昨日に続き、Gmalの機能についての話です。
今日は、Gmailの「フィルタ」についてとりあげます。
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【今日のテーマ】
・ストレスをなくすために使うGmailの「フィルタ」
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「フィルタ」とは

Gmailの「フィルタ」とは、メールを事前に振り分ける機能です。
通常のメールは次のように受信トレイに入ってきます。（迷惑メール以外）

「フィルタ」を使えば、［受信トレイ］に入らず、直接［すべてのメール］（アーカイブ）に入るようになり、時には即ゴミ箱に入れることもできます。

受信トレイ

私が［受信トレイ］にこだわる理由は次の2つです。
1　返信する可能性の高いメールのみが入ってきて欲しい
インボックスゼロのために［受信トレイ］は返信する可能性があるメールのみが入ってきて欲しいのです。
返信する可能性の低いメール（登録完了メール、決済メール、メルマガ等）は［受信トレイ］に入ってこないようにします。
その性質上、数が多くなる可能性があり、常に返信するわけではないメーリングリストも［受信トレイ］には入れません。

2　必要以上に通知を受けない
Gmailと連動しているアプリ、ソフト（iPhoneやPCなど）は［受信トレイ］にメールが来たときに通知してくれます。
返信の必要のない閲覧だけのメールが来たときに通知して欲しくないわけです。
だから、［受信トレイ］に入れないようにします。

 

この結果、メールに関するストレスを減らすことができます。

 

「フィルタ」の設定

「フィルタ」はGmailの画面上部の［フィルタを作成］から作ることができます。

 

次のような画面になります。
ここでは、「フィルタ」の条件を設定できます。例えば、まぐまぐからくるメルマガに対して「フィルタ」を設定したいときは、［from］に［mag2］と入力します。
これで、［mag2］を含むメールアドレスからきたメールに対して、「フィルタ」を使うことができるのです。
（まぐまぐのメルマガは［mag2］がつくアドレスから送られてきます。）

次の画面では、条件にあうメールが来たときにどういう操作をするかを設定します。
［受信トレイをスキップ］が「受信トレイ」に入らない設定です。
［ラベルを付ける］では、好きなラベルをつけ、あとで整理しやすくします。ここでは［mag2］というラベルを付けます。
その他、転送も可能です。
［削除する］も役に立ちます。
例えば、名刺交換後送られてくるメールで配信解除の方法が明記されていないときは、この「削除する」を設定することもあります。そうすれば、メールが来ても「受信トレイ」に入らず、削除してくれるのです。
メールで困ったときは、この設定でこっそり削除しましょう（笑）

「フィルタ」を設定すれば、このようにラベルごとにわけられ、［受信トレイ］には入ってきません。
次の画面では、
［Gmail/etc］がメルマガや登録用アドレスに来たメール、［mag2］がまぐまぐから来るメルマガ、［税理士進化論］は、私が毎日配信しているメルマガです。
自分が配信しているメルマガをテストのため送ったときに、ここに分類されるように設定しています。

 

以上のように［受信トレイ］に入ってくるメールを「フィルタ」で制御しています。
昨日の記事でとりあげたインボックスゼロを実現するには、無駄なメールは［受信トレイ］に入ってこないようにするのが肝心です。
私は情報とメール（返信すべきもの、1対1）が入り交じるのが嫌なので、「フィルタ」を使ってそれらを分けるようにしています。
目の前の［受信トレイ］に情報とメールがごちゃっちゃしていると、返信する気も失せるし、どれを返信すべきかも分からなくなります。
Gmailを使ってらっしゃる方は、試してみてください。
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【編集後記】
昨日、仕事の後、プールで1km。
50m、100m、200mを組み合わせて泳ぎます。
休みなしで泳ぐとまだまだ疲れてしまいます。
呼吸がまずいのか、力が入りすぎているのか・・・。