「売上が増えてうれしいけど、めんどくさい事務が増える」を解決するには

独立後、売上が増えるのは、うれしいけど、それにともなって事務が増えるもの。
どうやって解決するかについて書いてみました。

※事務を楽しく　by　Nikon Z f+24-120mm F4

事務を人に頼む

通常、売上が増えると、それに伴って仕事が増えます。
・連絡する
・請求書を出す
・入金を確認する
などなど。

売上に対応する仕入があれば、その仕入に関しても事務は増えるものです。

売上が増えてうれしいけど、事務も増えて時間がなくなるということもありえます。

そういったことを解決する一般的な方法は、人に頼むこと。
雇う、外注するなど、人に頼むことも考えざるを得なくなります。
ただ、そうしてしまうと、当然お金も出ていきますし、また別の事務も増えてしまうのです。

・連絡する
・請求書を受け取る
・払う
ということもありえますから。

人を雇うと、手続きも必要ですし、勤怠管理もありますし、給料を払うという事務も増えます。
そして、辞めたら……。

外注する場合も意外と同じで、任せっぱなしというのはなかなか難しいものです。
その外注している人が「忙しくなる」ということもありますし、連絡がとれなくなることも。
そうなってしまうと、また増えた事務を自分でやるか、頼める人を探すしかありません。

じゃあ、最初から自分で事務をするのも当然、選択肢です。

事務を効率化する

人を雇わない、外注しないと決めれば、あとは自分が効率化するしかありません。
たとえば、請求書をいかにスムーズにつくるか。

請求書ソフトを入れればいいわけでもありません。
使いにくいものが多いですから。

某なんたら明細とか、某バクなんたらは、無駄に高いです。
あれだけ広告使っていますからね。

私はExcelマクロでつくっていて、PDFでお送りしています。
紙で送ると、事務が増えますから。
お互い。
売上が多少増えても、なんとでもなります。

受け取りをカードまたは振込にしているのも、お互いの事務を減らすためです。

その他、
・仕事をはじめるのに書類を手書きしてもらう
・確認がなんどもある
・やりとりのステップが多すぎる
・無駄に同じことを繰り返す
・打ち合わせることが多すぎる
・形だけの手続きが多い
などなど気をつけましょう。

「念のため」「なんかあったら」「一応」などが無駄な事務を生みます。

連絡に電話を使わないのも事務を効率化するため。
電話をかける→出ることができない→かけなおす、または、かけていただく
という不毛なやりとり。

売上が増えて、電話が増えるなんてことは避けましょう。
ただし、メールやチャットも増えると手間がかかるもの。
効率化にも限界があります。

事務がそもそも増えない工夫もしていきましょう。

事務が増えない仕事をする

売上を増やしても事務が増えないということもあります。
人に頼まず、効率化せずとも。

事務が増えない仕事、事務が増えにくい仕事もあります。
たとえば、出版。
売上が増えても、事務は増えません。
厳密には、重版となったときに修正点があれば、それをチェックして連絡することはありますが。

動画販売は自動化していれば、事務は増えません。
動画をカード決済でお買い求めいただく→自動返信メールで動画をお送りする
というしくみだからです。

ブログ、YouTube、Kindle売上も事務が増えません。
請求書も出しませんからね。

単発の個別コンサルティングも事務はそう増えません。
日程調整やお礼メールなどはありますが。

その仕事、事務が増えるかどうか、どのくらいの時間がプラスアルファかかるか。
メニューにするときに設計しておきたいものです。
そうしておかないと、売上は増やしたいけど時間がないという状況になります。
ひとりだとすぐにその限界が来るものです。

その「限界」とは時間。
時間が無駄に減らなければ、売上＝お金は増やしてもいいのです。
ひとりだから売上を増やしてはいけないというわけではありません。

そのためには、売上に応じて増える事務（仕事）をなんとかしましょう。

 

 

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■編集後記
昨日は、終日自宅に。
9:30、10:30とZoom個別コンサルティング。
週刊メルマガ読者限定です。
13:00からZoom個別コンサルティング。
法人の決算のサポートを。
当初、Zoomトラブルがありましたが、Facebookで連絡をとりつつ、解決できました。

19:00から週刊メルマガ読者限定のZoom個別コンサルティング。
いろいろとお話できてよかったです。

その後、空の軌跡SCは最終章に。

■1日1新→Kindle『1日1新』
マリオットボンヴォイカード設定
りそな銀行通帳テキスト化
Zoom4つ

■娘(7歳）日記→Kindle『娘日記』・ Kindle『娘日記Ⅱ』
最近、早起きしてその日のワーク（こどもちゃれんじ）をするように。
いいことです。
パパの影響はあるのかどうかわかりませんが。