経理を効率化できるIT機器・ツール Ver.202303

経理を効率化するためにおすすめのIT（機器、ツール）を改めてまとめてみました。

※使っていないテンキー　by　Sony α1+24-70mmF2.8Ⅱ

経理にも使っていないIT

経理を効率化できるIT。
その中で、私が使ってないものがあります。
むしろ使わないほうが経理は効率化できます。

・テンキー
・電卓
・複合機
・プリンター
・スキャナー
・FAX
といったものです。

テンキーのほうが数字を速く入力できるかもしれませんが、数字をひたすら入力していては、効率は上がりません。

データで処理することを目指したいものです。
とはいえ多少なりとも入力するものはあります。
自分が立て替えた経費もそうです。
そのときは、キーボードにある数字キーで打ちましょう。

テンキーのスピードを上げるよりも、数字キーをタッチタイピングできるほうが、全体的な効率は上がります。
文章を入力するときにも数字は使いますので。

テンキーはキーの位置が遠い、ノートパソコンにつなげているとなおさら遠いのでそれだけで非効率です。
そして、美しくなく……。
（Macにテンキーは……）

テンキー付きのキーボードは無駄に大きくなりますし、外付けでも無駄に荷物が増えます。

 

 

 

電卓のスピードも必要ないものです。
計算・検算をするなら、Excelでやりましょう。

 

 

複合機でコピーをするのは非効率で、スキャンも同様です。
スキャンはスマホでもできますし。
念のためコピーは、効率を損ないます。

 

FAXももはや使わないようにしましょう。
パソコンで取り込むFAXならメールでいいはずです。

これらを踏まえて、経理を効率化できるIT機器を挙げてみます。

経理を効率化できるIT機器

パソコン

なんといってもパソコン。
このパソコンが遅いと効率化はできません。
「経理をするだけだから」と古いパソコンを使わず、それなりに新しいものを使いましょう。
（メールするだけ、ネットを見るだけでも遅いパソコンは非効率です）

スマホ、タブレットだけでは、限界があります。
使えるアプリが違いますので。
パソコンは必須です。

 

スマホ

スマホは経理をする上で、
・スキャン
・メモ
といったことに使えます。

レシートをスキャンして会計ソフトに取り込むこともできますが、私は使っていませんし、おすすめしていません。
精度が100％というわけでもないからです。
ただ、紙で来てしまった請求書をひとまずスキャンしてデータ化する、経理に使うものをスキャンして紙は捨てるといったことにもスマホは使えます。
（請求書は基本的に捨てられませんが。紙でもらわないのが第一ではあります）

スマホで振り込みもできますが、パソコンは画面が大きく操作性がいいので（むしろ操作性がいいと感じることが大事です）、パソコンでするほうがおすすめです。

「スマホでできる」は効率の上で、気をつけなければいけないこと。
スマホでできるにはできるけど……というものも多いです。

経理には支払いも含まれます。
サクッとすませたいものです。
スマホで、交通系IC、QRコードを使って決済すれば、経理の効率化にもなりますし、現金を使わなくてすみます。
現金を使わなければ、ATMに行く、ましてや並ぶ必要もありません。

 

タブレット

タブレットを経理で使う場面は、レジ。
レジが必要であれば、タブレットのレジを活用しましょう。
データで記録できるというのが大きなポイントです。

マウス

パソコンでは、マウスも欠かせません。
基本はキーボードで操作するとしても。
私は、トラックボールマウスを愛用しています。

 

ディスプレイ

ノートパソコンの場合、ディスプレイをつなぐと効率よく操作できます。
ただ、今や必須でもありません。
ノートパソコンの解像度も上がっているからです。

 

私はデスクトップでは、ディスプレイを3つ使っていますが、ノートパソコンはディスプレイにつなぎません。
手間もかかるので。

経理だから特別というわけではなく、その他の仕事の効率化にもつながる機器をそろえましょう。
次に、経理を効率化できるITツールをまとめてみます。

経理を効率化できるITツール（ソフト・アプリ）

Excel、Googleスプレッドシート

Excelでデータ入力、データ処理し、会計ソフトへ取り込むようにすると効率的です。

また、ブラウザで使え、より気軽に使えるスプレッドシートもあります。
経理はGoogleスプレッドシート。会計ソフトが嫌いな私のシンプル経理。

FastEver3

スマホでスキャン、メモをするときには、iPhoneのFastEver3を使っています。
起動も速く、さくっとスキャン、メモできるからです。
Androidだと、Evernoteウィジェットの簡易ノートを使います。

モバイルSuica

モバイルSuicaだと、交通費の履歴をデータで連動できます。
AndroidだとGooglePayになるのでできません。
経理効率化の観点から考えるとiPhoneのほうがいいということになります。

経理効率化ならiPhone。スマホをiPhoneに戻して楽になったこと。

Gmail

メールのやりとりは、検索機能に優れているGmailがおすすめです。
経理に必要なデータのやりとりにも使えます。

LightShot

スクリーンショットで、経理に関するデータを保存する場合、すばやく操作できるものがおすすめです。
Windowsなら、標準のものより、LightShot（フリーソフト）、Macは、標準の機能で使っています。

 

Dropbox

経理関係のデータが消えたら大変です。
バックアップとしてクラウドのDropboxを使いましょう。
お客様との経理データの共有にも使えます。

 

Evernote

すぐ見るもの、テキストのメモはクラウドのEvernoteに保存するのがおすすめです。
バックアップにもなります。

PayPay

スマホで経費になるものを買うのは、交通系ICよりもQRコード決済がおすすめです。
Paypayだとどこに払ったかがわかりますから。
パソコンでその履歴を見ることができないのが不便ですが。

WordPress

WordPressを使えば、ホームページ・ブログをつくることができ、カード決済のしくみもつくることができます。
お申し込み→自動返信→ご決済という流れをつくることができ、そのデータも記録できるのです。

動画　動画販売入門 – タイムコンサルティング オンラインショップ

Airレジ

タブレットレジの代表的なものです。

Excelマクロ、GAS、Python、RPA

各種プログラミングを使うとより効率化できます。
経理は毎日、毎月、毎年の繰り返しですので、プログラミングと相性がいいものです。

動画で学べ、添削もあります。
（週1回のペースで配信し、いつからでもスタートできます）
↓
Excelマクロ入門講座

新刊も発売しました。
ChatGPTプログラミング入門

Googleフォト

紙やパソコンの画面に表示されたものをデータにしたいとき、写真を撮りGoogleフォトに入れると、そのテキストデータをつくることができます。

ネットバンク

通帳だと記帳の手間、入力の手間がかかります。
ネットバンクにしましょう。
手数料がかかるとしても。

とはいえ、法人のメガバンクは法外に高いので、無料で使えるゆうちょ銀行がおすすめです。

Webゆうびん

どうしても郵送しなければいけないときは、Webゆうびんを使いましょう。
ブラウザで使えるサービスで、PDFをアップすると先方に紙で届けてくれます。

 

Adobe Acrobat 

ペーパーレスにはPDFの整理が欠かせません。
結合、並べ替え、削除などができるAdobe Acrobatがおすすめです。
月額1700円ほど。私はAdobeのその他のソフトと一緒に使えるAdobeCCで使っています。

Adobeマスター講座

e-Tax

国の税金関係のサービスであるe-Tax。
ダウンロードして使うもの（Windows版）とブラウザで使えるものがあり、納税であればどちらでもできます。
意外と使え、納税を効率化できるのです。

クレジットカード払いのサイトもあります。

 

その他

その他、会計ソフトは欠かせません。
Excelだけでは、厳しい部分があるので。

ただ、会計ソフトがあれば経理効率化になるというわけではありません。
かえって足をひっぱる場面も。
会計ソフトに頼り切らず、その他のツールも使っていきましょう。

・Excelにデータ入力して会計ソフトに取り込む
・会計ソフトからデータをExcelに変換して集計する、チェックする、グラフをつくる
といったことがおすすめです。

どの会計ソフトを使うか
・Windowsで使うなら弥生会計（個人はやよいの青色申告）かクラウド会計ソフト（freeeかマネーフォワード）
・Macならクラウド会計ソフト（freeeかマネーフォワード）
といったものがあります。
迷ったら、freeeがいいでしょうね。

税理士、経理担当者以外の方であれば、freeeのほうが合う可能性があります。
私もどちらかというとfreeeがいいです。
（嫌いなところも多いですけど）

確定申告までするなら、
・個人→会計ソフトの機能または国税庁の確定申告書コーナー
・法人→全力法人税
をおすすめします。

e-Tax確定申告でマイナンバーカードをスマホで読み込む方法

全力法人税がe-Tax、eLTAX対応。法人の申告書をネット提出、ネット納税する方法。

会計ソフト、税務ソフト以外は、経理のためだけというわけではなく、他の仕事にも使えます。
そこに注力して、仕事全体を効率化していきましょう。

経理は大事ですが、あくまで仕事の一部。
サクッとすませたいものです。

---

■編集後記
昨日は、寒い雨。
ただちょっと予定があったので、妻は有楽町、娘と私は秋葉原へ。
ヨドバシで店員さんに話を聞き、「あんまり変わらない」という意見でしたが、カメラ機材をえいやっと買いました。
（ヨドバシは在庫がなく、マップカメラで）

秋葉原で合流してランチ。

その後、自宅でオンラインの個別コンサルティングが2件。
ブログ、メニュー、インボイスなどについて。

終わってから娘と近所に出かけました。
プレゼントを買いに。

■1日1新→Kindle『1日1新』
ポムの樹

■娘(6歳）日記→Kindle『娘日記』・ Kindle『娘日記Ⅱ』
ランチ何にする？と聞いて選んだのは、オムライス屋。
200種類のオムライスがあり、ドリンクバー、味噌汁、アイスも。
娘はオムライスはもちろん、味噌汁、アイスも楽しんでいました。
当初は「雨で寒いから行かない」と言っていたのですが……。

Zoomの個別コンサルティングではお客様の娘さんお二人とも対面。
相変わらず初対面は苦手でもじもじ。
パパ似で。