・PCのファイルの整理で気をつけている8つのポイント

GW最終日。やろうと思いつつも、先延ばしにしていたファイルの整理を行いました。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【今日のテーマ】
・PCのファイルの整理で気をつけている8つのポイント
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ファイルを見直す
最近、自分が過去にアウトプットしたものを見直すようにしています。
ブログ、メルマガ、ツイッターなどを見直すと、意外な気づきがあるのです。
自分が作ったファイルも同様です。
一からアイデアを生み出さなくても、自分が作ったものの中にヒントが埋もれていることがあります。
ときには、「このときは青かったな」と苦笑いすることもありますが(^_^;)

ファイル整理で気をつけている8つのポイント
ファイル整理で気をつけているポイントをまとめてみました。
1　フォルダを作らない
私はファイルを1つのフォルダに入れています。
その中にフォルダを作りません。
ファイルを探すときに検索をします。
2　ファイル名をきちんとつける
フォルダを作ってないことで、似たようなファイル名をつけることはずいぶんと少なくなりました。検索でヒットさせるには、内容が分かるようにファイル名をつけることが必須です。
私は、ファイル名の冒頭に識別するコードをつけています。
・「0」
→クライアント関係
　昔は「C」（Client）にしていましたが、大文字、小文字、半角、全角が入り交じるので「0」にしました。
・「事務所」
→事務所管理で使うもの
・「資料」
→資料をスキャンしたもの、参加したセミナーの資料、自分で作ったものでの
ちのち参照する可能性があるもの
・「セミナー」
→自分が行ったセミナー関係
もっと細かく分けたいところですが、今回の整理でこの4つにしました。
なお、私は日付をファイル名に入れません。
作った日付、更新した日付があるからです。
例外として、決算に関するファイルには決算月と期、セミナーに関するファイルには、開催日を付けています。

3　リネームソフトを使う
ファイルのリネーム（名前変更）を１つ１つやっていたら、大変です。
私はソフトを使っています。
私が使っているのは、shupapan　です。
かなり高機能で軽く、リネーム後のプレビューを見ることができる点が気に入っています。
http://sunsky3s.s41.xrea.com/shupapan/index.html
Windowsだと、Flexible Renamerがいいと思います。
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/util/se131133.html
今回の整理はリネームソフトを使って、ファイル名を一定のルールに沿ったものに変えました。
4　いらないファイルは削除する
いまやPCの容量も大きくなりましたので、いらないファイルがあっても、特段困りません。
しかし、あえて、いらないファイルを置かないことにこだわっています。
検索する際にまぎらわしいですし、間違って更新してしまい、どれが本物が分からなくなるからです。
気をつけなければいけないのが、メールに添付されているものやサイトからダウンロードしたファイルです。
こういったファイルをそのままリネームせずに保存してしまうと、わけのわからないファイルが増えてしまいます。
そのため、保存するときは必ずリネームすべきです。
私は、ダウンロードファイルはデスクトップに一時的に保管し、捨てるか、リネームしてフォルダに入れるようにしています。
5　むやみにファイルを増やさない
特にExcelファイルにいえるのですが、むやみにファイルを増やさないようにしています。
ファイルが増えると管理も大変です。
決算関係であれば、「0　○○　2011003決算資料」と1つにまとめています。
クライアント作成の資料もこの中に入れて整理するようにしています。
スキャンした資料も画面コピーして、Excelシートに貼り付けておくと便利です。
6　クライアント名
これは固有の問題です。
クライアント名をファイルにどうつけるか？、いろいろ試してみた結果、今は、日本語でつけています。
どういう名称にするかは、一覧表で事前にしっかりと決めました。
今までは、試してみたのは次のようなものです。
・フルネーム→つけるのが大変な場合も
・英字で略称3文字→ぱっと見て分からない

7　過去の整理にこだわない
今のところ、私のPCには、1,813ファイルあります。
画像や音楽は別ファイルですので、PDF、Excel、Word、プレゼンソフトのファイルです。
多いか少ないのかはわかりません･･･。
これをすべて整理しようとすると、膨大な時間がかかってしまうので、あまりに古いファイルは、冒頭の識別コードだけつけ、明らかにいらないファイルを削除しただけです。
これから作るファイルをルールに沿って整理するだけでもスッキリします。

8　一覧表示
フォルダを使わないファイル整理をやってみて、一番のメリットは一覧表示できることです。
少なくともクライアントごとに作ったファイルは一覧で、ざっと見渡すことができます。
こうすると、全体像も分かりますし、いらないファイルも見つけやすいです。
【関連記事】
・PCの設定とファイルの整理
Gmailに学んだPCのファイル管理
【仕事術】フォルダを使わないファイル管理
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

【編集後記】
GW、運動と執筆ばかりで休んだ気は全くしませんｗ
今週は、3月決算の業務と土曜日のセミナーの準備中心です。