MacのPDFソフト「プレビュー」活用法。無料で並べ替え・削除・結合・加工できる！

Macのメリットの1つともいえる「プレビュー」というソフト。
PDFを加工することができ、便利です。

Macの標準ソフト「プレビュー」の6つのメリット

Macの標準ソフト（最初から入ってるソフト）のプレビュー。
無料のアクロバットリーダーのように、PDFを見ることができるだけのようですが、様々な機能があります。

これのために、Macを使っても損はないといえるくらいです。
Macに切り替えたとき、このソフトが標準で入っていることに感激しました。
PDFファイルを開くとプレビューが起動します。

私が使っているのは次のような機能です。

1　サムネイル表示→編集

PDFを開く、

メニューから［表示］→［サムネイル］（command＋option＋2）で、サイドにサムネイル（縮小画像）が表示されます。

これは単に見やすくするだけではなく、サムネイルを並べ替えると、PDFファイルのページを並べ替えることができるものです。

deleteで削除もできます。

複数のページを選択するなら、commandを押しながらクリック、又は、最初のページをクリック→先端範囲最後のページをshiftを押しながらクリックです。

2　PDFを結合

異なるPDFファイルを結合できます。

結合したPDFを開いて、サムネイル表示にし、ドラッグするだけです。

このように、161ページ目の後ろに、162ページとして入りました。

2，3個のPDFならば、この方法でやった方が早いのですが、多くのPDFファイルを結合するなら、後述する方法がおすすめです。

3　線、図形、テキストをPDFに入れる

プレビューの右上にあるアイコンをクリックすると、

ツールバーが表示され、このツールバーで、線や図形、テキストをPDFに入れることができます。

よく使うのは次のようなものです。
図形。線や矢印もここでいれます。
クリックした後、ドラッグして、大きさを変更し、optionを押しながらドラッグで、コピーができます。

線の太さや種類を変更、

線の色を変更、

塗りつぶしを変更することが可能です。
図形で四角を選び、塗りつぶしなし（左上のアイコン）にすれば、枠で囲むことができます。

テキスト。「T」のアイコンをクリックすると、

テキストボックスと、「テキスト」という文字が出てくるので、ここに文字を入れます。
文字の大きさ、フォント、色を変更するのは、一番右のアイコンです。

ブログの画像は、簡単なものならプレビューで加工しています。
今日の画像もプレビューで加工しました。
より加工するときは、スクリーンショット（command＋shift＋control+4）でコピーし、keynoteに貼り付けて、keynote上で加工しています。

原稿のチェック、修正も、記事の執筆なら、プレビューでやります。
本の場合は、量も多いので、PDFをiPadのアプリ「UPAD」でチェックすることが多いです。
【関連記事】メイキング・オブ・『ひとり社長の経理の基本』。iPadアプリ「UPAD」の活用 | EX-IT
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4　編集したファイルを元のバージョンに戻す

プレビューは、基本的に自動保存です。
ファイルを閉じると保存されますし、定期的に保存されています。
編集、加工したPDFファイルを閉じると、その編集内容（テキストや図形）は変えられません。

「しまった！」というときは、バージョンを元に戻すことができます。
（Macの機能です）

メニューの［ファイル］→［すべてのバージョンをブラウズ］で、

これまで自動保存されたバージョンがでてくるので、復元してみましょう。

5　PDFのサイズを減らす

PDFファイルのサイズが大きいと、メールに添付できないこともあります。
そんなときは、サイズを減らしましょう。

たとえば、このファイルだと、7.8MBあります。
ファイルを開いて、メニューから［ファイル］→［書き出す］を選び、

ファイルの保存場所を選んで（同じ場所に上書きもできます）、［Quartzフィルタ］から、［Reduce File Size］を選ぶと、ファイルサイズを減らすことができるのです。

結果、13.8MBに圧縮できました。
どのくらい圧縮できるかはファイルの内容、作り方にもよります。

6　PDFを暗号化する

PDFを暗号化するには、5の手順と同じように書き出して、［暗号化］のチェックボックスをオンにし、パスワードを入れます。

MacでPDFファイルを作る方法

MacでそもそものPDFファイルを作るのは簡単です。
各ソフトで、プリントアウト（command＋P）の操作をして、その後にプリントアウトせず、左下の［PDF］からメニューを選びます。
［プレビューでPDFを開く］を選んだときは、いったん保存するようにしましょう。
［PDFで保存］なら、PDFファイルを保存できます。

Safriはもちろん、GoogleChromeでも同様の操作が可能です。

MacでWindowsソフトを使っている場合、Excel、WordなどのOfficeソフトなら、2007以降はPDF保存機能が付いています。
名前をつけて保存（F12）で、［ファイルの種類］を［PDF］（半角モードでP）にすればいいだけです。

Office以外のソフトは、CubePDF（フリーソフト）を使ってPDFを作るか、Parallels Desktopの機能で、プリンターを［Print to PDF（Mac Desktop）］にして印刷すればデスクトップにPDFができます。

デスクトップに、ファイルを置かないようにしているので、地味にストレスです・・。

【関連記事】かんたんに使えるようになります!MacでWindowsを使うまでの手順 | EX-IT
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【関連記事】「デスクトップにファイルを絶対置かない」理由を改めて考えてみました | EX-IT
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複数のPDFを1つにまとめて、整理整頓

複数のPDFを1つにまとめるなら、MacのAutomatorをいう機能を使うと便利です。
複数の処理をまとめて実行できるプログラムのようなものですが、一度設定しておけばずっと使えます。

設定はこちらを参考にしてください。
【関連記事】複数のPDFファイルを無料で結合する方法[Windows・Mac両対応] | EX-IT
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PDFファイルを1つにまとめると、ファイル整理が格段にやりやすくなります。
整理の基本は、ファイルを極力少なくすることです。

スキャンしたPDFファイルも同様に整理できますので、ぜひ使ってみてください。

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【編集後記】
昨日、ブログやHPを改善。
スマホからの見栄えを中心に。
普段、PCから見ているので、気づかないことも多く、早くやっておけばよかった・・と思うことばかりでした。

【昨日の1日1新】
※詳細は→「1日1新」

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