会計ソフトを効率よく使う8つのコツ

2009年12月22日

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当事務所では，通常の契約の他に単発の相談・コンサルティングも受け付けています。
基本的に自分でできるけど，ココだけちょっと聞いてみたい
自分がやっている方法が合っているか確認したい
という方に利用していただいております。
昨日の夜は，会計ソフトの使い方について。
会計ソフトを使いこなすには，コツがあります。
そのコツについて，8つ挙げてみました。
1　初期設定が肝心
会計ソフトでは，科目や入力方法などさまざまな設定方法があります。
これを好みのものに設定するだけで効率はかなり上がります。
科目を選択するタイプの会計ソフトは，
使わない科目をあらかじめ削除しておくだけでも
効率は違ってきます。
2　確実なものを確実に入力する
以前記事にもしましたが，会計ソフトに入力するもので，最も信頼できるのは預金通帳です。
売上や経費は入力漏れがあり得ますが，
預金は通帳の金額を一致させれば入力漏れがありません。
まずは，この預金の入力に集中します。

3　ざっくり入力して，きっちり合わせる
会計ソフトに入力する際に1つ1つチェックしながら入力すると，
時間がかかってしまいます。
取引量にもよりますが，
一通り入力してから残高をチェックした方が効率がいいです。
例えば，1ヶ月分の預金を入力する場合，
まず月末31日の残高を確認し，一致してなければ，20日の残高を確認します。
もし20日の残高が合っていれば，21日～31日の間の入力が間違っているということです。
もし20日の残高も間違っていれば，次は10日の残高を確認します。
このように，10日単位，5日単位で間違いのある箇所を絞っていくのです。
4　入力の順番
会計ソフトは必ずしも日付順に入力する必要がありません。
会計ソフト上で自動的に日付順に並び変わりますので，
入力しやすいものから入力することができます。
ただし，領収書，請求書等は入力順に整理されていることが理想です。
5　アウトプットを意識する
会計ソフトは1つ1つの取引を入力するものですが，
その入力の結果がどのようにアウトプットされるかを意識しましょう。
取引を入力すると，それが会社の決算書（貸借対照表や損益計算書）を形作ります。
今，入力した取引が，その決算書にどう影響を与えているか？
決算書の数字を変えるには，どういう取引を入力すればいいか？
を考えながら入力すると，会計の力も身につきます。
この観点から考えると，経営者自身が，ある程度会計ソフトの入力をすることは
経営を行う上で効果的です。
あくまで，ある程度ですが・・・。
6　簡易的な機能に頼らない
会計ソフトには，簡易的な機能がついています。
簡単に仕訳を入力できるようなものです。
こういった機能は，完璧に設定しないと意味がありません。
安易に使ってしまうと，応用が利かなかったり，全体像が見えづらくなります。
7　摘要はメリハリをつける
取引の内容を「摘要」といいますが，この「摘要」をどのくらい具体的に入力するかは
悩みどころです。
手間と会計データの信頼性を両立させなければいけません。
経費であれば，内容は具体的であるべきですし，支払先を明記するのが理想です。
逆に，わかりきっている内容，例えば，「預金から1万円を引き出した」という取引なら，
毎回「預金から引き出し」という摘要を入れる必要があるのか
ということを考えなければいけません。
8　Excelを活用する
最後は，Excelの活用です。
会計ソフトはExcelを併用するとさらに効率が上がります。
会計ソフトからデータを出力して，Excelで資料を作る
Excelで作った取引データを会計ソフトに取り込む
という使い方ができます。
会計ソフトは科目や摘要を一括して修正できないものも多いです。
その場合は，
1　会計ソフトからExcelにデータを出力
2　会計ソフトの全データを削除
3　Excelでデータを修正
4　再度会計ソフトにデータを読み込む
という方法により，短時間でデータ修正が可能です。
昨日も2社分，この方法により修正を行いました。
会計ソフトの入力は，作業であり，ひたすら入力するしかないというイメージがありますが，
工夫次第で，効率化は可能ですし，前述の5のように会計の力をつけることができるツールにも
なります。
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