勘定科目設定のポイント

昨日，とあるクライアントで会計ソフトの設定を行いました。
会計ソフトを設定する際のポイントの1つは，
どういう勘定科目を使うか？
ということです。

勘定科目とは？
決算書（貸借対照表や損益計算書）で取引の内容を示す科目です。
例えば，経費なら，
タクシー代，電車代，バス代などは，「交通費（旅費交通費）」
水道代，ガス代，電気代などは，「水道光熱費」
になります。
勘定科目の設定基準
この勘定科目について，よく誤解があるのは，
『法律で決められている，又は税務署でこうしなければいけないという基準がある』
という考え方です。
ある程度のセオリーはありますが，
会社や個人事業主で，好きなように決めることができます。
日々の経理や経営管理上は，細かい勘定科目で処理をし，
外部（税務署，金融機関等）には，それらの勘定科目をまとめることも可能です。
前述の例だと，
通常の経理では，
タクシー代
電車代
バス代
とそれぞれの勘定科目で処理し，
決算書にはまとめて，「交通費」と表示します。
勘定科目設定のポイント
実際にどういった勘定科目を使うか？については，次の3つのポイントがあります。
1　経営上，増減をチェックしたい科目は独立させる
例えば，
交通費という勘定科目は，
前述のもののほか，通勤定期代も含まれます。
通勤定期代と営業上の交通費を分けてチェックしたい場合，
「通勤交通費」，「営業交通費」と独立した科目にすることがあります。
2　関連する項目をまとめる
例えば，
会社で車を持っている場合，
車にかかる経費は，
保険料，税金，ガソリン代，駐車場代，リース料と
複数の項目，つまり勘定科目に分かれます。
車関係にどのくらいかかっているかという視点で見るならば，
まとめて「車両費」という勘定科目で処理をすることもあります。
同じような考え方で，
私自身は，会計，税務関係のシステムや費用については，
独立した1つの勘定科目にまとめています。
3　基準を決めたら，毎回同じ基準で処理する
決算書の数字は前年や推移で比較することが重要です。
先月は，この科目，今月は，この科目というように基準が変わってしまっては，
正しい比較ができません。
そのため，毎回，同じ基準で処理をすることが必要となります。
もちろん，変更の必要がある場合は，それ以降の処理方法を変えざるをえません。
その場合の比較は，Excel等を利用して，行うことになります。
（比較の対象となる前年の数値は変えられないため）
その他の方法
勘定科目自体を変更する方法のほか，
同じく会計ソフトの補助科目やExcelでの集計を使うことができます。
特にExcelを使うと，支払先や，細かい内容での集計，比較が可能です。
実際には，
上記の勘定科目の設定とこれらの方法を使い分けています。
数字を見るのは，経営者です。
勘定科目の設定は
税理士事務所主導ではなく，
経営者自身が分かりやすい項目にすべきです。
ただし，不明な項目を何でも「雑費」にするのはおすすめしません。
会計ソフトに入力することが目的ではなく，
入力の結果，完成した数字を見て，意志決定を行うのが目的だからです。
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