・申告書の保管形式

税務会計に関する業務では、紙の資料が多く、それらをどう管理し、整理するかは大きな課題です。
請求書や領収書関係は、原則として紙で保管しなければいけません。
改ざんができないようなシステムが必要ですので、現実的にはスキャン保存が難しいのです。
その他、契約書なども紙での保管となります。
税務署に提出する申告書は？というと、次の2つのケースがあります。
1 直接持参又は郵送で提出した場合
この場合には、税務署の受領印が押された申告書の控が必要です。
そのため、紙での保管となります。
会社の規模によっては、かなりのボリュームになってしまうのが難点です。
また、紛失や劣化の可能性もあります
2 電子申告(e-Tax)で提出した場合
この場合は、インターネットからデータを送信した証明を取得することができます。
確かにインターネットで申告書を提出したという証明ですので、税務署の受領印と同じ効果があります。
この証明は国税の場合、「メール詳細」という名称です。
要するに、受信メールですので、それをプリントアウトしているだけなのです。
ということはPC上に保管していても、正式な証明を、いつでもプリントアウトできるということになります。そのため、申告書、決算書等一式をPDFで保管し、必要な場合のみプリントアウトすればいいのです。
当事務所では、クライアント用に申告書をプリントアウトしたものを渡しておりますが、PDF版を同時にお渡しする場合もあります。
コピーの必要があれば、プリントアウトした方が早く、便利ですしね。
当然、当事務所で保管する形式はPDFです。
PDF形式で保管するには、直接PC上でPDFに出力する方法と紙の資料をスキャンする方法があります。
PC上で保管できるものはPC上で保管したいものです。
検索を考慮したファイルネームやセキュリティ面での配慮が必要となりますが、それらを上回る効果があります。
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【編集後記】
今日は日比谷のアートスポーツのサービスを利用して、皇居を1周走って来ました。
500円でロッカーとシャワーが利用できる施設です。
久しぶりに走ったので、足がガクガクです。。。。
ストレッチの本の買って来ましたし、じっくりストレッチをします。