・業務を記録するとマニュアルが完成する

今日から年末調整の処理を本格的に始めました。
今日のテーマは、「業務を記録するとマニュアルが完成する」です。
マニュアルというと、「かなり作るのが大変で仕事以外に時間を使わなければできない」というイメージがあります。
私も仕事以外の時間で作るのは嫌ですし、とてもできません。
そこで、昔からやっているのは、自分が業務をやりながら、何をやっているかを記録することです。
自分の業務の整理にもなり、問題点や改善点も見つかるので、一石二鳥だと思います。
ただ、最近は、このマニュアル作りをちょっとサボっていたので、今一度気を引き締めるために、徹底的に記録しています。
すでに決算や申告、月次処理では取り入れていますので、今回は年末調整に関するものです。
自分でほとんどの業務をやりつつマニュアルをブラッシュアップし、仕事を依頼しながら、さらに改善を加えるつもりです。
年末調整の資料を預かった後、まずやるのが資料の整理です。
資料を紛失を防げますし、データをスムーズに入力できるようになります。

ちなみにメモ程度に今朝作ったのは以下のようなものです。
作業をしながら、テキストで入力したものを、並び替え、整理しました。
もっとブラッシュアップしなければいけないのですが、そのメモをそのまま載せます。

ファイルにテプラを貼る
　「（西暦　年）　年末調整」→テプラファイル03に保存
　縦と横で1枚ずつ出力　
　テプラを貼るときはフラットファイルの向きに注意　「kokuyo」と印字されている方が裏表紙

資料の整理

　まず、クリアファイルを準備する
　確定申告用クリアファイル（個人ごと）
　生命保険用クリアファイル
　ゴミ用クリアファイル
　過年度用クリアファイル

　次に該当するものがあれば、資料から除外し、クリアファイルへ入れる。

（1）確定申告すべきもの
　医療費、寄付金、住宅ローン控除（初年度）は確定申告で処理するため、
　人ごとにクリアファイルに入れる。

（2）生命保険料で10万円超のもの
　生命保険料の一般、個人年金それぞれ10万超は取り除く
　金額が月額のものもあるので注意
　金額の判断は「支払額」ではなく、「申告額」で行う
　→証明書が発行された時点ではまだ支払っていない分（例えば11月、12月分）があるが、年末調整時には
　　それを支払ったものとして処理する。
　　例　支払額　90,000　申告額　120,000→10万円超とみなす
 
　優先順位は、1枚で年額10万超のもの→月額で記載されており1枚で10万超のもの→複数枚で10万超のもの（総額のものを優先）。
　入力の手間が少ないから。
 
　除外したものは生命保険用クリアファイルへ。
 
（3）余計な部分の切り取り
　　証明書以外の部分は切り取って、ゴミ用クリアファイルへ。
　　最終的にチェックして捨てる。個人情報が含まれるため文書処理段ボールへ

（4）21年度以前の資料
　　21年度以前の資料が混ざっていないか確認する。あれば過年度用クリアファイルへ。

資料のファイリング
　上記の整理を行いながら、証明書等をホッチキスでとめていく。

　・用紙が扶養控除等申告書、保険料控除等申告書の順になっていないときは並べ替える。
　・証明書を保険料申告書の裏左下に　証明書の左上をそろえてをホッチキスどめ　後から見ることができるように。
　　→左上にホッチキス止めをすると、ファイリングの際に困ることがある。
　　　証明書が固い紙の場合、ホッチキスどめができない。
　・順番は、前職の源泉徴収票、一般の生命保険　個人年金生命保険、地震保険、損害保険、住宅ローン控除、その他
　　すでにホッチキスどめされている場合も、外して並べ替える


　・住宅ローン申告書、残高証明書がそろっているか確認する

　・給与明細順に並べ替え

　・用紙の長辺に2つ穴を開ける

　・フラットファイルにファイリングする

ファイリングするまででもこれだけの工程があります。
自分がやるだけなら、なんとなく経験や感覚でできることも、人に頼むとなると、そうはいきません。
自分自身の整理とともに、人に依頼しやすくなるのがマニュアルの効果です。
こうやってみてみると、意外と年末調整の知識も確認できますしね。
工程に理由を随所に入れているのもポイントです。
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【編集後記】
昨日、新たに執筆の依頼をいただきました。
業界紙でテーマは税理士事務所の仕事術、IT化、タスク管理で、3号連載です。
2年前に同じ依頼を受けて書いたことがあるのですが、2年前とはかなり仕事の仕方が変わっています。
最新版を書くことができるのは楽しみです。