無料のGoogleフォーム（Googleドライブ）を使って、会員登録・メンバー登録をお互い楽にする方法

メンバー登録、会員登録などをしてもらうときは、紙よりもExcelよりも、GoogleドライブのGoogleフォームを使うと便利です。

 

紙に書いてもらうとお互い不幸

たとえば、こういったメンバー登録申込書に書くときに、紙に書いてもらうと、書く側もめんどくさいですし、書いてもらった側も不便です。
その紙の保管に困ることもありますし、紛失のリスクもあります。
紙に書いてもらったことをPCに入力するとしても手間がかかり、結局紙で保管したままになりがちです。

手書きでかいてもらったものが読み取れないこともあるでしょう。
（達筆であれ、崩れている場合であれ）

登録に使えるシステムを借りることもできますが、有料です。
（私は、メルマガ配信システムオートビズを利用し、メルマガ配信、セミナー登録などに使っています）

そこで、無料で使えるGoogleドライブのフォームというものがあります。

 

 

Googleドライブのフォームの使い方

Googleドライブは、Googleのアカウント（メールアドレス）を持っていれば誰でも使えます。

①次のサイトにアクセスし、Googleアカウントでログインします。
https://www.google.co.jp/intl/ja/drive/

②こういった画面が表示されます。過去につくったものが表示されるので、はじめて開いたときは、ファイルは何も表示されません。

③［新規］→［その他］→［Googleフォーム］を選択します。
ちなみに、ドキュメントはWordのようなもの、スプレッドシートは、Excel、スライドは、パワポです。
いずれも無料です。

④フォームの作成画面です。

「無題フォーム」と書かれているところに、タイトル（メンバー登録、お申し込みフォームなど）をいれて、［質問のタイトル］に、入力してもらいたい事項を入れていきましょう。

たとえば、「お名前（姓）」といれて、［質問の形式］から、形式を選びます。
この場合は、「テキスト」が最適です。
「テキスト」とは、1行で入れてもらう場合に使います。

それぞれの特徴をまとめておきました。

それぞれ入力していきましょう。
サンプルでは、
・お名前（姓）テキスト
・お名前（名）テキスト
・お名前（姓・ふりがな）テキスト
・お名前（姓・ふりがな）テキスト
・性別　ラジオボタン
・生年月日　日付
・住所（郵便番号）テキスト
・住所（都道府県）テキスト
を使っています。

⑤最後に、入力したもらった後の表示を変えます。
デフォルトだと、「回答を記録しました」という味気ないものですので、

このように変えるといいでしょう。
（好きに変えて大丈夫です）

⑥フォーム編集画面上の［実際のフォームを表示］をクリックすると、

フォームが表示されますので、これで確認しながら、つくっていくこともできます。

⑦できあがったら、フォーム編集画面下の［フォームを送信］をクリックしてみてください。
このような画面になりますので、［共有するリンク］をコピーして知らせれば、相手に入力してもらえるようになります。
その際、［短縮URL］にチェックを入れれば、より短いURLになるので便利です。

このサンプルへはこちらからアクセスできます。
http://goo.gl/forms/tGZ98CshkE

［埋め込む］をクリックすると、

こういった画面になり、ウェブサイトに登録フォームを埋め込めます。
幅と高さには気をつけましょう。
大きすぎると入り切りませんし、小さすぎると見た目が悪くなります。

埋め込んでみました。

⑧色やデザインはある程度テンプレートで切り替えられます。
編集画面上の［テーマの変更］をクリックして、右側から選んでください。

⑨登録してもらったデータは、ドライブの画面（ログイン後のファイル一覧。②の画面です。ここをお気に入り、ブックマークに入れておきましょう）で確認できます。

フォームの名称に（回答）が付いているものをクリックしてみてください。

このようにデータ形式で、登録内容が蓄積されていきます。

一覧で見ることができれば、検索や抽出も楽です。
Excelファイルに入力してメールで提出してもらっても、個々のExcelファイルを確認しなければいけません。
すべてのデータはこういった形式で蓄積していくべきです。
社内でデータを提出してもらうときにも使えます。

メニューの［ファイル］→［形式を指定してダウンロード］で、Excelにダウンロードも可能です。

⑩回答で、重要な設定が1つあります。
［ツール］→［通知ルール］で、

フォームを登録してもらったら通知が来るようにしておくと便利です。
そうしないと、毎回見に行かなければいけません。
［ユーザーがフォームを送信したとき］［メール-その都度］にしておきましょう。
（メールは1日1回でもかまいません）

ログインしているGoogleメールアドレスに届きます。

 

 

登録フォームで注意すべきポイント

自分が登録するときや、登録してもらうときに感じること、気をつけていることがあります。

1　不要な情報は入力してもらわない

自分が登録のときにめんどくさく思うのは、「この情報っているの？」といった項目があることです。

・「住所」は本当に必要なのか？
・「FAX」なんてもってないのに・・
・「部署」「役職」なんてひとりで仕事してるからない！
・「電話番号」を入れて、かかってきたら嫌だな。。
といったことがよくあります。

だからこそ、フォームで入力してもらうのは、必要最低限にしています。
「必須」でない項目もなくすべきです。
「必須」でなければ、最初から入力してもらわない方がいいでしょう。

フォームの項目が多いことで、負担をかけたり、後回しにされないような工夫をすべきです。

「メッセージ」という項目もいらないと思っています。

2　名前は姓と名、住所は都道府県とそれ以外に分けておく

名前を入力してもらうときは、姓と名にわけておくと、のちのち役立つことがあります。
メール配信システムに登録するときに、姓だけがあると便利なのです。

「井ノ上さん」

という表示にできます。

姓と名が一緒だと、

「井ノ上陽一さん」

という表示になってしまうからです。

間にスペースを入れる方、半角スペース、全角スペースなど、データの形式もばらけてしまうので、姓と名は別にしておいた方が好ましいでしょう。

住所がもし必要な場合も、都道府県とそれ以降をわけておくと処理が楽になります。

仕事のお問い合わせフォームは具体的に

この仕組みを使うと、仕事のお問い合わせフォームも作れます。
以前書いた記事です。
【関連記事】仕事のスタンスも明示！Googleドライブで問い合わせフォーム | EX-IT
リンク

この場合も入力してもらう情報は必要最低限（名前、メールアドレス）にします。
ただ、問い合わせ項目は具体的に、ラジオボタンで設定しましょう。
「この仕事を受け付けている」ということを明示し、注意点ものせておきます。

有料なのか、いくらなのか、受け付けていないこと（営業、紹介会社など）も書いておくべきです。

それでも営業をかけてくるところはありますが、迷惑メールならぬ迷惑問い合わせがかなり減ります。
今のお問い合わせフォームです。
http://goo.gl/forms/iIGXu7xKv7

効率化もでき、無料で使えるGoogleフォーム、是非使ってみてください。

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【編集後記】
昨日は、天気もよかったので、トレーニングを兼ねてトライアスロンバイクで仕事へ。
往復55kmくらいでした。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

某所の仕事先までバイクで（往復55km）
920XTJのナビモード
東京体育館でトレーニングメニューを作成してもらう
KBX-Aでパンをやいた