経理業務における「入力は1回」の原則

昨日，ある方と経理業務について，話す機会がありました。
聞くと，毎月の業務が大変だということでした。
詳しく話を聞いてみると，
「手書きの伝票を書いて，それを入力して～」と。
「あ，それですよね，大変な原因は」
と，私は答えました。

手書きというよりも経理業務の原則から考えると，非効率だからです。

手書きの欠点

手書き自体の良さはありますが，経理業務に関しては，大きな欠点があります。
それは，再利用できないこと。
現金や伝票管理を手書きで行っていても，
最終的には，会計ソフトに入力する必要があります。
手書きで作った資料を，もう1度入力しなければいけません。

データの再利用

では，再利用できるようにするには，どうすればいいか？
・会計ソフトに直接入力する
・EXCELに入力する
という方法があります。
EXCELに入力すれば，それを加工して，会計ソフトに取り込むことができます。
逆に会計ソフトに入力したデータをEXCELに変換し，表やグラフを作ることも可能です。

「入力は1回」

私が考える
経理業務の原則は，「入力は1回」ということです。
入力は，手書き，PC入力のことをいいます。
伝票に手書き→会計ソフトへの入力では，2回になってしまいます。
また，会計ソフトに入力し，プリントアウトしたものを見ながら，EXCELで入力する場合も2回です。
PC内でも，
EXCELのあるファイルで毎日の売上を入力し，
別のファイルで再度お客様別の売上を入力すると，
入力は，2回になってしまいます。
一度入力したものを加工すれば，1回の入力で済みます。
他にも
・業務日報のデータを会計データに取り込む
・請求書のデータを会計データに取り込む
・預金のデータを会計データに取り込む
などの活用法があります。

「入力は1回」という原則をなぜ守るかというと，
入力は間違えるからです。
手書きでも数字の見間違いはあります。
例：0と6，1と7など。
PCの入力でも打ち間違いがあります。
その間違いの可能性を1回きりにとどめたいわけです。
入力は，定型の業務ですので，
できる限り省力化し，その先の業務に時間を割くべきです。
経営者自身が入力作業を行う場合は，なおさらですね。