ここ数年、効果があった5つの繁忙期対策

繁忙期といえどもあきらめずにスムーズに仕事をこなしたいものです。
私がやっている5つの繁忙期対策をまとめてみました

繁忙期の種類

繁忙期といっても2つの種類があると思っています。
1つは、対策ができる繁忙期、もう1つは対策ができない繁忙期です。
私の仕事である税理士業務は前者に該当します。
一方で、小売業で年末年始にお客さんが殺到する場合などは、対策できることも限られるでしょう。
それでもオペレーション、業務フローを見直すなどやれることはあります。

今回は対策可能な繁忙期について書いています。

 

 

繁忙期対策

税理士業界は12月の年末調整から3月の確定申告、場合によっては5月の3月決算会社の決算・申告まで繁忙期を迎えます。
私が主にやっている対策は次の5つです。

1　分散

仕事の前倒しと言っても限りがあります。
データや資料がそろわないと着手できない仕事も多いですし、無理に着手しても結局は二度手間になることも多いです。
それでも私は業務を＜分散＞させることを意識しています。
データや資料を早めに受け取る、できるところから手をつけるなどで、業務の期間に余裕を持たせます。
年末調整だと、10月中旬から準備をはじめ、12月中旬まで時間をとっています。
通常は12月に入って一気にやるケースが多いのですが、負担もかかりますし、ミスの可能性も高くなるからです。

 

2　整理

繁忙期に使うファイルやデータを前もって整理します。

繁忙期にはデータや書類が多くなり、そのためのロスも増えます。
きちんとデータや書類を整理しておくことも重要です。

やるべきタスクのリストを準備しておきましょう。

まずは仕事量を把握することからやらなければ計画も立てられません。

3　スキルアップ

繁忙期にはやはりスピードが求められます。
単純にスピードがあれば、楽に乗り越えられることも多いです。
昨年は私もマクロセミナーに参加して、スキルアップさせました。
一昨年はタスク管理、仕事術のセミナーに参加し、繁忙期に備えています。

スキルアップは繁忙期前に限らず常にやるべきことですけどね。
うちのセミナーも是非ご活用ください(^^)

 

4　仕事量をコントロール

経営者やフリーランスにしかできないことですが、仕事量をコントロールすることも重要でしょう。
もちろん、来た仕事を断ることは勇気がいりますが、仕事の質を落としては意味がありません。
繁忙期には通常の仕事もあります。税理士だと顧問契約のお客様です。
仕事が増えすぎて、通常の仕事に手が回らなくなることは避けなければいけません。
繁忙期に合わせて人を雇うという方法もあるんでしょうけどね。

 

5　前回の反省・改善

最後に挙げるのは前回の反省・改善です。
前回の繁忙期の際に、反省すべき点やよかった点を記録しています。
これを繁忙期に入る前に見返すと、非常に効果的です。

通常は記録していないと思いますので、繁忙期前に前回のデータや書類を見て思い出したことをメモ書きするだけでも効果があります。

前回はブログにも書いていました(^^;)
このほかにも自分なりのメモがあります。
税理士の繁忙期「確定申告期」に備えて工夫した8つのこと　2012バージョン » EX-IT

 

 

 

 

いくら対策していても、イレギュラーは発生しますし、それなりに負担はかかるものです。
それでも対策をしておけば、いくらか楽になるでしょう。
重要なことは、「繁忙期だから」「忙しい時期だから」という言葉ですませないことです。

 

 

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【編集後記】

先週提出する予定だった書籍の原稿、ようやく昨日提出できました。
まだまだ詰めなければいけない部分も多いのですが、いったん編集者さんに見ていただきます。