Gmailに学んだPCのファイル管理

2009年10月29日

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PCのファイル管理は，仕事の効率に大きな影響があります。
以前からいろいろ試して見た結果，今の方法に落ち着きました。
ファイル管理がうまくいかないデメリット
最近のPCは，ハードディスクの容量も十分ですので，
ファイルを削除しなければいけない状況にはなりません。
それゆえに，ファイルの数は膨大になり，管理が追いつかなくなってしまいます。
ファイルの管理がうまくいかないと次のようなデメリットが考えられます。
・フォルダの階層が多くなってしまい，どこにどのファイルを入れたか分からなくなる
・ファイルを探すのに時間がかかる
・似たような名前，内容のファイルを作ってしまう
・どのファイルが新しいものか，正しいものかが分からない
今のファイル管理方法
私が行っているファイル管理は，次のような方法です。
・データのフォルダは1つ
　ドキュメントの「0データ」というフォルダを作り，そこに全てのデータを入れています。
　このフォルダ内には，フォルダを作りません。
　ファイルを探すときは，検索で探します。
　「0データ」の「0」は，ドキュメント内のフォルダのうち，一番上にくるようにするためです。
　　
・ファイルの名称をルール化
　ファイルの名称は，「種類＋作った日付＋内容」で統一しています。
　「種類」は，
　クライアント名，事務所，勉強会，セミナ-，MM（マインドマップ），資料等です。
　「内容」もできるだけ詳細に入力します。
　詳細に入力すればするほど，検索しやすくなるからです。
・クライアント名
　最近，変更した点は，ファイルのクライアント名に「様」をつけることです。
　ファイルを送付するときに，気になっていたので，
　「A社091028資料」ではなく，「A社様091028資料」としました。
　これなら，そのまま送っても大丈夫です。
・グループ表示
　VISTA特有の機能で，フォルダをグループ表示できる機能があります。
　このように更新日でグループ表示することができます。その他，ファイル名，ファイルの種類でもグループ表示が可能です。

　・ファイルのリネーム
　このファイル管理を始めた頃は，「今までのファイルはどうしよう・・・」と思いましたが，
　その日以降に作ったファイルのみ，ルールどおりにファイル名をつけるようにしました。
　古いファイルを参照したら，リネームして，保存という流れです。
　従来のフォルダにデータが多少残っていますが，ほとんどのデータは，リネームし終わりました。
アイデア
　フォルダを使わないファイル管理は，Gmailがヒントとなりました。
　Gmailはフォルダがありません。（似た機能はあります。）
　過去のメールを探すときは，検索します。
　この使い勝手が気に入ったので，ファイル管理に応用しました。
　その他仕事術系の本から，ファイル名の付け方などを学び，取り入れてみたという経緯です。
デスクトップの整理
　ファイル管理に関連した話ですが，私はデスクトップにファイルを置きません。
　見栄えの問題もありますが，ファイルの場所を1つにするためです。
　一時的に置くことはありますが，朝の日課として，デスクトップのファイルは，移動するか削除しています。
フォルダの階層をたどっていくのが，私にとってはストレスだったので，
そのストレスがなくなり，かつ，使い勝手がよくなったので，このファイル管理方法は気に入っています。
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【読み終わった本】