・早期の月次決算を実現する6つのコツ

昨日の記事に続いて月次決算についての記事です。
月次決算を行う理由から考えると，できるだけ早期に月次決算を行うことが求められます。
可能であれば5営業日，遅くとも15日くらいには完了したいところです。
早期に月次決算を完了させるコツを６つ挙げてみました。

1　まずは早期に終わらせる意識を持つ
当然のことですが，月次決算を早期に終わらせるという意識をもつことです。
なんとなく，やっていては，いつまでたっても終わりませんし，「今月は（月次決算をしなくても）いっか。」と思い，ついためてしまいます。
2　月次決算を行う時間を確保する
月初には集中して月次決算を行う時間を確保します。
その他の業務との組み合わせを工夫して，まとまった時間を確保した方が，かえって業務を早く終わらせることができます。
当事務所の場合は毎月「1日」に時間をとっています。
3　月次決算のしくみを作る
いくら電卓を速くたたいても，タイピングを速くしても，全体のスピードはたいしてあがりません。
月次決算を早期に完了させるには，しくみづくりが重要です。
・請求書を早期に受け取る。
・経費精算の締め切りを厳守してもらう。
など，経理担当者以外の協力も必要です。

4　経理業務を見直す
日々の経理業務を見直すことにより，月次決算が楽になります。
・必要のないことをしていないか？
（過去からの流れで，今は必要でない資料を作っている等）
・業務が丁寧すぎないか？
（会計ソフトへの内容入力が細かすぎる，過度に丁寧に領収書の整理を行う等）
・PCの活用ができているか？
（手書きの資料が多く，二度手間になっていないかどうか）
・業務の分担がうまくできているか？
（営業担当と経理担当，社長と経理担当，税理士事務所と経理担当など重複して行っている業務がないか）
5　精度は80％程度でも可
1円単位まで数字を合わせようとすると，月次決算に時間がかかってしまいます。
経営管理の目的からは，1円単位までの数字は必要ありません。
時間がかかりすぎるのであれば，ある程度の数字で入力してしまうべきです。
特に，請求書の到着が遅い支払先の場合は，他に数字を把握する手段がないか検討してみましょう。
当事務所は，以前使っていた某会計システム会社は請求書の到着が翌月１５日でした。
当然待ってられません・・・。
６　月次決算早期化の準備を行う
当事務所が月次決算を行う場合，クライアントの月次決算を行う場合などには，どう早期化できるかを日々考えています。
業務の合間に，そのアイデアを試しつつ，次の月次決算に備えるわけです。
その間に，Excelファイル（ときにはマクロ）を作り直したり，業務フローを見直したりします。
この時間をどう捻出するかは難しいところですが，業務の改善を図るために一定の時間は必要です。
月次決算に限りませんが，「業務の改善が進まない→時間が作れない→業務の改善が進まない→・・・」というサイクルよりも「業務の改善→時間ができる→業務の改善→・・」というサイクルを目指したいものです。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

【編集後記】
ここ数日，事務所内のモノとPC内のファイルの整理を行っています。
事務所の方は，いらないモノを捨て，すっきりしました。
捨てる本と保存する本を分け，さらに書き込み・折りがない本とある本に分けています。
書き込み・折りがない本をどうするかは検討中です。
段ボール2箱半くらいあります・・。
ファイルの整理は，もう少し時間がかかりそうです。