税理士・フリーランス・東京都・40歳・♂がやっている効率的な経理

毎月1日（原則平日に）は、自分の数字をまとめています。
経理効率化のノウハウを伝える立場、税理士として当然やるべきことです。
どのように経理をしているかを解説します。

※数字は架空のものです。

 

経理は効率・改善すべき

経理業務はめんどくさく、ついつい後回しにされてしまいます。
しかし、数字で評価し、判断することは欠かせません。
特にフリーランスは、経営基盤も弱く売上も安定しないため、必須なのです。
うちも例外ではありません。

ただ、経理に時間をかけていては意味がないのです。
経理は売上を生みませんからね。
できる限り効率化し、改善し続けるべきなのです。

 

こつこつやった方が楽

経理は、ためるとつらいです。
こつこつやるのが一番楽であり、記憶が薄れないうちに処理できます。
なによりも、数字で判断するには、リアルタイムの数字が必要なのです。

1ヶ月前、2ヶ月前の数字は役に立ちません。
今の数字、これからの数字が大事です。

こつこつ日々やっておくことがリアルタイムの数字の把握に役立ちます。
正確さは二の次。スピードが命です。

 

私の経理の方法

以上のような考えから、税理士顧問、コンサルのお客様のほか、セミナー、書籍、ブログなどで経理効率化のノウハウを伝えています。
自分がやっていないと、自分の経理も改善していかないとかっこわるいです。

私自身、経理が嫌いですし、会計ソフトの操作性やデザインが嫌いですし、電卓苦手ですし、めんどくさがりですし、紙の整理ができません。
だからこそ、できるだけ楽な方法を日々考えています。

 

○3種類の経理

前提として、私の3種類の経理をやっています。
家計簿（プライベート）、税理士事務所（個人事業主）、会社の3つです。
このため通常の会計ソフトは昔から使っていません。
Excelですべて処理しています。

正確には今年から100％Excelです。
昨年まではExcelに入力し、集計・管理したものを税務申告用に会計ソフトへ取り込んでいました。
このしくみもExcelでできるようにしたため、今年からは会計ソフトを完全に捨てています。
お客様の処理も含めてです。
コンサル案件では会計ソフトfreeeを使っています。
単発コンサルでは、それ以降のメンテナンスや改善が反映できないからです。
こういった総勘定元帳というものをマクロで作っています。
これを作らなければいけないのでExcelだけで経理というのは敷居が高いのです。

 

○経理の流れ

経理の流れは次のとおりです。

 

毎日やること、毎月やることがあり、メインのExcelファイルへ集約していきます。

 

○現金、カード、Suica

現金、カード、Suicaで払ったものは領収書又はレシートを必ずもらい、領収書・レシートがでないものはその場でメモします。
翌朝、レシートを財布からだし、Excelへ入力するのがマイルールです。
レシートを読み込むアプリも便利なのですが、最終的にはExcelに集約し、3つに分ける必要があるので入力しています。

入力した後、マクロ・関数で集計し、現金やカードの残高、経費の残高がひとめでわかるしくみです。
家計、税理士事務所、会社ごとにも集計できます。
※数字はランダムに発生されている架空のものです

 

○レシートの処理

レシートのうち家計のものは捨て、それ以外は紙に貼っています。
15枚くらいの白紙をファイリングしているものです。
裏表で月にだいたい1枚、その他は予備＆医療費用にしています。

カードは明細があるのですが、明細がくるのは非常に遅いです。
（ネットで比較的早くに確認できますが）
現金は処理、カードは明細で・・・と処理を分けるのは効率が悪く、カード払いでレシートをもらって、処理を標準化すると楽です。
そもそもカード払いでもレシート・領収書は必要ですけどね。
（カード明細書はカード会社が発行するため。レシート、領収書は支払いを受けた側が発行するもの）

ネット上で決済したものでAmazon以外は、Everrnoteにメモし、翌日同じように処理します。

毎日の処理時間は、5，6分ってところです。
記憶も新しいし、ためてやるよりも速いでしょう。何よりもすっきりします。

現金は財布に300円残して、残りはコインカウンターに入れます。
（月に1回、まとめてATMに入れに行きます）
じゃらじゃら財布にコインをいれておきたくないからです。
300円しかないことがわかっているので、レジでもすばやく判断できます。

最後に財布の現金と、Excelに記録した現金を一致させて完了です。
ざっと数字を確認します。

 

○預金

預金はプライベート、ビジネス含めてネットバンクしか使いません。
ネットバンクでないと、手入力しなければいけないからです。

法人は手数料がかかるので住信SBIネット、ゆうちょを使っています。
預金を連動できるfreeeは非常に便利なのですが、私の場合は使えません。
個人と法人で同じ銀行に口座があるからです。
複数口座には現時点では対応していません。

マネーフォワードだと両方とも取り込めますが、どちらがどの口座がわからず処理が大変です。

ネットバンクからコピーしてExcelに貼り付け、関数・マクロで処理しています。

これをやるのは月1回です。
月初に残高を確認し、振替をすることもあります。
その他、クレジットカード決済に使っているPaypalも同様の処理です。

 

○Amazon

Amazonはマネーフォワードの取込を使っています。
本を中心に大量（11月は88点）の商品を買うので、取込は非常に便利です。
Amazonの経理処理に便利!Amazon履歴をExcelに変換できるマネーフォワード | EX-IT

 

 

 

 

取り込まれたデータをExcelに変換して使っています。

freeeにも取込機能はありますが、なぜかエラーで取り込めないのです。

 

○売上→請求書

売上データの入力、請求書発行は自作のExcelでやっています。

「税理士は顧問料なんだから請求書出さなくていいのでは？」

とよくきかれるのですが、あえて出しています。
契約していれば、請求書を出さなくても毎月同じ額を振り込んでいただくことは可能なのですが、経理の流れ上、請求書がない支払いは管理しづらく、めんどくさいです。

また、顧問料の他にも、コンサル、講演など請求書を出す場面はたくさんあります。
むしろそういった場面を増やすようにしているのです。

請求書発行を自分でやっていればその効率化ノウハウを伝えることもできます。

新規にご契約いただいた請求書システムも今作っています。

印刷、封入、郵送は、misocaです。
ネットで請求書を作成・郵送できるmisoca。8つのいい点・8つの気になる点 | EX-IT

 

 

 

売上を入力して

マクロでmisoca取り込み用データに変換し、取り込んでいます。

 

その後売上データをExcel会計に集約しているのです。
この処理も月初に必ずやりますが、misocaを導入してから発行のタイミングを変えています。
misocaは翌営業日に発送されるので、今回は、11/28に手続きをし、11/29に発送するようにしました。
これで11/30又は12/2についているはずです。

請求書発行は原則月1回しかやりません。
その都度発行していると経理も煩雑になるからです。
同様に、経費の支払（振込）も原則月1回しかやりません。

 

ーーーまとめーーー
毎日5，6分なので月に150分、毎月1回の処理がだいたい60分くらい。
経理にかかるのは、月に210分ってところですね。
毎日の処理は1、2分で終わることも多いので、もっと少ないイメージです。

月に1回集計した後、
・反省
・今後の展望
・決算時にどのくらいの数字になるか
・納税はどのくらいになるか
・資金繰りはどうなるか、つぶれないか
などもやります。

毎月やっておくと決算も楽です。
確定申告も毎年最速で終わらせます。個人なら1月2日に終了予定です（1月1日はこの2年、山手線1周ランをやっているため。今年は年内やる予定）。

私自身、規模も小さく、内容もシンプルなので経理が楽な部分もあります。
これ、逆に考えると、「経理がシンプルになるようなビジネス」をするというのもまた真なりです。
現金でもらわない、在庫をもたない、件数を減らす、固定費をかけない、単発と継続のバランスなどビジネスをシンプルにすると経理もシンプルになります。

こういったノウハウをまとめたExcelマクロ本が、前回断ったものです。
今、原稿だけういています(^^;)
仕事を断る義務。仕事を断らなくていいようにする工夫 | EX-IT

 

 

 

 

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【編集後記】
昨日は横浜マラソン。山下公園近くを10km走るレースです。
いまや10kmは短距離。
思い切って走るのでやはりつらいですね。
なんとか、自己ベストを更新、目標の45分をきり、44分53秒(^^)/
ニューシューズの感触もよく、来週のフルマラソンに向けていい調整ができました。