仕事の総量を把握すれば時間管理は楽になる

2014年8月18日

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時間管理をするには、仕事の総量を把握することが欠かせません。
※フリーランス、ひとり社長向けの記事です

1 仕事の量がわかってから時間管理が楽になった
2 まずは書き出す
3 仕事をこなせる≪理想の時間≫は思ったより少ない

仕事の量がわかってから時間管理が楽になった

現状、私自身の仕事量をおおむね把握しています。
書籍執筆は、正直時間が読めない部分もありますが、それでもそれ以外の仕事量、つまりどのくらい時間がかかるか、必要かを日々チェックしているのです。

こういった考え方をするようになったのは、独立後3年半くらいたったころでした。
仕事量を把握しておかないと、
・いつまでたっても仕事が終わらない気がする
・仕事をしていないと落ち着かない
・なんとなく不安だから目の前の仕事をやり続ける
などといったことが起きてしまいます。

そのころの私は、「仕事の在庫をゼロにする」ことを目指していました。
仕事量ゼロの状態です。
しかし、これを目指してしまうとかえってつらいことがわかりました。
仕事は次から次へと生まれますし、むしろ作り出すものです。
ゼロになることは決してありません。

ゼロにせず、かつ、キャパオーバーにならないようにコントロールするという考え方をした方が楽です。
そのためにも「今、そして3ヶ月程度先まで、どのくらいの仕事があるか」を常にチェックしておかなければいけません。

まずは書き出す

ルーティンの仕事（日、月など）、執筆をのぞいた私の仕事量はこんな感じです。
12月くらいまでのおおまかな仕事量を入れ、週のはじめ、1日のはじめにさらに細かく見ています。
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もちろん、仕事はうまれますし、作り出すので、まったく暇になることはありません。
それでも現状の仕事量を把握しているのは理想の状況です。

この把握している仕事をタスクといい、スケジュールとは区別しています。
スケジュールとは、打ち合わせや人と会う、セミナーを開催するなどの固定された時間です。

スケジュールだけで仕事が完結することもあるでしょう。
一人でやる、いわゆるデスクワークがタスクの中心となります。
このタスクをまず書き出してみましょう。

書き出したら、時間を見積もって入力していきます。
人は時間を少なめに見積もる、つまり自分の処理能力を過大評価するものです。
（私もそうです・・・）
見積もった時間の1.5倍から2倍を入力するとちょうどいいでしょう。
このタスクにスケジュールを加えたものが仕事の総量です。
把握しない限り心の平安はありません。

※総量の把握は、会社員でも同じです。
私は会社員時代もこれをやっていました。
上司へのヒアリング、ときにはタスク管理も必要なのです。
自分だけタスク管理していたら、仕事はいつまでたっても終わりません。

仕事をこなせる≪理想の時間≫は思ったより少ない

次に、書き出したタスクリストを見て、今後3ヶ月にこなせるかどうかを考えてみます。

1日24時間という現実、睡眠、生活（食事、準備、風呂など）をざっくり10時間と見積もると、仕事に費やすのは14時間です。
この中でタスクがこなせるかを考えなければいけません。
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といっても毎日14時間働けるかというと決してそうではないでしょう。
体調が悪い、気分が乗らない、新しい仕事が来る、トラブルが起きるなど、いくらでもイレギュラーは想定できます。
14時間の半分、7時間ほどが自分の使える時間と考えるくらいでちょうどいいです。

じゃあ、7時間、自分の仕事ができるのかというと、まだまだそうとはいえません。
目の前の仕事を7時間やっていたら、その場しのぎで、将来につながりません。

未来投資を考えると、さらに半分の3時間から4時間が実質的に目の前の仕事をこなす時間を考えておく方が賢明です。
私のタスク管理は、こういった考えを前提にしています。
（実際にはスケジュールの割合がもっと少なく、未来投資の割合を増やしています。仕事＝未来投資となるものを選ぶのが理想です）
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もちろん、毎日、３，4時間しか仕事をこなしていないというわけではありません。
しかし、最初から14時間あると考えるより確実に生産性は上がります。

こう考えると、3，4時間でこなせるくらいにするために、タスクリストから「やめる」ものを選ばざるを得ません。
・お客様にとって必要ないもの
・人に任せられるもの
・ITで解決できるもの
・やりたくないもの
・投資につながらないもの
をやめていきます。
（もちろん、「食う」とのバランスはとらなければいけません）

同時に、増やす仕事を厳選せざるを得ないのです。

・仕事の総量を把握する
・やめる
・増やす仕事を選ぶ
と毎日考え続けないと時間管理はうまくいきません。
考えすぎて考えすぎることはないでしょう。

その最初のステップとして、「今の仕事の総量」を把握することをやってみましょう。