経理はGoogleスプレッドシート。会計ソフトが嫌いな税理士のシンプル経理。

経理の一部には、Googleスプレッドシートを使っています。
その方法をまとめてみました。

※スプレッドシートで経理　by　Nikon Z9+105mmF1.4

会計ソフトなしでは経理はできない

経理・税理士の道に入って、20年以上たちました。
ただ、まだなじめないものがあります。
電卓、伝票、会計ソフトなどなど。
適性がないのでしょう。

このうち、電卓、伝票は使わなくても経理ができます。
しかしながら、会計ソフトだけはなくせません。

経理（＆税務申告）は、最終的にこういった総勘定元帳というものが必要なのです。
（税務署の方が調査する税務調査のときには必須です）

会計ソフトなしで、これをつくることもできますが、かんたんではありません。
メンテナンスも必要です。

現実的には、会計ソフトを使わざるを得ません。
ただ、会計ソフトだけで経理をしなければいけないわけではなく、使う場面を減らすことはできます。

会計ソフトを少しでも回避する方法

「会計ソフトが苦手」という方も多いでしょう。
・デザインが古くさい
・操作性がよくない
・専門用語多数
といった会計ソフト。

広く普及しているようで、閉じられた世界に提供されている会計ソフトは、古いのです。
古くても使いにくくても「しかたない」と思われています。
経理は正確さが欠かせないもの。
会計ソフトが、その正確さを重視してその他の部分は気にしないのがしかたがないのかもしれません。

ただ、それでも、経理が楽しくなるようなデザイン、操作性があってもいいのでは？と。

 

 

弥生会計でイラっとするのをなくすには。見た目・操作・資料

私は会計ソフトをできる限り使わないようにしています。
お客様にもご希望であればその方法をお伝えしていますが、会計ソフトを使わないデメリットもあるのです。
「正確さ」という面では会計ソフトに軍配が上がります。
会計ソフトを使わないと、その他のITスキルが必要なのです。

Excelまたはスプレッドシート、プログラミングといったスキルが欠かせません。
どちらを選ぶかです。

私も経理の一部には会計ソフトを使っています。
・毎年
会計ソフトにデータを取り込み、決算書や前述した総勘定元帳をつくっています。
決算書はどっちみち銀行や税務署に出すものなので、堅め（ダサめ）のほうが好ましいのです。

・毎月
会計ソフトではなく、MoneyTreeというサービス、マネーフォワード（家計簿）を使って、ネットバンクやカード明細を連動しています。
この部分を会計ソフトで連動するのもおすすめです。
連動したデータと、後述するGoogleスプレッドシートをExcelで集計して、前月の数字をチェックするのを、毎月1日にする習慣にしています。
（スプレッドシートよりもExcelのほうが機能は優れているので）

・毎日
前日、店頭で払ったものや売上を、朝、Googleスプレッドシートで入力しています。
（もともとは、GoogleAssistantと連動して声で経理をしていましたが、これが仕様変更により使えなくなりました。）

この毎日のGoogleスプレッドシートの理由をその方法をまとめてみました。

Googleスプレッドシート経理

Googleスプレッドシートの魅力は、
・軽い
・ブラウザで使える
・朝、自動的に開ける
というものです。

軽い、ブラウザはともかく、「自動的に」というのは、GoogleChromeの設定（起動時）を使っています。
まず、ブックマーク（お気に入り）に入れて、ブックマークバーを表示しましょう。

次にGoogle Chromeで起動時の設定をします。

 

GoogleChromeの設定で［起動時］にて、特定のページを入れておきましょう。
そうしておけば、朝、Chromeを開けば、経理のスプレッドシートをはじめとする朝チェックしたいサイトが開きます。
（Chromeが前日から開いているときは、いったん閉じる）

Excelよりもこの自動で開く設定がしやすいのがメリットです。

そして、このように入力しています。
・日付
・取引の左
・取引の右
・金額
・内容

この5つがあれば、経理は十分です。
（消費税を納めている場合、消費税がかかっているかを入れる必要がありますが、あとで自動処理できます）

通常の会計ソフトは、左と右に金額があります。
これが無駄なのです。
両方同じなら、金額を入れるのは1つでかまいません。

また、このような補助科目も邪魔です。
私は一切使っていません。
使わなくても経理はできます。

ただ、この方法だと、その取引の左と右の組み合わせを入力しなければいけません。
（仕訳というやつです）
敷居は低くありませんが、なんとかすれば会計ソフトを使わずにすみます。
この方法で経理できるようにしたほうが、数字の理解は進むものです。

会計ソフトで、一見かんたんに入力できることは、決していいことではありません。
（これは、パソコン操作でアイコンやマウスに頼り切ってしまうデメリットと同様です）
 
ご自身の仕事の中で、このパターンは決まっているもの。
しかも、預金関係は、ネットバンクから連動するので入力する必要はありません。

売上（後日お支払い）→売掛金/売上
売上（前もってお支払い）→前受金/売上
打ち合わせのカフェ代を払った（自分が立て替え）→個人の場合、会議費/事業主借。法人の場合、会議費/社長借入金

売上は請求書からコピーすると楽に記録できます。
あとは、売上をどのくらい分けるかです。

売上や経費を右側で集計することもできます。
自分が見たい売上の区分を使って、集計してみましょう。

こういう一画面で、さくっと集計、チェックできるしくみは、会計ソフトにはありません。
どっこいしょという感じで、画面を切り替えなければいけません。

集計は、Excelと同様SUMIF関数が使えます。
（集計はSUMIFよりもピボットテーブルがおすすめですが、こういった場合はいたしかたなく）

私は自分が立て替えたときは、空欄にしています。
あとで、空欄を「社長借入金」に置換すればいいので。

スプレッドシートは、空欄を置換するのに、こう入れなければいけません。
^$というのは、「正規表現」というものです。
 こういったことを覚えるなら会計ソフトのほうがいいと思われるかもしれませんが、会計ソフトが使えるようになっても限度がありますし、他では使えません。
スプレッドシートの使い方は、他の仕事にも使えるもの。
どちらを覚えるかです。

私が電卓を捨てたように。

日付もその日の最初のものしか入れていません。

これを埋めるには、GAS（Googleのプログラミング）を使う必要があります。
まあ、これも会計ソフトを覚えるのとどっちを選ぶかです。

GASの基本はこちらを参考にしていただければ。

 

こういったコードです。
（ChatGPTでつくったものをアレンジしました。）

function fill_empty_cells() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var Last_row= sheet.getRange("b1").getNextDataCell(SpreadsheetApp.Direction.DOWN).getRow();
  var range = sheet.getRange("A1:A"+ Last_row);
  var values = range.getValues();
 
  for (var i = 1; i < values.length; i++) {
    if (values[i][0] == "") {
      sheet.getRange("A"+(i+1)).setValues(sheet.getRange("a"+i).getValues())
    }
  }
}

 

さらには、Googleスプレッドシートでつくったものを会計ソフトに取り込むスキルが必要です。
会計ソフトごとにそのやり方は違います。

 

 

 

これもかんたんではありませんが、繰り返しになりますが、会計ソフトを使うのとどちらを選ぶか。
データをインポートする、取り込むというスキルは、あらゆるところで使えます。

私が会計ソフトになじめない、嫌いなのも、この業界に入ったときからインポートを使っていたからです。
その前の職場、公務員（総務省統計局）でもインポートをよく使っていました。
これがなかったら残業だらけで、「独立しよう」なんて野望を抱くこともなかったでしょうね。

このスプレッドシート、スマホでも見ることはできますし、入力はできます。
入力しやすいとは言えませんが、その場で覚えておきたいときには、メモするか、直接入れるのもいいでしょう。

会計ソフトを使おうが何を使おうが、経理を効率化することが大事です。
「会計ソフト苦手」
「なんかなじめない」
「いい会計ソフトがあればなぁ」
という方は、自分好みに使えるスプレッドシートを使ってみていただければ。

サンプルはこちらです。
閲覧の権限しかありませんので、コピーして使っていただければ。

スプレッドシート経理

 

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■編集後記
昨日は、税理士業を中心に。
午後は、娘と遊びに行き、夜はZoomで個別コンサルティング。
税金、決算関係のご相談でした。

■1日1新→Kindle『1日1新』
RED Kids
東京タワー ラーメンや

■娘(5歳）日記→Kindle『娘日記』・ Kindle『娘日記Ⅱ』
娘と東京タワーのRED Kidsへ。
ボールプールのすべり台・トンネル、砂場、ままごとコーナー、トランポリンなど楽しめました。
昨日は、1時間だけ。
ワークショップもあるので、また行ってみようかと。
帰りはスーパーでたこを仕入れ。
たこ焼きが食べたい！ということだったので。
スーパーで、魚がそのまま置いてあるのをみて、「うわっ、そのまま」と驚いていました。
だいたいパックに入っていますから。
そのスーパーは、魚の質もいいです。