・Excelから会計ソフトへデータをインポートする場合のメリットと注意点

今日の午後、Excelデータを会計ソフトへ取り込む方法について、友人にレクチャーしました。
Excelから会計ソフトへの取込は、業務効率化に多大な効果がありますし、いろいろな使い方もできます。
一般的に、Excel→会計ソフトをインポート、会計ソフト→Excelをエクスポートといいます。
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【今日のテーマ】
・Excelから会計ソフトへデータをインポートする場合のメリットと注意点
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Excelからインポートするメリット
例えば、Excelで作った現金出納帳を、会計ソフトに取り込むことができます。

そのメリットは次の3つです。
1　Excelと会計ソフトで業務を分担できる
会計ソフトを複数購入、又はネットワーク版を使わなくてよくなります。
社内で分担、クライアントと税理士で分担など様々な組み合わせて使うことができます。
当事務所のクライアントで使っているケースは多いです。
特に個人事業主の方にはよく使っていただいております。

2　入力しやすいフォーマットを作ることができる
会計ソフトでは入力しにくい、会計ソフトには抵抗があるという方にも入力しやすいフォーマットをExcelで作ることができます。
当事務所では個々の事情に合わせて、細かくカスタマイズしています。
フォーマットは、現金出納帳であれば、書籍『そのまま使える　経理＆会計のためのExcel入門』に掲載したフォームを基本としています。

3　Excelの方が操作性が優れている点がある
会計ソフトに比べて、Excelは操作性に優れている部分があります。
一括してコピー、貼り付け、前月のデータを利用する、並べ替えなど様々な使い方があります。
日付欄も、すべてに入力する必要がなく、はじめの1行にだけ入力し、後で一括して入力することも可能です。

 　私が会計データを入力するときも、Excelでフォーマットを作り、取り込むことがあります。
その方が効率的な場合が多いからです。

インポートの注意点
インポートには次のような注意点があります。
1　会計ソフトごと取り込む形式が違う
Excelで作ったものをなんでもかんでも取り込めるわけではありません。
会計ソフトごとに決まった形式にしなければいけません。
例えば、弥生会計では、次のようなフォーマットです。（一部抜粋）
一番左に、「コード」、左から4番目に「日付」、5番目に「借方科目」・・・・・・と決められています。

会計ソフトのヘルプで、“インポート”、”取込”と検索してみてください。
もちろんこの形式でExcelファイルを作ればいいのですが、このままだと非常に入力しにくいです。
そこで、Excelのファイルをこの形式に変換してから取り込みます。
数式で連動させる、マクロという方法があります。
数式で連動させるのならば、次のように、”＝”やIF関数で設定します。

指定されたフォームに変換した後、CSVファイル形式で保存します。（会計ソフトによってはテキスト、その他特殊な形式の場合があります）
科目コードで入力するタイプの会計ソフトは、Excelの科目名をコードに編纂する必要があります。Excel上にコード対応表を準備してVlookup関数を使いましょう。

2　インポートのエラーが起こりうる
インポートする際に結構エラーが起きます。
会計ソフトが指定したフォームと1カ所でも違うと、インポートできません。
その他次のようなエラー事例があります。
・取り込むCSVファイルを開いたまま
・金額にカンマが入っている
・会計ソフト指定のフォームで必須のものが入っていない
・Excel上で計算した結果、円未満の端数が入っている（見た目は見えない。端数処理が必要）
・日付が会計データの対象期間でない
まあ、これは経験がモノをいいます(^_^;)
3　二重仕訳に注意
Excelから現金出納帳と預金出納帳をインポートする場合、当然のことながら二重仕訳には注意しなければいけません。これはインポート後に修正も可能です。
私はこれをこの業界に入ったときから使っています。
約10年ほど前です。
もともとは、その前に勤めていた総務省統計局で、EXCELデータ（CSVデータ）をプログラムで取り込み加工するということをやっていたのがヒントになりました。
この機能なしでは仕事になりません(^_^;)
幸いどの会計ソフトにもこのインポート機能はついています。有料のものもありますけどね。
こういうことやっているから、会計ソフトを作ってみようかと思ってしまうわけです(^_^;)

 

 

 
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【編集後記】
昨日はセミナーのリハーサルでした。
私が話すのではなく、スタッフとして参加します。
仕事術・時間術のセミナーです。
ちまたの仕事術・時間術を実際に試してみて、本当に使えるかどうかをお伝えする内容になっています。
ご興味があれば是非。
http://yoshizawaacc.blog37.fc2.com/blog-entry-889.html