タスク管理も日々改善が必要

2012年10月18日

タスク管理の精度を高めるために、実験的に入れるタスクがあります。
最近は結構多くのタスクを実験的に入れています。
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タスク管理は改善が必要

タスク管理では、仕事上でやるべきこと・やりたいことをリストにして、実行したらチェックします。
私はExcelを使い、見積時間、実施時間まで管理しています。

このタスク管理も日々改善が必要です。
やっているうちに、これはタスクに入れた方がいい、入れなくてもいいというのがわかってきますので、それをすぐに反映させます。

仕事のやり方は日々変わっていくものだと思っています。
同じ仕事でも、やり方を変えると、効率がよくなったり、やりやすくなったりするからです。

「今の仕事のやり方がベストかどうか」を常に考えています。

やり方を変えると当然タスクも変わります。
タスクの変化には「増やす」と「減らす」の2つがあります。

「増やす」には、新たに取り入れた方が仕事がスムーズになる、習慣づけた方がいい場合、「減らす」は、仕事の改善により、そのタスクをする必要がなくなった場合です。

今回は、「増やす」方のタスクを挙げてみます。
最近増やしたタスクとその内容は次のとおりです。

朝起きたときに、メール、Facebook、Twitter、RSSなどをチェックしています。
以前からやっていたのですが、タスクにしていませんでした。
朝最初にやるタスクの前にさらっと見ていたので、タスク管理外だったわけです。

最近、夜ネットをみない習慣を試しているため、このネットチェックの量が増え、時間も増えていました。
4時に起きたのに、仕事をスタートするのが4時38分とかになっていたわけです。
これでは意味がないために、毎日のタスクにして、時間も管理するようにしました。

通常のメールは、Gmailを使っています。

要返信のメールだけを受信トレイに残していますので、「どのメールを返していないか」が一目でわかるようにしています。
今は5通あります。
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最近はFacebookメッセージも増えてきました。
このFacebookメッセージは未読・既読の区別だけで、既読で要返信というのが一目でわかるようにできないのです。
そのため、返信もれが結構あります。
これを防ぐために1日1回Facebookメッセージをチェックするタスクを入れました。

上記とは別に、Gmail上でも新しいメールの運用を試しています。
これもちょっと不具合が生じたので、1日1回チェックするタスクを入れています。
まだまだ実験中です。

ここ最近だとネット、メール関係での習慣を実験的に導入しています。
それにあわせてタスク管理を変えているというわけです。

【編集後記】

昨日は終日ミーティング。
税理士スキル、Excelスキルもフルに使いました(^^;)
お客様に新たな事業展開があり、うれしい限りです。