Excelで業務効率化しようと思ったときの8つのチェックポイント

2013年7月10日

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「Excelって便利そうだけど、どうやって業務に組み込めばいいかわからない」という声をよく聞きます。
Excelで業務効率化するためのチェックポイントをまとめてみました。
Excel

1 1　電卓を使っていないか？
2 2　PC上の数字を入力していないか？
3 3　ムダにファイルを増やしていないか？
4 4　ムダにシートを増やしていないか？
5 5　罫線や色にこだわりすぎていないか？
6 6　ダブってやっていないか？
7 7　規則正しいデータにしているか
8 8　重要スキルを知っているか？

1　電卓を使っていないか？

「電卓で計算してExcelで入力する」
これをやっているのならば、即やめましょう。
Excel上で計算する方法を考えるべきです。

電卓は検算程度には使ってもいいのですが、電卓を使っているといつまでたってもExcelの腕が伸びません。

2　PC上の数字を入力していないか？

PC上の数字、例えば、Excelにある数字、インターネットブラウザにある数字、売上管理システムにある数字をみながら入力していないでしょうか。
これらの数字をExcelでうまく利用できれば、楽になります。

重要なのはデータのシートと資料のシートをわけることです。

次の画像は、同じファイルで、左側にはデータ、右側には資料が表示されています。
数式で連動（理想を言えばVLOOKUP関数、慣れてなければ「＝」で十分な場合もあります）すれば、毎年、毎月、毎週、毎日、左側のデータを入れ替えるだけで資料ができあがります。
ここでは、会計ソフトからP/Lのデータを貼り付けて、説明資料を瞬時に作っています。
スクリーンショット 2013 07 10 8 53 22

3　ムダにファイルを増やしていないか？

業務の流れにそって、どのファイルを使っているかを整理しましょう。
ファイルが多すぎると、開く手間もかかりますし、連動も難しくなります。
一緒にできるファイルは一緒にして、ファイル数を減らすことを考えてみてください。

私の場合、1年分のファイルは原則1つのシートにまとめています。
ファイルを増やすと、検索にもひっかかりにくくなります。

フォルダも極力必要最低限にしましょう。
こういうセミナーもやります。

■7/30 Windowsを10倍使いこなすためのPC片づけセミナー

https://www.ex-it-blog.com/pcclean/

4　ムダにシートを増やしていないか？

ファイルをへらしつつ、シートも減らしていきましょう。
シートには名前をきちんとつけ、ムダなシートは削除します。
・月別にシートを分ける必要があるのか？
・項目別にシートを分ける必要があるのか？
は、常に考えておくべきことです。
Excelは複数シートにまたがる処理を苦手とします。
できたとしても非常に複雑になってしまいます。

シートを1枚にする設定をやっておくと便利です。
無駄なシートをなくす！　Excelのシート枚数を1枚に設定する方法 | EX-IT

5　罫線や色にこだわりすぎていないか？

罫線や色にこだわりすぎると、時間がかかってしまいます。
画面上でみるならば、計算がなくてもセルの枠で十分です。
上記2のように、しくみ化できていれば、こだわってもいいのですが、毎回毎回、罫線を引く、色を塗るというのはやめましょう。

6　ダブってやっていないか？

会社内、部署内、ときにはお客様と、同じことをダブってやっていないかチェックしましょう。
営業でデータを入力し、経理でも同じデータを入力、又はその逆のケースも非常に多く見受けられます。
データをもらえばすむことも多いです。
まだまだ「紙で渡さないと失礼」「プリントアウトしないとダメ」という認識も多いため、「データで欲しい」旨をきちんと伝える必要があります。

7　規則正しいデータにしているか

Excelで効率化する際に、イレギュラーなデータがあると苦戦します。
例えば、前の月は、A列にあったものが、今月はB列にあると、きれいにしくみ化できません。
毎月、毎日のデータが、一定のルールに沿っているか確認しましょう。
今は役に立たなくても、今後スキルを身につけていくにつれて、効果が出てきます。