パソコンのExcelのみでタスク管理を10年以上してきた理由

2023年2月4日

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タスク管理は自己管理。
その管理をパソコンのみでこの10年以上やってきました。
パソコンのみで問題ないか？というご質問をよくいただきますので、まとめてみます。

※どこでもタスク管理（娘に撮ってもらった写真）　by　Nikon Z9 + 14-24mmF2.8

1 パソコンでタスク管理をするデメリット
2 パソコンのExcelのみでタスク管理をしている理由
3 パソコンのみでタスク管理をするには

パソコンでタスク管理をするデメリット

タスク管理とは、ChatGPTによると、こう出てきます。

“タスク管理は、一連のタスクや作業を効率的かつ組織的に管理することを指します。
これには、タスクのスケジュールや優先順位の設定、進捗状況の監視、タスク間の依存関係の管理などが含まれます。
これにより、多重のタスクやプロジェクトを適切な順序でこなし、目標を達成するための計画的なアプローチを採ることができます。”

言葉が固いですけど、まあまあかと。

私のタスク管理の定義は、こういったものです。

「限られた一生でやるべきこと・やりたいことができているかのチェック」

具体的には、
・その日に何をするかを計画し、時間を見積もる。
・タスクを実行後、かかった時間を記録する
ということをやっています。

日々のタスク管理に使っているのは、Excel（自作→セミナー、個別コンサルティングで提供しています）です。

ただし、この方法だと、「パソコンがないとタスク管理ができない」というデメリットがあるのです。
スマホアプリなら、パソコンがなくてもスマホだけでタスク管理ができます。
ただ、私が知る限り、このタスク管理Excelを超えるスマホアプリがないのです。
・使いやすくても時間の概念がない
・時間の概念があっても、操作性がよくない
といったデメリットがあります。

私は、自分でつくれるものはつくる主義です。
・確認メッセージが多い
・操作のステップが多い
・キーでサクッと操作できない
というのは好みませんので。

「パソコンがないとタスク管理ができない」というのは、このタスク管理の大きなデメリットですが、それを背負って10年以上使い続けています。
その理由をまとめてみました。

パソコンのExcelのみでタスク管理をしている理由

パソコンのExcelのみでタスク管理をしている理由には、次のようなものがあります。

Excelマクロが必要

このタスク管理には、Excelマクロが欠かせません。
自動処理してこそ、日々効率的にタスク管理ができます。

Excelマクロを使っており、効率よくタスク管理ができるようにしています。
・繰り返しのタスクを自動処理（毎日、毎週、平日毎日、毎月、毎年）
・タスクの並べ替えをExcel純正のショートカットキーよりも楽に
・タスクを実行すると、タスクの色が自動的に変わり、実行済みということがわかる
といったところがマクロを使っている部分です。

その他、
・タスクにかかって時間の計算
・タスクの見積と実績の差を計算
・タスクリストの色分け→テーブル
・時刻の入力（Ctrl＋:）
などは、Excelの機能を使っています。

Excelはスマホ版、タブレット版もありますが、マクロが使えません。
だからこそ、パソコン（WindowsまたはMac）のExcelのみでタスク管理をしています。

可能性があるのは、Googleスプレッドシートでしょうね。
これならスマホやタブレットでも使えます。
が、後述する入力効率の問題があるので、やはりパソコンでしょうね。
ただ、クラウドで完全同期できるのは魅力で、現在開発中です。

パソコンの入力効率

スマホ・タブレット版Excelとパソコン版Excelの大きな違いは、操作性です。
キーボードで操作をするパソコン版のほうが操作性は間違いなく上。

日々のタスク管理の効率を上げるために、操作性がいいパソコン版を使っています。
これは、Excelにかかわらず、スマホ・タブレットとパソコンの大きな違いです。
スマホ・タブレットは、「見る」に特化したほうがいいというのが私の結論。
入力効率はどうしてもパソコンが上です。
（パソコンから使い始めた世代ということを差し引いても）

・タスクをまとめて入力する
・終了時刻をキーで入力する
・タスクを並べ替える
といったことをすばやくできます。

タスクはパソコンでこなすから

私のタスクのほとんどは、パソコンでこなします。
店で買う、どこかに行く、掃除するといったことはパソコンを使いませんが。

パソコンでこなす以上、パソコンでタスク管理をしたほうが効率的です。
そのかわり、
・デュアルディスプレイを使う
・ウインドウの整列
・ウィンドウの切り替え
といったテクニックは欠かせません。

※Mac版は近日中にでもアップします。

さらには、パソコンでのみタスク管理をするには、大前提がありますので、挙げてみました。

パソコンのみでタスク管理をするには

ノートパソコンを常に持っておく

ノートパソコンを常に持っておくことが欠かせません。
外出先でも、旅行でも帰省でも、入院でも。

そうしないとタスク管理ができないのです。
丸1日出かけていて戻ってきて、タスクをチェックということをしていては、意味がありません。

タスクをまとめてチェックということはしています。
毎朝、
・朝のタスク（タスク計画、メモの整理、データの整理、経理など）
・メルマガ
・ブログ
・朝食
・掃除
などをして、その後、
・8時からオンラインサロンのライブ配信
・8時10分頃からYouTubeの収録、編集
・出かける準備、カメラ・レンズの選定
・娘と保育園へ。
という流れです。

この後は、自宅にも戻るか、カフェに行き、パソコンのタスク管理を開いて、
・オンラインサロン
・YouTubeの収録、編集
・保育園
というタスクの終了時刻を入力します。
だいたいで。

カフェの後に、予定があれば、その予定が終わり、パソコンを開いたときに、それまでのタスクをチェックします。
リアルタイムにチェックする必要はないのです。
打ち合わせが終わった→チェック
というのはあわただしいですから。

予定は、タスク管理Excelにも入れており（毎週金曜日に追加→ Googleカレンダーの予定をデータ形式（スプレッドシート）にするGAS（プログラム））、日中はスマホのGoogleカレンダーで確認することもあります。

外出先でやること、買い物などは、スマホのメモやKeepで補足することもありますが、だいたい覚えられる範囲ですので、問題ありません。

10年前は、その日のタスクExcelをスマホのDropboxで見たり、PDFにして持ち歩いたりしてこともありますが、その手間もありますし、「いらないや」とやめました。
1つや2つのデメリットがあるからといって試すのをやめる人生でいいのかということです。
サクッと試して、それを超えるメリットがあるなら使う、そうでないなら別の方法を試しましょう。