるべきことに力を注ぐことができます。
業務効率化の先には、新しいことを考える、取り組む、業務の質を上げるといった非効率かつ効果的な仕事が待っています。
全体がその仕事に取り組むことができる状態を目指すべきでしょう。

 

 

目指すべき所

＜1　共倒れ＞の状況はともかく、多くの場合は、＜2　押しつけ＞や＜3　滅私奉公＞の状態からスタートするでしょう。
そこからどうやって＜4　共存繁栄＞のバランスに持っていくかが重要でしょうね。
お互い目の前の業務を効率化した先にやるべきことがあるはずですから。

 

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【編集後記】
昨日は同業の方とそのスタッフの方と業務改善の打ち合わせ・相談。
こういった流れは非常にうれしいことです。
何かお力になれればと思っています。