先日、8月決算のお客様と決算の打ち合わせをしました。
締め切りのある決算業務をいかにスムーズに終わらせるかは、私の仕事で最も重要なものの1つです。

決算業務早期化の秘訣

法人の決算は通常年に1回行います。
原則として、その決算月から2か月後の末日が決算完了の期限＝税務申告書の提出期限です。

「2か月しかない」
「この2か月は毎年大変」
と思われるかもしれませんが、これは毎年決まっていることであり、昨日今日いわれることではありません。
いくらでも対策しようがあるのです。

決算が過ぎてからまとめてやろうとするから大変なわけで、

決算前からある程度分散しておけば、決算業務の早期化は十分可能です。

『「経理の仕組み」で実現する決算早期化の実務マニュアル』では、

「決算業務は決算日後にまとめて実施するものだ 」という考え方を捨てなければ、決算早期化の実現は難しいだろう

といっています。
本書は上場企業の決算業務早期化についてかかれています。
監査や作成書類が少ない中小企業ならなおさら計画的に早期化ができるはずです。

「締め切りのある仕事」の秘訣

決算業務に代表される「締め切りのある仕事」は次の3つが鍵です。

1　仕事の分散

まず、前述した仕事の分散が挙げられます。

決算であれば、日々少しずつ決算に向けての準備をします。

Excelなどでしくみを作ったり、毎月の仕事をきっちり終わらせたりすることが重要です。

事前に準備できることは意外に多いでしょう。

＜前倒し＞というよりも＜分散＞という言葉がしっくりきます。

 

 

2　ルーティン業務の圧縮

ルーティン業務は、毎日、毎週、毎月と決まった周期で行う業務です。
決算業務をやっている期間にもルーティン業務があります。
これらを圧縮しておかないと、決算業務がうまくすすみません。
たとえば、毎日2時間かかる仕事があった場合、決算から期限までの期間でも毎日2時間けずられるわけです。
これが毎日20分に縮められれば、より余裕ができるでしょう。

 

3　絶対的なスピード

仕事の絶対的なスピードは必要です。
日々の整理やITスキルアップは欠かせません。

 

仕事全般にいえること

上記3つは仕事全般にいえます。
仕事で重要なことは、「締め切りのない仕事」「急な仕事」にいかに対応できるかです。
「締め切りのある仕事」はむしろ対応しやすいものでしょう。

 

 

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【編集後記】

昨日、ひさしぶりに整骨院へ。
マッサージ、鍼、酸素カプセルとみっちりやってきました。
まだ本調子ではありませんが、週末の100kmマラソンに臨みます。