スムーズにペーパーレス化するための流れ

2012年8月20日

今、ペーパーレス化の原稿を書いています。
私の場合、紙で保管しているのは、領収書・請求書等、契約書くらいです。
あとはすべてPCのデータとして保管しています。
ペーパーレス化の流れを改めてまとめてみました。

1　紙を印刷しないようにする

ペーパーレス化にまず必要なのは紙を印刷しないようにすることです。
ただし、普通にやっていていは、「紙で印刷しないと仕事がやりにくい」「紙で出した方が速い」となってしまいます。
ディスプレイをもう1つつなげて活用するデュアルディスプレイ環境を作るのが第一です

もう1つのディスプレイにソフトの画面やPDF化した書類を表示できます。

これをやらないと、紙を印刷しない、つまりペーパーレスで仕事をするのは難しいでしょう。

次に考えるのは紙で保管しないようにすることです。
紙の書類で、スキャンが可能なものはすべてスキャンしてPC内に保管します。

高価な複合機は必要なく（他の用途で必要ならば別ですが）、安価な卓上タイプのスキャナーが必要となります。
自動紙送り機があり、複数枚をスキャンできるものがいいでしょう。
私はScansnapを使っています。

スキャンしたデータを整理することも欠かせません。
スキャンしてもどこにいったかわからないのであれば、「紙で保管した方がいい」ということになってしまいます。

スキャン保存になれてきたら、「これはスキャンすべきか」も考えてみましょう。
なんでもかんでもスキャンしていては、スキャンの手間もかかり、データも多くなってしまいます。

スキャンの次に考えるべきなのは、スキャンした紙をどう処分するか？ということです。
シュレッダーを使っていては、手間がかかりすぎます。誰かに頼むにしても、人件費がかかるでしょう。

スキャン後の紙の行き先を決めておかないと、

スキャン後のシュレッダーすべき紙がたまってくる
↓
めんどくさい、処理が追いつかない
↓
スキャンをやめる
↓
結局紙で保管

となってしまいます。

そこで私は、クロネコヤマトの機密文書リサイクルサービスを使っています。
段ボールに入れて、回収、溶解してもらうサービスで、1箱1,800円です。
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ペーパーレス化には
・印刷しない
・保管しない
・手間をかけない
の3つが必要となります。

【編集後記】
昨日は、北海道浜頓別町で、＜北オホーツク100kmマラソン＞でした。
結果は66kmでリタイア（関門通過タイムをオーバー）。
なかなか厳しいものです(^_^;)