Excelでフォーマットを作るときには、紙の時代と切り離して柔軟に考えることをおすすめします。

 

紙のフォーマットにとらわれない

以前は紙でやっていた仕事を、Excelでやろうとするときには紙の時代を切り離さなければいけません。
たとえば、紙の現金出納帳はこんな感じでした。

これを忠実にExcelで表現することはできます。
ただ、Excelならではの機能、紙にはない特色を活かすには、考え方を切り替えなければいけません。

 

 

Excelでフォーマットを作るときに確認すべきこと

Excelは手書きを清書するためのものではありません。
改めて定義するならば、［データ］です。
［データ］は加工できます。
手書きの紙の資料は加工できません。
加工できれば、集計したり、再利用することができます。

データは加工できますので、柔軟なフォーマットにできます。

紙の時代と切り離して考えるために、次のようなことを確認してみましょう。
・ヘッダー、フッターは必要か？
・色は必要か？
・プリントアウトは必要か？
・データとして加工できるか？
・無駄な空白がないか？
・無駄なセルの結合はないか？
・入力が楽になるしくみか？
・入力エラーを減らす工夫があるか？

 

 

Excelの現金出納帳

たとえば、現金出納帳ならば、Excelでは次のように作ります。

ヘッダー（タイトル「現金出納帳」）は特に必要ありませんし、プリントアウトしないのであれば罫線もいりません。
入力順も自由にできます。

 

自動的にフォーマットを整えてくれる［テーブル］機能を使っています。
簡単！きれい！ミスが減る！ 何かと便利なExcelの［テーブル］ » EX-IT

 

 

 

 

シートやファイルを分ける必要もありませんので、1枚のシートで入力していきます。
こうすると月の繰越の際にも便利です。

さらに、右側に数式で別のフォーマットを作ります。
この部分は、会計ソフトへ取り込むためのものです。

その他
・入力内容から勘定科目を自動的に追加
・勘定科目から消費税区分（課税かそうでないかなど）を追加
・曜日を自動的に表示
・一度入力した「支払先」「摘要」を表示
などといった特色があります。

紙の時代にはなかったものです。
自由に作ってみましょう。

今や紙の時代を知らない世代もいるんでしょうね(^_^;)

 

 

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【編集後記】

iPhone5が発表されました。
aUの16GBブラックを買う予定です。
当面のミッションはきっちり予約をすることと買い替えるまでiPhone4Sを割らないようにすることですね(^_^;)