9/14（土）にタスク管理塾を開催します。

息が詰まらないタスク管理をするために

「タスク管理」というと、
・大変そう
・息が詰まりそう
・余計疲れそう
というイメージがあります。

仕事を楽にスムーズにこなすためのタスク管理のはずが、かえって苦しんでいる方も多いように思います。

息が詰まらないタスク管理をするには、次のようなことに気をつけてみてはいかがでしょうか？

 

 

1　すべてをタスク管理しない

1日24時間又は仕事をしている8時間〜10時間をすべて管理していては息が詰まります。
もし他人から終日管理されていたら嫌なはずです。
たとえば、17時までの勤務だったら、16時までタスク管理をして、あとは予備にします。
あくまで16時までに終わらせるつもりでやるのですが、予備があるとちょっと気が楽になるのです。
冒頭の、グラフは、私の今日のタスク管理です。夜は予定、タスクを入れていません。
（昨日遅かったので、今朝は起床も遅くしました）
かといって遊ぶわけでもなく、なにかしらやるのですが、この空白がないとタスクリストを見るだけで息が詰まってしまいますし、お客様からのメールや問い合わせにも答えられません。

「1日のうち思い通りにできる時間は限られている」ことを認識し、あらかじめ時間は制限しておくべきです。

今日やらなければいけないことを計画して今日のうちにやっておくことだけを考えています。

 

2　タスクにする前に考える

タスク管理の目標は、「やるべきことを、一定以上の水準で、締め切りまでにやる」ことです。
次から次に出てくるタスクをどんどんこなすことではありません。
タスクが増えつづけると、キリがありませんし、いつまでたっても仕事は楽にならないでしょう。
タスクリストに入れる前に、「これはやるべきか」「もっと短縮できないか」を考えるべきです。
究極的にはタスクをなくしていけば、タスク管理は楽になります。

やめる、効率化するとセットで考えなければタスク管理は楽になりません。

 

3　ルールを決める

タスク管理をする上で、厳格なルールを決めています。
ルールがあると、余計に息が詰まりそうと思われるかもしれませんが、逆です。

道路は信号があるから混乱しません。信号というルールがなければ安心して歩けないでしょう。

タスク管理で、次のようなことをルール化しています。

・タスクを思いついたら、iPhoneでメモ、翌日にPCのEvernoteからタスクリストへ
・朝やること（タスク管理、会計、ファイル整理、情報整理など）は必ずやる
・タスク管理の邪魔になることを排除する
・タスクをやるタイミングを決める
・PCで仕事をするときは、必ずタスク管理をする

代表的なものを3つあげてみました。
タスク管理塾では、私が日々磨き上げたタスク管理のノウハウや気をつけるべき点をお伝えするセミナーです。
今回からは、PCを持ってきていただき（レンタルPCもあります）、ワークをしたり、ツールを実際に使っていただいたりする時間もあります。

セミナーでは鬼門である土曜日の午前中（9時）からの開催です。
タスク管理、時間を有効に使いたい、楽に仕事をしたいという方なら、休日の朝に活動するのは悪くないと思います。
ご興味ある方はぜひご参加ください。

https://www.ex-it-blog.com/task/

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【編集後記】
昨日の夜は、19:00〜21:30くらいまで皇居ラン20km。
初フルマラソンを控えているメンバー含めて友人11人で。
夜だと、なんとか走りやすい時期になってきました。
次回は、お台場〜ディズニーランドの30kmコースを走ります。