ひとりでも1台のPCでもDropboxを使い続けるメリット＆よくある質問

ひとりで1台のPCを使うときもDropboxは便利です。
私が使い続けている理由をまとめました。

 

Dropboxの一般的な使い方

Dropboxの一般的な使い方は、データ共有です。
複数のPCでデータを同じものにすることができます。
（「同期」といいます）

・自宅PCと会社PC
・デスクトップPCとノートPC（持ち歩き用PC）
・東京オフィスのPCと大阪オフィスのPC
・PCとスマホ
・PCとタブレット
など、様々な組み合わせがあるでしょう。

流れを解説すると次のようになります。
自宅PCでファイルAを作る（又は編集する）し、自宅PCがネットにつながっていれば、

ネット上のDropboxにもファイルAが作成され、

会社PCがネットにつなげれば、会社PCにもファイルAができるというしくみです。

ファイルAは、ネット上にも、自宅PCにも、会社PCにも存在します。

複数のPCでファイルを共有するのが、一般的な使い方です。

 

 

私がDropboxを使い続ける理由

私の場合、常に持ち歩いているMacBookPro 15インチ RetinaDisplayモデルをメインに使い、自宅でも、オフィスでも、外でも、お客様先でも、このPCを使っています。
オフィスにもデスクトップのiMac、サブPCとして、VAIOを持っていますが、使用頻度は低いです。

こういった場合、「複数PCでデータ共有できる」というDropboxもメリットは少ないように思えます。
（iMacやVAIOを開きネットにつなぐと、メインPCと同じ状態にできるのは便利です）
それでも、Dropboxを使い続けるのは、他にも多大なメリットがあるからです。
次の6つのメリットを感じています。

1　バックアップ

ネット上のDropboxにファイルを保存できるため、それがバックアップになります。

何も特別なソフトを入れなくても、高価なサーバーを入れなくても、常にバックアップされるのです。

2　履歴を復元

Dropboxはファイルの変更履歴を管理してくれます。
もし、間違って上書きしてしまったり、削除してゴミ箱からも消してしまったりしたときも、復元できるのです。

このファイルだと、5/22までさかのぼれます。

ゴミ箱からも削除しちゃったファイルを、ネット上のDropboxから救出する方法 | EX-IT

 

 

 

 

 

3　Dropboxへのリンクを共有

Dropboxにあるファイルへのリンクを共有できます。
相手がDropboxを使ってなくても使えるのが便利です。

ブログに貼ったり、Facebookに貼ったり、LINEに貼ったり、メールに貼ったりすることができ、LINEやメールに大きなファイルを添付しなくてもすみます。
Dropbox内のファイルをリンクでかんたんに共有する方法［最新版］ | EX-IT

 

 

 

 

 

 

4　お客様とデータ共有

お客様とデータ共有が可能です。
メールでデータをやりとりすると、ダウンロード・保存がめんどくさく、変更が反映されないこともあります。
毎回、メール送信しなくても、私がDropboxのファイルにアクセスすれば、常に最新の処理状況、数字を確認できるのです。

5　iPadへデータを移す

iPadにデータ（主にPDF）移すときにもDropboxが便利です。
（ケーブルで移す方法もありますが）

iPadをネットにつないで、ファイルを開けば簡単にデータを取り出せます。
たとえば、書籍の原稿PDFをiPadでチェックし、それを再度Dropboxに保存して、そのリンクを編集者さんにメールする、又はDropboxで共有しています。
iPadで、PCファイルを開く方法ーiTunes、Dropbox、GoodReader、UPADー | EX-IT

 

 

 

 

6　PC買い換え時に楽

Dropboxを使っていれば、PC買い換え時にも便利です。
新しいPCを買ってきて、ネット上のDropboxにつなげば、これまでと同じ状態にすることができます。
データ量によって時間はかかりますが、一晩おいておけば十分です。

 

よくある質問「Evernoteとの使い分け」など

Dropboxについてよくある質問を上げておきます。

セキュリティは大丈夫？

100％大丈夫とはいえませんが、それは紙の資料やサーバーも同じです。
危険さで言うと、送信側と受信側双方で気をつけなければいけないメールやFAXの方が危ないでしょう。
より安全に使うために2段階認証を使う、PCやスマホ、タブレット（Dropboxを使っている機器すべて）のパスワードの設定は必ずやりましょう。
セキュリティをさらに強化!Dropboxの2段階認証をやっておきましょう | EX-IT

 

 

 

 

運用で気をつけることは？

データを同期するときは通信量が増えます。
自分が何もしてなくても、ファイルを共有している相手が、ファイル追加・編集・削除をすると、こちらもファイル追加・編集・削除という処理がされるのです。
外出時にテザリングで仕事をしているときは注意しましょう。
7GBという制限があるので、もったいないのです。

私はテザリング時は、Dropboxの同期をオフにしています。
Dropboxアイコンを右クリックして、［同期を一時停止］にしておきましょう。

同時に編集したらどうなる？

Dropboxの最大の弱点は、同時編集できないことです。
（それを補うだけの魅力も多いわけですが）

共有しているファイルを同時に編集する、又は、一方がファイルを開きっぱなしにしていると、ファイルが複製されてしまいます。

こういった場合は、元のファイルを削除し、複製されたファイルの名称を変更しましょう。

容量は大丈夫？

Dropboxは、2GBまで無料、100GBまでが月1,200円、年払いだと12,000円です。
通常なら、2GBで十分でしょうが、仕事で本格的に使うなら、100GBプランにしておくべきでしょう。

こちらのリンクをクリックすると、0.5GBのボーナスがつきます。
（私にもボーナスがつくのでありがたいです）
https://db.tt/dtXabtdo

Dropboxで気をつけたいことは、写真や動画、音楽を入れないこと。これらのファイルは容量が大きいので、Dropboxの容量への負担も大きくなり、同期時間もふえてしまいます。
私は、写真、動画、音楽を一切入れていません。今のところ、23GBほどです。

Evernoteとの使い分けは？

同じようなサービスにEvernoteがありますが、私は両方とも使い、使い分けています。

・Dropboxへ入れるもの
ファイル（Excel、Word、PDF、keynote、会計ファイルなど）
なかなかクラウド化しない弥生会計をDropboxで勝手にクラウド化する方法 | EX-IT

 

 

・Evernoteへ入れるもの
テキストの情報、写真メモ、PDF（1枚程度）
iPhoneでみるような写真メモ、PDFに限って入れていますが、基本は、Dropboxにファイル、Evernoteにメモです。
メモを一覧できるのが、Evernoteのいいところです。

先日のシンガポールに関するメモ

引越に関するメモ

ブログネタのメモ

などいったように使っています。
ファイルだとこのような使い方ができません。
フォルダにいれたとしても、一覧性に欠けます。

DropboxもEvernoteもまだ使ってない方はぜひ使ってみてください。

■データ共有・バックアップにDropbox | EX-IT

■Evernoteと情報整理術 | EX-IT

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【編集後記】

昨日は、朝から千葉県匝瑳市のマイ田んぼに向かって、田んぼの草取りをし、

大豆を植え、

その後、3時間ほどかけて、勝浦の方へ。
宿泊して、翌日のスイムレースに出ます。

【1日1新】
※詳細は→「1日1新」

大豆植え
八日市場駅→上総興津駅