「伝票」は、もういらない。Excelから会計ソフトへのインポート・経理業務効率化のために。

2015年10月21日

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経理業務効率化のためには、「伝票」という古きものを捨て去るべきです。
この「伝票」はもういりません。
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1 伝票は、もういらない
2 伝票ではなく、仕訳でもなく、データ
3 データ形式なら、インポート・エクスポートも楽

伝票は、もういらない

伝票というと、こういった形式のものをいいます。

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昔、PCを使わず、手書きで経理をやっていたときの名残です。
今はもう必要ありません。

社内で確認のために、作っているケースもあるかもしれませんが、法律上も必要ないものです。
伝票をわざわざ作らずに、データを入力済めばすみます。

この「伝票」という考え方があると、経理業務の効率化が悪くなります。

伝票ではなく、仕訳でもなく、データ

伝票で、PC（会計ソフト）の入力をすると、通常こういった画面になります。
（弥生会計）

[振替伝票]というメニューです。

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たしかに、会計ソフトに入力するならば、この伝票は便利ですが、いつまでも会計ソフト入力をしていると、経理業務の効率化はできません。
（会計ソフトを高速で入力するスキルはもはや必要なくなっています。）

昔の「伝票」は会計ソフト上必要なく、仕訳として入力すればすみます。

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通常は、「諸口」という科目を使うことが多いのですが、弥生会計には、「複合」という科目があるので、それを使っても大丈夫です。
複数の科目をつなげる意味があります。

「伝票形式で確認できた方がいい」
「伝票形式の方が入力しやすい」
という考え方もあるのでしょうが、伝票で考えると、データ処理上不都合なのです。

仕訳というよりも、「データ」と考えましょう。
「データ」とは、1行で完結する形式です。
Excelで処理したり、他のシステムで処理したりするときには、このデータ形式ではないとうまくいきません。
「伝票」とは、会計ソフトだけの話なのです。

給料のデータを効率的に取り込むなら、こういった形でExcel上の給与計算の数字を数式で連動させ、取り込む方法もあります。
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もちろん、給与計算ソフトと連動させるのも楽です。
【関連記事】毎月めんどくさい給与の仕訳。Excelの給与データを会計ソフト（弥生）に取り込む方法 |EX-IT
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こういった取引も伝票を使う代表例ですが、やはりデータとして取り扱います。

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預金データは、連動させたり、ネットバンク→Excel→会計ソフトと取り込むのが主流ですので、預金上の4,900円を楽に処理して、手数料のデータを入力するか、Excelで作成して取り込む方が効率的です。
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（振込手数料を差し引かないようにお願いするのが理想的ですが・・）

取引ごとに伝票を作る必要もありません。
データでみればいい話です。
ただ、上司が伝票形式に慣れていると伝票での入力を求められることもあるでしょう。悲しい現実ですが。。
どんな入力方法をしようと、数字が合っていて、それを役立てることができれば問題ないはずです。
（現場をやらない偉い人にはわからんのです）

データ形式なら、インポート・エクスポートも楽

データ形式だと、
・Excelなどのデータを会計ソフトへインポート
・会計ソフトのデータをExcelへエクスポート
するときも楽です。

弥生会計には、このような形式でデータを作って、インポートします。
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Excelの1列目に入れるのは、仕訳か伝票かの識別コードです。
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データ形式だと、2000でいいのですが、伝票形式だと、1行目に2110、間の行に2100、最終行に2101といれなければいけません。

・伝票形式

・データ形式

伝票形式だと、この処理が大変ですし、Excelで集計する際も不都合があります。すべての行にデータが入っていないので、ピボットテーブルで集計しても正しく集計されずわかりにくくなります。

こういった理由もあるため、長年、伝票形式での入力をやっていません。
伝票自体もう過去のものです。

データを取り込まない場合で、会計ソフトにデータを入力する場合も、データ形式ですべて入力した方が楽になります。
（会計ソフト上は、「仕訳日記帳」という名称です。こういった名称ももう古いですよね。データ入力でいい気が）
画面を切り替えなくてもいいからです。
私自身の日々の入力もExcelへデータ形式のみでやっています。

インポート関係だとこういった記事が読まれていますので、参考に。

【関連記事】・Excelデータを会計ソフトにインポートするデータ形式【弥生会計の場合】 |EX-IT
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